Несогласованность действий, закрытость информации и постоянная многозадачность — главные враги продуктивности как отдельных сотрудников, так и целых компаний. Как превратить рабочий хаос в слаженный процесс?
Коучи часто перефразируют известную мудрость: «Простота — это синоним эффективности, а сложность ведет к хаосу». На практике мы, независимо от должности, тратим колоссальные усилия на решение, казалось бы, элементарных рабочих вопросов. В чем же корень проблемы?
«Идеальная рабочая среда была бы возможна, если бы мы все были абсолютно гармоничными личностями. Однако мы приносим на работу свой багаж: страхи, устаревшие установки и модели поведения, усвоенные в прошлом», — поясняет бизнес-тренер и коуч Андрей Можжанов.
Когда личные «правила игры» одного сотрудника сталкиваются с представлениями другого, взаимодействие превращается в поле битвы. Основная энергия уходит не на решение задач, а на преодоление невидимых барьеров и попытки быть услышанным.
Андрей Можжанов приводит пример из практики: «Затяжной конфликт нашего отдела с IT-специалистами едва не привел к срыву проекта. Бесконечная переписка с копиями руководству, взаимные претензии — работа встала. Ситуация изменилась только после личной встречи, где мы открыто обсудили задачи и проблемы друг друга. Оказалось, оба отдела работали вслепую. Когда мы перешли из состояния противоборства в режим партнерства, проект быстро сдвинулся с мертвой точки».
Способность понять позицию коллеги, увидеть ситуацию его глазами и распознать истинные мотивы — это проявление эмоционального интеллекта, фундамента для эффективной работы. Открытый обмен информацией по всем направлениям — сверху вниз и снизу вверх — перестает быть опцией и становится необходимостью.
Стратегия вместо хаоса: ставим общие цели
Часто картина общей стратегии компании доступна только топ-менеджменту. Сотрудники, не понимая конечной цели, действуют как герои басни — тянут воз в разные стороны. Результат — проект буксует на месте.
Иногда секретность бывает излишней. «В нашей деловой культуре первым делом стремятся защитить информацию, выстраивая многоуровневые системы согласований. Это создает искусственные барьеры», — отмечает психолог Денис Макархин. В итоге возникает дублирование функций и ситуация, когда левая рука не знает, что делает правая. Руководителям стоит задуматься: всегда ли оправдана такая степень закрытости?
Безусловно, существуют внешние бюрократические сложности. Однако нередко внутренние управленческие решения создают еще больше препятствий, удивляя тем, как бизнес вообще продолжает работать.
Непредсказуемость руководства лишает сотрудника возможности строить долгосрочные планы в компании. «Люди всегда чувствуют, ценят их или нет. Отношение менеджмента к команде напрямую проецируется на отношение команды к клиентам, что в конечном счете влияет на весь бизнес. Важно беречь друг друга», — убежден Макархин.
Решение — в создании ясной перспективы и ощущения стабильности у сотрудников. Со своей стороны, подчиненные могут проявлять инициативу: задавать уточняющие вопросы, четко фиксировать договоренности и открыто заявлять о своих профессиональных ожиданиях.
Планирование против аврала: расставляем приоритеты
Еще один бич эффективности — хаотичные совещания и требование «сделать все сразу». Сотрудники теряются в приоритетах, не зная, за что взяться, пока их не вызвали на очередной «пятиминутный» сбор. Результат — паралич деятельности.
«Спонтанность нужно планировать, — утверждает Андрей Можжанов. — Даже мозговой штурм требует подготовки. Мы не можем генерировать идеи, если только что тушили «пожар», а через полчаса сдавать отчет. Руководитель обязан создавать условия для focused work». Стратегическое и тактическое планирование, учет рисков — это базовые компетенции современного менеджера.
Читайте также: «Я отказалась от карьеры в пользу жизни»
Ключевая задача лидера — синхронизировать личные цели сотрудника с целями компании. «Каждый хочет чувствовать свою значимость в достижении общего результата, видя в этом путь к личному успеху: карьерному росту, повышению дохода, интересным задачам».
Обратите внимание: Как найти работу людям 40+.
Яркий пример: гендиректор крупного энергообъекта провел презентацию проекта для всего коллектива, включая вспомогательный персонал, чтобы каждый понимал масштаб и важность общего дела. «Максимальная вовлеченность рождает максимальную отдачу», — резюмирует Можжанов.
Искусство диалога: слушать и слышать
Навык выстраивания рабочих коммуникаций — дефицитный ресурс во многих коллективах.
Участники диалога часто говорят параллельно, не слыша друг друга. Обсуждения за спиной заменяют прямой разговор, порождая информационный шум. Исправить это помогают корпоративные тренинги по коммуникациям и командообразованию.
Совещания нередко превращаются в поиск виноватых, что крадет время и демотивирует команду.
«В советской практике «Газпрома» была эффективная традиция: руководители отделов согласовывали спорные вопросы до планерки с директором и приходили с готовыми решениями. Этот подход стоит перенять», — советует Денис Макархин.
Простая, но действенная мера — общая актуальная база контактов. «Я сталкивался с ситуациями, когда коллеги из одного отдела годами не знали номеров телефонов или даже фамилий друг друга», — делится Андрей Можжанов.
Частая проблема — несоблюдение базовых норм делового общения. «Для многих в России элементарное деловое письмо с подписью и контактами — непостижимая наука», — констатирует Макархин.
Не менее критичен дефицит обратной связи: коллеги не получают ответных писем с результатами или важными update.
«Не все осознают, что одно неверное решение, принятое втихую, может иметь эффект бабочки для всего бизнеса», — объясняет Можжанов. В командной работе жизненно важно держать всех в курсе событий. Не ждите инициативы сверху — начните с себя. Спрашивайте коллег о статусе задач, предлагайте помощь. Постепенно это создаст культуру открытости, и коллеги сами начнут делиться информацией, предотвращая сбои.
«Простота — высшее мастерство. Успех строится на комбинации четырех личных сил — воли, точности, любознательности, ответственности — и четырех управляемых ресурсов: технологий, людей, времени и денег», — подводит итог Денис Макархин. Развивайте волевые качества, будьте точны в целях. Изучайте новые инструменты, проявляя любознательность. Берите ответственность за решения. И тогда ненужные сложности постепенно уйдут из рабочего процесса.
Искусство конструктивной критики
Почему обратная часто вызывает защитную реакцию вместо желаемых изменений? Андрей Можжанов формулирует принципы экологичной критики.
Говорите от первого лица. Не «Ты ошибся», а «Я ожидал получить другие данные».
Критика должна вести вперед. Используйте «принцип бутерброда»: помещайте область для улучшения между двумя позитивными комментариями. «Отчет сдан в срок, хотя не хватает данных из бухгалтерии. Будет здорово, если ты добавишь их сегодня».
Применяйте «принцип горячей плиты»: реакция должна быть немедленной и касаться только конкретной ситуации, без накопленных обид и без исключений для «любимчиков».
Цель обратной связи — развивать, а не ломать. Давайте человеку «зеркало», в котором он увидит возможность стать лучше. Вместо «Ты всех задерживаешь» скажите: «От этого этапа зависит общий результат. Что нужно, чтобы ускориться? Чем я могу помочь?»
#карьера #самореализация #личная эффективность #психология успеха
Читайте также на нашем сайте:
Начинать работу раньше 10 утра — насилие над организмом
Не забудь подписаться на наш канал!
Больше интересных статей здесь: Успех.
Источник статьи: Миссия — эффективность. Как выстроить работу в коллективе.