Основные виды электронного документооборота для бизнеса

Содержание

Число людей, использующих электронный документооборот, ежегодно увеличивается. Многие предприниматели догадались, что новое время требует нового решения. Электронной документации в сравнении с бумажной не страшен локдаун. Если возникнет новый карантин, то полноценно компания сможет функционировать только при использовании такого инструмента.

Есть несколько видов электронного документооборота (далее – ЭДО). Заявление для выплаты пособий на Государственных услугах или электронная запись к доктору также считается ЭДО, но только для физических лиц. С индивидуальными предпринимателями и фирмами дела обстоят сложнее. Если вы с уверенностью решили перейти на путь цифровизации, необходимо определиться с подходящим для вас вариантом ЭДО.

Внутренний ЭДО

Каждое предприятие имеет собственный набор рабочих документов. Речь идет о:

приказах;
заявлениях;
регламентах.

Представьте для примера среднюю компанию в России. Документооборот для нее – это поиск Ивана Петровича для заверения документа, который затем попадет на стол Петра Ивановича, чтобы он подписал. Как все обычно происходит: сначала нужно побегать по этажам, много времени провести у дверей, пока тот, кто вам нужен, вернется с перекуса. А после этого постоянно звонить секретарю руководителя, чтобы убедиться, подписали уже документ или еще нет.

Внутренний ЭДО занимается решением данных вопросов. Все бумаги составлены из шаблонов или загружаются сразу в программу. Таким же образом их согласовывают и подписывают.

Преимущества:

электронный документ невозможно потерять;
всегда можно узнать, кто создал файл, исправлял его, а также согласовывал и подписывал;
экономит время коллектива;
удобен для тех фирм, где более двух офисов;
широкий выбор рыночных решений под любую нужду.

Отрицательные моменты:

итоговый документ чаще все равно подписывают и хранят в бумажном виде;
есть некоторые трудности в переводе сотрудников на новый формат работы.

Такой вид документооборота будет идеален для:

фирм, где чаще используют внутренние документы;
организаций, у которых имеется разветвленная сеть офисов и филиалов. Также в эту категорию входят компании, работающие удаленно.

Внешний ЭДО

Внешний документооборот происходит с контрагентами и подрядчиками. Здесь вы имеете дело с первичными бухдокументами, например, счетами-фактурами. В РФ они формализованы – возможен обмен только документацией в одобренном формате и лишь через операторов ЭДО с актуальной лицензией ФСБ.

Для такого рода документации нужна электронная подпись – у нее такой же юрстатус, как и бумажного варианта.

В редких случаях ЭДО может стать обязательным.

Обратите внимание: УПАКОВКА БИЗНЕСА.

К примеру, если в ваших планах есть продажа товара на одном из популярных онлайн-платформах страны – Ozon или Wildberries, а также производство или продажа товара с обязательной маркировкой – шины, парфюмерия или обувь.

Положительные особенности:

есть возможность отказа от услуг курьера и почты. Такие документы моментально попадают к получателю, а доставку подтверждает оператор;
просты в хранении;
рынок предлагает множество решений для любого бюджета.

Минусами считаются:

Новости СМИ2

требуемая электронная подпись. Ее необходимо обновлять на регулярной основе;
неразработанность шаблона договора;
существование роуминга между операторами ЭДО.

Кто нуждается в данном виде документооборота:

организации, где большой объем первичной бухдокументации;
фирмы с маркированными товарными единицами;
предприятия, продающие продукцию на онлайн-платформах.

EDI

EDI считается отличным вариантом для поставщиков и тех, кто занимается торговлей в розницу. Например, бланки заказа продукции.

EDI – хороший помощник в структурировании информационного объема и избежании путаницы при больших заказах разнообразных товаров. Такой вид распространен в Америке и Европе. Что касается России, то формат пользуется популярностью только в крупных розничных сетях, так как это необходимое условие для сотрудничества с поставщиками.

Преимущества:

экономия времени и минимизация ошибок ручного ввода;
помощь в избежании штрафов от крупных заказчиков за недопоставки.

Недостатки:

каждая сеть предъявляет собственные требования к формату документации;
в России формат менее популярен.

Он необходим для поставщиков сетей как федерального, так и регионального уровня.

ЭДО с государственными органами

Каждый предприниматель должен поставить государство в известность о своей деятельности. Контролирующий орган в России уверенно идет по пути цифровизации.

В каждом ведомстве есть собственная система, что не очень удобно для пользователя. Поэтому все больше распространяются сторонние сервисы – здесь в режиме одного окна вы сможете отчитаться одновременно в несколько ведомств. К примеру, существует программное обеспечение, которое позволяет магазинам отправлять отчет о продаже алкогольных напитков, молочной продукции.

Плюсы:

есть возможность не присутствовать в отчетном органе и не отправлять бумаги почтой;
скорость обмена.

Минусы:

Новости СМИ2

нужна электронная печать;
не у каждого государственного органа удобная система.

Такой вид подойдет для всех, кому необходимо сообщать о своей деятельности государству.

Кадровый ЭДО

В качестве нового долговременного проекта Правительство Российской Федерации решило кадровый ЭДО сделать электронным. С первого января прошлого года российские фирмы смогли отказаться от бумажного варианта трудовой книжки. Каждый месяц работодатель должен отправлять в Пенсионный фонд данные о каждом кадровом изменении. На основе последних сформирован электронный экземпляр трудовой книжки. Также планируется перевод трудового договора – сейчас такая система на добровольной основе введена в компании, которые подали заявку на принятие участия в эксперименте.

Положительные стороны:

хорошие перспективы;
серьезный контроль за соответствием Трудовому кодексу;
удобно при работе в дистанционном формате.

Отрицательные стороны:

есть необходимость в электронной подписи;
проект находится на начальном этапе.

Формат нужен всем, кто работает с сотрудниками. Не имеет значения постоянные они и временные.

Подведем итоги

Электронные документы легко создавать, подписывать, редактировать и хранить. Их главная цель – избавить человека от лишней бумажной волокиты.
Существует несколько видов электронного документооборота, которые по своей направленности призваны организовывать работу с различными документами. Чтобы внедрить ЭДО в организацию, необходимо время. Но рано или поздно перед любой компанией встанет выбор: продолжать пользоваться бумажными документами или перейти на цифру.
Грамотный подход в работе любым видом документооборота принесет вам только выгоду. Например, ускорит процесс работы с оплатой контрагентов, чтобы не возникало кассовых разрывов в деятельности.