Мы знаем несколько эффективных приемов, которые помогут достичь максимальной продуктивности и не сойти при этом с ума.

Когда большинство из нас перешло на удаленную работу, все сразу поняли, что это не так просто, как казалось изначально. Наталья Семичева, сооснователь кадрового агентства Harwest и платформы MotionTailor, рассказывает, что помогает ее команде оставаться продуктивной.

Эффективная работа в онлайн-среде требует такой же динамики человеческого взаимодействия, как и в оффлайн-среде. Без этого мы начинаем чувствовать себя одинокими и социально неуютными. Вот почему неплохо начать обсуждение способов повышения производительности с рассмотрения конкретных советов о том, как создать дома атмосферу рабочего офиса, а также всех их плюсов и минусов.

Совет №1. Для эффективной работы надо эффективно общаться

Возможно, это не самое важное правило, но я поставлю его на первое место. В конце концов, человек — существо социальное, и наш мозг не может определить себя без других. Если мы перестанем общаться и общаться, мы потеряем часть своей индивидуальности. Поэтому чувство общности с единомышленниками особенно важно при удаленной работе.

Регулярные встречи — показатель здоровья вашей команды. Если ваши сотрудники добровольно приходят в офис раз в неделю — просто чтобы подвести итоги недели, поиграть в настольные игры, поболтать и съесть пиццу — это признак того, что атмосфера в вашей команде здоровая.

Это также отличный способ построить команду. Конечно, команды, как и отдельные личности, переживают множество кризисов и конфликтов – без них развитие невозможно. Но благодаря неформальному общению вы можете разрешить кризисные ситуации и помочь своей команде выйти на новый уровень.

Что делать при удаленной работе, когда пятничные посиделки в офисе становятся невозможными? Перенесите встречи в онлайн. Установите правила регулярных совещаний команды и встречайтесь, чтобы подвести итоги недели.

Совет №2. Привычки и ритуалы

Выработка привычки пользоваться Интернетом не только сдержит вас, но и принесет вам счастье. Это все равно, что разбирать кучу бумаг на столе в начале рабочего дня или наводить порядок в почтовом ящике, пока вы пьете первую чашку кофе. При работе с распределенными командами таким ритуалом могут стать онлайн-встречи. Они могут не только решать практические задачи, такие как оценка результатов, но и строить сплоченные отношения внутри команды.

Совет №3. Доверие

Эффективная работа может происходить только в том случае, если участники доверяют друг другу.

Обратите внимание: ​​10 принципов Илона Маска, которые привели его к успеху.

Еще один момент: важно внимательно слушать говорящего. Поэтому специалисты рекомендуют отключать микрофоны всем, кто в данный момент молчит, чтобы их не отвлекало мяуканье кошек или крики детей на заднем плане. Также важно разделить рабочие вопросы на разные области, чтобы собрание не превратилось в беспорядок.

Совет №4. Готовьтесь к онлайн-встречам

Чтобы не тратить большую часть дня на переговоры и встречи, нужно быть готовым даже к онлайн-встречам.

Есть отличная методика IDOARRT: перед началом звонка определите цель встречи, желаемые результаты, определите повестку дня, назначьте ответственных, установите правила и своевременно ограничьте время встречи. Скажите все эти пункты участникам вначале. Таким образом, каждый может быть более продуктивным, и встреча не превращается в разговор на абстрактные темы, который заканчивается ощущением «что это и почему я потратил на это полчаса».

Еще одним полезным инструментом для проведения совещаний является так называемая доска или аналог обычной доски. Если вы записываете пункты списка или рисуете удобные схемы на доске в офисе, то вы можете просто подписаться на одну из этих услуг (см также: «Онлайн-этикет: как общаться в рабочем чате, не разрушая карьеру»).

Совет №5. Берегите свое и чужое время

Тайм-менеджмент поможет вам лучше организовать свой рабочий день и повысить личную и командную эффективность. Существует множество полезных приемов, о которых мы поговорим подробнее.

время

Подходит для: менеджеров, оптимизирующих рабочие процессы; сотрудников, оптимизирующих личное и рабочее время.

Зачем это использовать: учет рабочего времени используется для установления средней продолжительности операций, разработки стандартов времени и изучения передовых рабочих техник и методов (т е внедрения лучших практик).

Описание: Измерьте и запишите продолжительность всех выполняемых операций. Потом изучите, сколько времени занимают различные операции и сделайте выводы.

планирование сценария

Кому подходит: Этот метод подходит всем.

Зачем это использовать: не нужно выделять отдельные временные интервалы для гибких, несрочных задач — их можно выполнить в нужное время без риска забыть.

Описание: Создайте свой список дел на основе наилучшей среды для выполнения конкретной задачи. Например, по местоположению или на основе общения с конкретными людьми. Таким образом, позвонив своему менеджеру, вы сможете обсудить все важные вопросы, не упустив ничего.

Матрица Эйзенхауэра

Подходит для: Актуально для всех.

Зачем его использовать: этот метод удобен для расстановки приоритетов, если у вас много задач или вам нужно срочно решить, что делать.

Описание: Все задачи необходимо внести в таблицу, состоящую из четырех квадратов и двух осей. По горизонтали матрица разделена на «срочные» и «несрочные» поля, а по вертикали на «важные» и «не важные». В результате у вас получается четыре типа задач: срочные и важные, срочные и не важные, несрочные и важные, несрочные и не важные. Так вам будет проще понять, во что действительно нужно инвестировать свое время (читайте также: «Как расставить приоритеты?»).

альпийское право

Подходящие объекты: В основном подходят для менеджеров.

Зачем это использовать: Подготовка позволяет сэкономить время на планировании в течение дня и оставить резервы для решения незапланированных и срочных задач.

Описание: Это улучшенный метод планирования, позволяющий провести предварительную подготовку к достижению заранее определенных целей. Фишка этого метода в том, что запланированную работу следует выполнить за 60% рабочего времени, а оставшиеся 40% отложить как резерв на непредвиденные обстоятельства.

метод Шваба

Подходящие объекты: В основном подходят для менеджеров.

Зачем это использовать: Поэтапное выполнение важных задач позволяет сохранить структуру рабочего процесса в неизменном виде даже в случае форс-мажорных обстоятельств.

Описание: Вам необходимо пронумеровать и расставить приоритеты важных задач, оставляя место для форс-мажорных обстоятельств, которые могут возникнуть на работе. Даже если в вашем расписании возникают срочные задачи, важно правильно расставить приоритеты.

Метод «Помодоро»

Подходит для: Актуально всем, когда есть задача, которую нужно выполнить срочно или требуется методический подход.

Зачем его использовать: этот инструмент помогает вам сосредоточиться на задачах в течение определенного периода времени.

Описание: Работу над задачей следует разделить на 25-минутные периоды, называемые «помидорами», с 5-минутным перерывом между ними. Во время работы нельзя отвлекаться на другие дела.

Фото: Гетти Изображения