Как известно программа "1С" содержит в себе огромные объемы информации разного вида, которые мы можем анализировать, структурировать для получения результата и решения управленческих задач.
Чаще всего мы делаем это с помощью аналитических отчетов, которых в программе много. Но помимо этого производить действия с данными можно благодаря спискам документов. Иногда это оказывается быстрее и проще.
📝Какие же возможности предлагает программа 1С при работе со списками документов?
Список документов – это журнал документов одного вида. Например, список реализаций. Но то, о что мы будем рассматривать применимо к любым программам новых редакций.
Первое и самое простое – это сортировка документов. В самом журнале установленная сортировка обозначается стрелочкой. Для того, чтобы изменить сортировку – достаточно щелкнуть мышкой один раз на заголовке столбца. И она тут же будет установлена по нем. А направление стрелки – показывает возрастание/убывание сортировки.
Сортировка спискаДля того, чтобы отфильтровать документы по какому-то значению (чаще всего это отбор по контрагенту) можно ввести значение в поисковую строку. Либо поставить курсор на нужного контрагента и правой кнопкой вызвать контекстное меню, где выбрать "Найти:контрагент".
Поиск в списке по контрагентуТакже мы можем настроить список нужным образом. Для этого нажимаем кнопку "Еще" в правом верхнем углу и выбираем "Настроить список".
Настройка спискаПри открытии настроек списка видим 4 вкладки. Рассмотрим более подробно каждую из них.
1. Отбор
На этой вкладке можно задать отбор по различным параметрам и признакам сравнения. Например, можно отобрать все документы по признаку "Сумма более 50 000 руб."
Обращаю внимание, что здесь можно указать различные способы отбора, не только "равно", но и другие варианты:
Вкладка "Отбор"В результате в нашем списке остаются лишь те документы, которые соответствуют отбору, а в шапке списка отражается установленный фильтр:
Результат изменения параметра отбораТакже можно задавать одновременно несколько отборов сразу, если это необходимо (например, по контрагенту, дате, сумме и т.д.)
2. Вкладка "Сортировка"
Здесь можно задать или изменить сортировку, в том числе многоуровневую.
Например, сначала зададим сортировку по дате, а после – добавим еще сортировку по контрагенту.
В таком случае все документы будут выстроены по дате, а если в рамках одной даты несколько документов – в силу вступает сортировка по контрагенту, и в рамках одного дня документы будут выстроены по контрагентам.
Настройка сортировки3.
Обратите внимание: Какие финансовые инструменты использовать для эффективного управления дебиторской и кредиторской задолженностью?.
Вкладка "Условное форматирование"На этой вкладке можно задать некоторое форматирование строк для удобства поиска и восприятия. Например, можно выделить строки с суммой менее 50 000 руб. (условие можно выбрать любое свое, например, "где нет счет-фактуры", "где валюта документа в евро" и др.)
На самой вкладке нажимаем "Добавить". Открывается новая форма.
На первой вкладке этой формы нам нужно указать как именно будут выделяться документы среди остальных. Например, зададим синий фон, темно-синий цвет и полужирный шрифт:
Настройка условного форматированияНа второй вкладке добавляем условие, при соблюдении которого документ будет выделен. В нашем примере – это "Сумма менее 50 000 руб.":
Редактирование условного форматированияИ третья вкладка, где мы указываем, какие именно поля надо выделить.
Если ничего тут не указывать, то будет выделена вся строка (нам именно так и надо, поэтому ничего не указываем). Но при желании можно выделить только какое-то одно или несколько полей. Например, только сумму.
В результате список наших документов преобразился, и среди всех документов особым образом выделены те, которые соответствуют нашим условиям (то есть если сумма менее 50 000 руб.)
Отформатированный список4. Вкладка "Группировка"
Данная вкладка позволяет сгруппировать все документы по какому-либо признаку.
Например, можно сгруппировать документы по контрагенту. Тогда добавляем тут сроку "Контрагент", и результат будет выглядеть так:
Группировка по контрагентуА можно, например, добавить группировку по складу, откуда будет реализация проводиться. А при работе с другими журналами документов группировка может быть совсем иной.
Если потребовалось быстро сбросить все настройки списка и вернуться к стандартному виду, то через меню "Еще" можно выбрать соответствующий пункт, и список будет иметь изначальный вид:
Установка стандартных настроек через меню "Еще"Таким образом, работая только с настройкой списка можно получить некоторые результаты по имеющимся документам.
Кроме этого, хотелось бы поделиться небольшим лайфхаком. Думаю, что многим было бы удобно иметь под рукой кнопку проведения документа (Сейчас эта функция перемещена в контекстное меню и в меню "Еще")
При желании можно вывести эти кнопки в шапку журнала документов, чтобы они были под рукой. Для этого идем в меню "Еще" – "Изменить форму".
В открывшейся форме находим команды "Проведение" и "Отмена проведения". Становимся по очереди на них курсором и справа устанавливаем "Отображение - картинка", "Положение в командной…" выбираем "в командной панели". Таким образом мы принудительно закрепляем отображение этих кнопок в командной панели.
Настройка формыВ результате проделанных действий нужные нам кнопки будут всегда под рукой:
Спасибо за внимание! Подписывайтесь на наш канал!
Читайте также другие статьи про настройку программы "1С":
✅Избранное в 1С
✅Дополнительные условия в счете на оплату покупателю
✅Печать документов с факсимильной подписью
✅Как настроить историю изменения документов в 1С?
✅Настройка автоматического резервного копирования баз в 1С
#бухгалтерский учет #помощь бухгалтеру #лайфхак1с #бизнес и финансы #1c
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: Настройка списков документов в 1с. Как использовать в работе?.