Рассказываем, какие ошибки вы можете совершать в столь, казалось бы, легком деле (и чем они могут обернуться для вашей карьеры).

Написание писем кажется нам настолько привычным и естественным делом, что мы мало задумываемся о формулировках и выражениях. В то же время многие люди не знают, как написать правильное электронное письмо. Максим Чернов, эксперт по нетворкингу и построению карьеры, блогер pronetworking.ru, доходчиво объясняет, как написать письмо, чтобы вы всегда получили ответ.

Письмо — это товар

Хотя мы знаем, что написание эффективных писем — краеугольный камень современного общения, никто не спешит учить молодых специалистов этой важной задаче. Уметь написать хорошее электронное письмо (то, на которое вы получите 100% ответов) — это уже половина цели. От письма зависит многое: получите ли вы хорошую работу, найдете ли инвесторов для финансирования своего проекта, получите ли совет или помощь, способные изменить вашу жизнь.

Неважно, какие буквы, это продукт, даже если вы на самом деле ничего не продаете. Получатели почты могут получать десятки и даже сотни подобных писем каждый день. В этом случае было бы неразумно уделять каждому письму одинаковое количество времени и внимания.

Как и в случае с прямым маркетингом, получатели имеют свой собственный способ категоризации получаемой информации. Общий поток писем делится на две категории: те, которые заслуживают ответа, и те, которые быстро читаются и не задумываясь выбрасываются в мусорку. Куда пойдет ваше электронное письмо, зависит от того, насколько оно интересно получателю. Письмо дает возможность произвести первое впечатление на отправителя, а попадет ли оно в раздел «ответить» или «удалить», зависит от тонких сигналов.

Факторы, по которым отправитель и получатель сообщения могут расходиться во мнениях:

Местоположение получателя:

• Ежедневно приходят десятки писем;
• Если человек знаменитость, сообщение обычно представляет собой комплимент или грубую лесть;
• Часто сталкиваетесь с рядом стандартных вопросов о продуктах/услугах;
• Всегда не хватает свободного времени;
• В принципе, я не против помочь, если это не требует много времени и усилий.

Позиция отправителя:

• Тратить много времени и усилий на написание «идеального» сообщения;
• Будьте уверены в оригинальности и уникальности ваших требований;
• Я уверен, что его ситуация уникальна; никто никогда раньше не обращался за такой услугой;
• Никакой предполагаемой причины отказа не видно;
• Стремитесь рассказать свою историю как можно подробнее, раскрывая все нюансы, чтобы оппонент точно понял суть.

Вот список нюансов, которые следует учитывать людям, решая, отвечать ли на письмо. Эти требования могут показаться чрезмерно ограничительными, но это не вопрос личных симпатий и антипатий, а на самом деле предмет беспокойства редакторов журналов, рекрутеров и уважаемых владельцев компаний. Это то, о чем говорят за спиной, нет смысла что-то скрывать, чтобы показаться лучше или интереснее.

Примечание. Это руководство применимо только к электронным письмам, в которых вы требуете от получателя предоставить определенную информацию, даже если это просто ответ. Если электронное письмо предназначено для обмена информацией, выражения благодарности или дружеской переписки, эти правила менее важны.

Руководство по написанию писем: чеклист

1. Уважайте личное время адресата, убедитесь, что email в принципе необходим.

Когда вы пишете свое письмо, вы также можете сказать что-то вроде этого: «Сообщение, которое я хочу донести, стоит хотя бы нескольких минут вашего времени, которое вы можете потратить на карьеру для себя, свою работу или свою семью и друзья. Благополучие».

Не заставляйте получателя тратить ни секунды на решение проблемы, которую он может решить самостоятельно. Уважайте других и верьте в себя! Удивительно, сколько проблем можно решить, обратившись за помощью к любой поисковой системе (иногда вам просто нужен ответ: «Позвольте мне погуглить…»).

2. Начинать нужно с приветствия

Кажется невежливым сразу переходить к теме, не представив ее предварительно.

Лучше всего использовать «Добрый день/добрый вечер, _____» или «Привет, _____». Но по возможности избегайте произнесения знакомых слов типа «Привет ____», особенно если вы еще не установили тесную связь и история вашей переписки не занимает десятки страниц.

На мой взгляд, тенденция пропуска приветствий еще более очевидна благодаря встроенным формам ответа, используемым на большинстве ресурсов. Помните, что вы вводите текст в форму на сайте и получатель получит самое обычное письмо.

3. Адресуйте послание тому (или тем), кому пишете

Приложите все усилия, чтобы узнать имя человека, который будет читать письмо. Обращение к кому-то по имени кажется более личным, чем стандартное «привет». Кроме того, электронные письма становятся более персонализированными и больше не похожи на массовые рассылки или спам. Если вы задаете интересующий вас вопрос двум людям одновременно, поприветствуйте их словами: «Здравствуйте, Юля и Сергей!»

