Как стабилизировать работу компании?

МНЕ ЗАДАЛИ ВОПРОС:

Наше предприятие осуществляет несколько видов деятельности, но нам не всегда удается выйти на стабильную прибыль. Как можно стабилизировать работу компании и "привязать" заработную плату сотрудников к результатам их работы?

МОЙ ОТВЕТ:

После нескольких уточняющих вопросов руководителю этой компании мне стало понятно, что проблема не в отсутствии стабильной прибыли, а совсем в другом.

Давайте разбираться.

Достаточно часто руководители бизнеса за признак убыточной работы компании принимают периодический дефицит денежных средств. Чтобы правильно диагностировать причину нестабильной ситуации, необходимо взглянуть на Отчет о прибылях убытках. Если прибыль “на бумаге” есть, но при этом компания регулярно испытывает трудности с погашением своих обязательств, выплатой заработной платы и прочими платежами, значит необходимо обратить внимание на качество управления денежными потоками.

Прибыль не равна чистому денежному потоку (ЧДП), поскольку:

Прибыль = Доходы – Затраты

ЧДП = Денежный приток (Входящие платежи) – Денежный отток (Исходящие платежи)

В свою очередь:

Доходы ≠ Денежный приток и Затраты ≠ Денежный отток

Пример:

Компания на условиях предоплаты приобретает производственные материалы, которые будут получены через 35 дней. Следовательно, в текущем периоде произойдет денежный отток (деньги с расчетного счета будут выплачены), а признание стоимости этих материалов в качестве затрат произойдет только после того, как компания их получит на свой склад, затем отгрузит в производство, произведет из них готовую продукцию и реализует ее. Таким образом, с момента денежного оттока до момента признания затрат может пройти не один месяц.
Компания реализует собственную продукцию с отсрочкой платежа на 60 дней. Затраты компании на производство продукции будут признаны таковыми в период, в котором совершится отгрузка продукции покупателям, а денежные поступления от реализации продукции произойдут лишь после окончания периода отсрочки - через 2 месяца.

Таким образом, деньги компании сначала конвертируются в запасы, дебиторскую задолженность, а затем обратно в деньги, замыкая цикл движения оборотных средств.

Интересное: ФАС одобрила покупку структурой АФК «Система» финской компании Honka.

Поэтому управлению оборотными средствами необходимо уделять особое внимание.

Управление оборотными средствами должно включать в себя:

контроль за складскими запасами сырья, материалов и готовой продукции (товаров) в целях ускорения оборачиваемости складских запасов, недопущения затоваривания складов и минимизации неликвидных остатков, в результате чего может произойти “замораживание” денежных средств компании;
работу с покупателями и заказчиками в целях заключения с ними договоров на наиболее благоприятных для компании условиях, позволяющих получать предоплату (частичную или полную) за свою продукцию (услуги), сокращать периоды отсрочки платежей покупателям, минимизировать размер просроченной или безнадежной к получению дебиторской задолженности;
соблюдение баланса между предоплатой, которую компания выплачивает своим поставщикам, и отсрочкой платежа, которую она предоставляет свои покупателями, в целях недопущения ситуации, когда выплаты поставщикам осуществляются чаще и в больших объемах, чем поступают от покупателей и заказчиков.

Перечисленные выше критерии могут стать основой для оценки результатов деятельности сотрудников, работа которых связана со снабжением, продажами, планированием и управлением хозяйственной деятельности. Для этого необходимо будет разработать внутреннюю систему стандартов предприятия с конкретными нормативами либо предельными минимальными(максимальными) ограничениями значений для них.

Пример:

Переменная часть заработной платы продавцов может состоять не только из бонусов от объема продаж, но и включать в себя часть, которая будет зависеть от финансовой дисциплины их клиентов, от заключения договоров поставки на условиях предоплаты или минимальной отсрочки платежа и т.д.

Кроме этого, для успешного управления финансовыми средствами целесообразно установить практику ведения Платежного календаря.

Платежный календарь – это инструмент оперативного финансового планирования, с помощью которого можно отслеживать динамику платежей, определять их приоритетность и синхронизировать поступления и выплаты денежных средств.

Основная цель разработки платежного календаря – фиксация конкретных сроков поступления и выплат денежных средств, доведение этих сроков до конкретных исполнителей в форме плановых заданий.

По своей структуре платежный календарь соответствует структуре Отчета о движении денежных средств и включает в себя разделы поступлений и выплат по текущей, инвестиционной и финансовой деятельности. Каждый из указанных разделов состоит из:

графика предстоящих платежей;
графика предстоящих поступлений денежных средств.

Если компания осуществляет несколько видов деятельности, то платежный календарь целесообразно дифференцировать в разрезе отдельных видов хозяйственной деятельности. Это позволить отслеживать периоды отрицательных денежных потоков (когда выплаты денежных средств превышают их поступления) по каждому виду деятельности и анализировать степень финансовой автономности и самодостаточности каждого из направлений. Поскольку хронический дефицит финансовых средств в одном из них приводит к покрытию этого дефицита за счет поступлений от других видов деятельности.

Таким образом, механизм планирования платежного календаря позволяет оперативно выявить наметившиеся финансовые дисбалансы в деятельности компании и каждого из ее направлений бизнеса.

Шаг планирования в платежном календаре, в зависимости от интенсивности денежных выплат и поступлений, может быть установлен в следующих форматах: ежедневном, еженедельном или ежедекадном.

В разделе платежного календаря поступлений и выплат по текущей деятельности основными видами платежей являются:

налоговые выплаты;
инкассация дебиторской задолженности - суммы и сроки поступлений отражаются в соответствие с условиями заключенных с контрагентами договорами (контрактами); просроченная дебиторская задолженность - на основе предварительного согласования погашений задолженности;
обслуживание заемных средств – суммы и даты выплат включаются в платежный календарь в соответствии с условиями кредитных (лизинговых) договоров;
выплаты заработной платы – отражаются суммы и сроки платежей указываются исходя из штатного расписания, условий трудовых договоров и сметы затрат на заработную плату;
график формирования производственных запасов – стоимость закупаемых сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, расходы по транспортированию и страхованию в процессе перевозки, а также даты платежей устанавливаются в соответствии с договорами поставки или планами закупки товарно-материальных ценностей; в составе этих платежей также отражается погашение кредиторской задолженности предприятия по расчетам с поставщиками;
график управленческих расходов - отражаются платежи по закупке канцелярских принадлежностей и компьютерных программ, обслуживанию оргтехники, расходы на командировки и прочие затраты, связанные с управлением предприятием; сумма этих платежей определяется соответствующим бюджетом расходов, а даты их осуществления — по согласованию с соответствующими подразделениями и сотрудниками;
план реализации продукции – отражаются поступления денежных средств за реализованную продукцию (товары и услуги), а также выплаты на маркетинг, содержание сбытовой сети, рекламу и т.п.

Надеюсь, мой ответ получился исчерпывающим. Если у вас, уважаемые читатели, появились свои вопросы, непременно их напишите. Я буду рада на них ответить.