Число людей, использующих электронный документооборот, ежегодно увеличивается. Многие предприниматели догадались, что новое время требует нового решения. Электронной документации в сравнении с бумажной не страшен локдаун. Если возникнет новый карантин, то полноценно компания сможет функционировать только при использовании такого инструмента.
Есть несколько видов электронного документооборота (далее – ЭДО). Заявление для выплаты пособий на Государственных услугах или электронная запись к доктору также считается ЭДО, но только для физических лиц. С индивидуальными предпринимателями и фирмами дела обстоят сложнее. Если вы с уверенностью решили перейти на путь цифровизации, необходимо определиться с подходящим для вас вариантом ЭДО.
Внутренний ЭДО
Каждое предприятие имеет собственный набор рабочих документов. Речь идет о:
- приказах;
- заявлениях;
- регламентах.
Представьте для примера среднюю компанию в России. Документооборот для нее – это поиск Ивана Петровича для заверения документа, который затем попадет на стол Петра Ивановича, чтобы он подписал. Как все обычно происходит: сначала нужно побегать по этажам, много времени провести у дверей, пока тот, кто вам нужен, вернется с перекуса. А после этого постоянно звонить секретарю руководителя, чтобы убедиться, подписали уже документ или еще нет.
Внутренний ЭДО занимается решением данных вопросов. Все бумаги составлены из шаблонов или загружаются сразу в программу. Таким же образом их согласовывают и подписывают.
Преимущества:
- электронный документ невозможно потерять;
- всегда можно узнать, кто создал файл, исправлял его, а также согласовывал и подписывал;
- экономит время коллектива;
- удобен для тех фирм, где более двух офисов;
- широкий выбор рыночных решений под любую нужду.
Отрицательные моменты:
- итоговый документ чаще все равно подписывают и хранят в бумажном виде;
- есть некоторые трудности в переводе сотрудников на новый формат работы.
Такой вид документооборота будет идеален для:
- фирм, где чаще используют внутренние документы;
- организаций, у которых имеется разветвленная сеть офисов и филиалов. Также в эту категорию входят компании, работающие удаленно.
Внешний ЭДО
Внешний документооборот происходит с контрагентами и подрядчиками. Здесь вы имеете дело с первичными бухдокументами, например, счетами-фактурами. В РФ они формализованы – возможен обмен только документацией в одобренном формате и лишь через операторов ЭДО с актуальной лицензией ФСБ.
Для такого рода документации нужна электронная подпись – у нее такой же юрстатус, как и бумажного варианта.
В редких случаях ЭДО может стать обязательным.
Обратите внимание: УПАКОВКА БИЗНЕСА.
К примеру, если в ваших планах есть продажа товара на одном из популярных онлайн-платформах страны – Ozon или Wildberries, а также производство или продажа товара с обязательной маркировкой – шины, парфюмерия или обувь.Положительные особенности:
- есть возможность отказа от услуг курьера и почты. Такие документы моментально попадают к получателю, а доставку подтверждает оператор;
- просты в хранении;
- рынок предлагает множество решений для любого бюджета.
Минусами считаются:
- требуемая электронная подпись. Ее необходимо обновлять на регулярной основе;
- неразработанность шаблона договора;
- существование роуминга между операторами ЭДО.
Кто нуждается в данном виде документооборота:
- организации, где большой объем первичной бухдокументации;
- фирмы с маркированными товарными единицами;
- предприятия, продающие продукцию на онлайн-платформах.
EDI
EDI считается отличным вариантом для поставщиков и тех, кто занимается торговлей в розницу. Например, бланки заказа продукции.
EDI – хороший помощник в структурировании информационного объема и избежании путаницы при больших заказах разнообразных товаров. Такой вид распространен в Америке и Европе. Что касается России, то формат пользуется популярностью только в крупных розничных сетях, так как это необходимое условие для сотрудничества с поставщиками.
Преимущества:
- экономия времени и минимизация ошибок ручного ввода;
- помощь в избежании штрафов от крупных заказчиков за недопоставки.
Недостатки:
- каждая сеть предъявляет собственные требования к формату документации;
- в России формат менее популярен.
Он необходим для поставщиков сетей как федерального, так и регионального уровня.
ЭДО с государственными органами
Каждый предприниматель должен поставить государство в известность о своей деятельности. Контролирующий орган в России уверенно идет по пути цифровизации.
В каждом ведомстве есть собственная система, что не очень удобно для пользователя. Поэтому все больше распространяются сторонние сервисы – здесь в режиме одного окна вы сможете отчитаться одновременно в несколько ведомств. К примеру, существует программное обеспечение, которое позволяет магазинам отправлять отчет о продаже алкогольных напитков, молочной продукции.
Плюсы:
- есть возможность не присутствовать в отчетном органе и не отправлять бумаги почтой;
- скорость обмена.
Минусы:
- нужна электронная печать;
- не у каждого государственного органа удобная система.
Такой вид подойдет для всех, кому необходимо сообщать о своей деятельности государству.
Кадровый ЭДО
В качестве нового долговременного проекта Правительство Российской Федерации решило кадровый ЭДО сделать электронным. С первого января прошлого года российские фирмы смогли отказаться от бумажного варианта трудовой книжки. Каждый месяц работодатель должен отправлять в Пенсионный фонд данные о каждом кадровом изменении. На основе последних сформирован электронный экземпляр трудовой книжки. Также планируется перевод трудового договора – сейчас такая система на добровольной основе введена в компании, которые подали заявку на принятие участия в эксперименте.
Положительные стороны:
- хорошие перспективы;
- серьезный контроль за соответствием Трудовому кодексу;
- удобно при работе в дистанционном формате.
Отрицательные стороны:
- есть необходимость в электронной подписи;
- проект находится на начальном этапе.
Формат нужен всем, кто работает с сотрудниками. Не имеет значения постоянные они и временные.
Подведем итоги
- Электронные документы легко создавать, подписывать, редактировать и хранить. Их главная цель – избавить человека от лишней бумажной волокиты.
- Существует несколько видов электронного документооборота, которые по своей направленности призваны организовывать работу с различными документами. Чтобы внедрить ЭДО в организацию, необходимо время. Но рано или поздно перед любой компанией встанет выбор: продолжать пользоваться бумажными документами или перейти на цифру.
- Грамотный подход в работе любым видом документооборота принесет вам только выгоду. Например, ускорит процесс работы с оплатой контрагентов, чтобы не возникало кассовых разрывов в деятельности.
Еще больше интересной и полезной информации о бизнесе, инвестициях, налогах и идеях в нашем telegram сайте: @bizlan4
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Основные виды электронного документооборота для бизнеса.