4. Следите за правильностью написания имени и фамилии адресата

Странно, не так ли? Если написано неправильное имя, все возможные связи с этим человеком немедленно разрываются, еще до того, как само сообщение будет прочитано. Получатель может предположить, что вы не только мало знаете о нем или о ней лично, но и вообще не склонны обращать внимание на мелкие детали. Если вы неправильно напишете свое имя, а затем что-то вроде «Я ваш искренний поклонник», то вы определенно покажетесь неискренним.

5.

Обратите внимание: Как обустроить рабочий стол для успешной карьеры по фэн-шуй.

Связь на уровне эмоций между отправителем и получателем — прежде всего

Если вы создадите эмоциональную связь с получателем, получатель будет готов к разговору и захочет помочь. Главное правило – быть предельно правдивым и кратким.

Несколько примеров по этой теме:

• «Читаю ваши ресурсы уже два года; благодаря блогу pronetworking.ru я открыл для себя много интересных технологий, познакомился с известными инвесторами и получил повышение на нынешней работе».

• «Я покупаю вашу воду Gucci Flora уже три года. Когда после дня рождения я получила от мужа этот прекрасный подарок в красивой упаковке, аромат стал моим любимым».

• «Как и ваши соотечественники из Владивостока…»

  Новости СМИ2

• «Меня удивили Ваши методы исследования и результаты по спариванию лосей. Прочитав Вашу книгу, я решил заняться биогеографией. Поэтому открыт для предложений…»

• Иногда отправитель присылает следующее: «Ваши ресурсы очень интересны и полезны. Особенно посты на эту тему (любые статьи на главной странице)». Такая связь может показаться несколько надуманной и может иметь противоположный эффект. Лучше всего написать основную часть письма, чтобы получатель не сомневался в вашем искреннем интересе.

6. Сохраняйте краткость и переходите к делу

Время, которое получатель тратит на чтение вашей электронной почты, будь то рабочее или личное время, бесценно. Десять страниц мелкого шрифта и подробный пересказ автобиографического материала абсолютно неуместны. Быстрые переходы к интересным вопросам, небольшое количество предложений и общая краткость помогут заинтересовать получателя вашего сообщения.

7. Четкость без ущерба для лаконичности

Хороший пример плохо написанного сообщения:

«Здравствуйте, Максим!
Я очень доволен вашими ресурсами. Мы сделали нечто подобное. Может быть, нам стоит объединить усилия и начать совместный проект? Я хочу обсудить несколько хороших идей.
Искренне,
Антон»

Очевидно, что получатель растерян: вы вдруг сделали неясное предложение. Ваша задача — продумать все детали, задать вопросы и придумать конкретную идею — четкую, четко сформулированную и понятную. Ваша обязанность – предоставить получателю информацию о «товаре» относительно того, будет ли он его приобретать. Также постарайтесь облегчить работу получателя, не заставляя его тратить много личного времени и сил на ответ.

Чем меньше текста и лаконичнее вопрос, тем больше вероятность получить четкий ответ.

8. Не пытайтесь дразнить

Пример обработки ошибок:

«Здравствуйте, Максим!
Ваш сайт великолепен, но у меня есть несколько замечательных идей по его улучшению. Увлекающийся? напиши мне письмо.
Евгений»

Такие сообщения будут срочно удаляться – не нужно тратить время на ответ, если сама идея может не заинтересовать.

9. Если есть ссылка — не прячьте ее!

Не надо безосновательно упоминать ваши источники. Хотя поиск по указанному выше сайту/порталу/ресурсу у получателя займет несколько секунд, вряд ли кто-то будет делать это для каждого полученного им письма. Постарайтесь максимально облегчить работу получателя и заранее устранить еще одно препятствие на пути вашего бизнеса.

10. НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ CAPS LOCK

Использование заглавных букв – это не только моветоно в онлайн-общении, это еще и признак безумия. Такие письма никто даже не читает и хотелось бы посоветовать отправителю обратиться к хорошему специалисту.

11 только маленькие буквы — тоже плохо

Тем, кому лень пользоваться кнопкой Shift, невозможно воспринимать сообщение всерьез.

12. Закончили текст послания — проверьте его на ошибки

Первое впечатление о себе исправить невозможно, а серьезные орфографические, грамматические и другие ошибки могут только ухудшить это впечатление. Вам следует уделять особенно пристальное внимание словам, лежащим в основе вашей идеи или вопроса. В противном случае создастся впечатление, что вы не понимаете тему и не хотите вникать в нее глубже.

Эти общие советы помогут при написании письма начальнику, партнеру, клиенту или интересному автору. Ваши шансы получить полезные ответы и продолжить продуктивное сотрудничество возрастают на порядок.

Фото: Гетти Изображения