Многие компании на определенном этапе развития задумываются о внедрении эффективных инструментов управления для целей оптимизации внутренних процессов:
· сокращения времени процесса,
· сокращения расходов,
· снижения рисков,
· повышения точности учетных данных,
· повышения прозрачности,
· повышения вовлеченности персонала, его мотивации.
Сегодня мы собрали для вас наиболее распространенные и эффективные инструменты управления Дебиторской и Кредиторской задолженностью, а именно:
1. Сокращение этапов согласования платежа
2. Закрепление ответственности за работу с поставщиком в рамках договора за определенным сотрудником
3. Оплата корпоративными картами мелких регулярных покупок
4. Автоматизация периодических платежей
5. Автоматизация ответов на запросы поставщиков
6. Электронный документооборот с поставщиками
7. Автоматизация сверки с поставщиками
8. Настройка соответствия наименования номенклатуры в справочнике покупателя с номенклатурой поставщика
9. Отчет для анализа остатков по взаиморасчетам по срокам долга
Методы, которые не требуют ресурсов для внедрения и которые можно начать внедрять уже сегодня:
1.Сокращение этапов согласования платежа
Часто платежи в компании требуют нескольких этапов согласования до утверждения и оплаты. Более простой способ - согласовывать только один документ, например, заявку на оплату, и отказаться от других виз.
2.Закрепление ответственности за работу с поставщиком в рамках договора за определенным сотрудником
Хотите, чтобы документы поставщиков поступали в бухгалтерию своевременно и в полном объеме?
Обратите внимание: Рассказываю какие изменения в отчетности произошли с 2021.
Закрепите эту ответственность за конкретным сотрудником, самый лучший способ добиться от ответственного результата – внести соответствующий показатель в его систему мотивации.3.Оплата корпоративными картами мелких регулярных покупок
Часто возникает потребность в регулярных покупках, например, расходных материалов в Леруа Мерлен, повысить эффективность процесса поможет корпоративная карта, по которой можно установить лимит, а документы получать не на каждую покупку, а по итогам месяца.
Методы, на внедрение которых потребуются ресурсы, но в конечном счете это окупит затраты и даст нужный эффект
4.Автоматизация периодических платежей
Такие периодические платежи, как аренда, охрана, подписка и т.д. можно не вводить каждый раз в бухгалтерскую программу для их оплаты, а используя стандартный программный пакет, сделать настройку только один раз.
5. Автоматизация ответов на запросы поставщиков
Сотрудники, отвечающие за управление кредиторской задолженностью, тратят много времени на общение с поставщиками, отвечая на их запросы о состоянии расчетов. Выход – автоматизировать этот процесс через компьютеризированную систему телефонной связи, которая последовательно проведет поставщиков через меню вопросов, чтобы они получили сведения о состоянии платежей из учетной системы, то же - через веб-сайт. Это будет работать в случае, если внедрена система оперативного предоставления и их ввода документов в учетную систему.
6.Электронный документооборот с поставщиками
Можно выделить ряд преимуществ внедрения электронного документооборота: снижение финансовых, трудовых затрат на почтовые услуги, чернила; поиск нужного документа в базе данных и его отправка другому сотруднику занимает несколько секунд; облачные технологии повышают мобильность служащих, использующих различные приложения для гаджетов; появляется возможность работать удаленно, без необходимости физического присутствия в офисе фирмы; электронные документы проще сортировать, упорядочивать, редактировать, искать, при этом минуя целую кипу бумаг. Как говориться выводы делайте сами...
7. Автоматизация сверки с поставщиками
Бухгалтерская сверка, традиционно, является одной из наиболее сложных задач для любой компании, потому что отнимает немало трудовых и временных ресурсов. С каждым годом на рынке появляются все новые и новые средства для автоматизации отчетности, сверок и других процессов в области бухгалтерского учета, поэтому при своевременном выявлении соответствующей потребности любая организация может успешно ее решить.
8. Настройка соответствия наименования номенклатуры в справочнике покупателя с номенклатурой поставщика
У различных поставщиков наименование одного и того же товара может отличаться. Ввод такой номенклатуры в учетную систему в строгом соответствии с документами поставщиков (а чаще всего так и происходит во многих компаниях), приводит к дублированию, разрастанию справочника, сложностях при инвентаризации. Получается, что каждую позицию из прайс-листа необходимо сопоставлять со своей номенклатурой.
Если у вас большие объемы товарных позиций, правильный выход - использовать стандартные пакеты учетной программы для автоматического сопоставления (при наличии) или автоматизировать процесс собственными силами.
9.Отчет для анализа остатков по взаиморасчетам по срокам долга
Хороший инструмент для управления дебиторской задолженностью - Отчет по взаиморасчетам по срокам долга, он позволяет разделить дебиторскую задолженность по периодам возникновения, а также вывести сумму просроченной задолженности.
И это только блок по управлению Дебиторской и Кредиторской задолженностью. А вы какие используете инструменты по управлению Дебиторской и Кредиторской задолженностью в своей компании? Возможно, мы что-то упустили, но очень хотим, чтобы информация была полезная и ценна для вас.
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: Какие финансовые инструменты использовать для эффективного управления дебиторской и кредиторской задолженностью?.