В любой компании есть четкое распределение обязанностей: юристы, бухгалтеры, HR-специалисты и другие сотрудники выполняют свои функции. Однако часто возникает ситуация, когда происходит сбой или нарушение, и руководитель в недоумении спрашивает: «Почему меня никто не предупредил?». В ответ сотрудники разводят руками, ссылаясь на то, что каждый делал строго свою работу, прописанную в должностной инструкции. Возникает вакуум ответственности за оценку и предупреждение бизнес-рисков.
Реальный пример из практики
На одном из семинаров бухгалтер поделился типичной проблемой. Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, отпускные должны быть выплачены сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска. В его компании сложилась практика, когда заявления на отпуск утверждались руководителем всего за день до его начала. После этого документ попадал в отдел кадров для издания приказа, а затем — в бухгалтерию для выплаты.
Обратите внимание: УПАКОВКА БИЗНЕСА.
В результате отпускные выплачивались с нарушением закона. Когда бухгалтерия указала отделу кадров на опоздание с документами, кадровики ответили, что действовали на основании подписи директора. Бухгалтер задался резонным вопросом: как в такой ситуации компания может защититься от штрафов?Правовая ответственность и распределение рисков
Ответ неутешителен: в описанном случае защититься практически невозможно. Требования статьи 136 ТК РФ являются обязательными, а за их нарушение предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Ключевой момент здесь в том, что, подписывая приказ о отпуске в последний момент, руководитель компании лично принимает на себя связанные с этим риски, включая финансовые санкции от проверяющих органов.
«Но что, если директор потом спросит, почему мы его не предупредили о возможных последствиях?» — беспокоится бухгалтер. Этот вопрос затрагивает самую суть проблемы управления рисками в организации.
Кто должен предупреждать о рисках?
В бизнес-процессах часто неясно, на ком лежит обязанность по идентификации и коммуникации рисков. Рассмотрим основных потенциальных «сторожей»:
- Юристы. Обычно они сосредоточены на договорах, судебных спорах и крупных сделках, и редко вовлекаются в рутинное кадровое делопроизводство.
- HR-менеджеры (сотрудники отдела кадров). Их задача — оформлять документы на основании распоряжений руководства, а не оценивать правовые риски каждого подписанного заявления.
- Бухгалтерия. Её прямая обязанность — начислять и выплачивать деньги согласно документам, а не анализировать сроки их подготовки и согласования.
Таким образом, риски, за оценку которых де-факто никто не отвечает, могут возникать на стыке процессов и зон ответственности разных отделов.
Как выстроить систему управления рисками
Если руководитель хочет быть защищенным и вовремя получать информацию об угрозах, ему необходимо proactively выстроить соответствующие процессы. Для этого нужно:
- Провести аудит и выявить зоны риска. Определить, в каких бизнес-процессах (кадровых, финансовых, договорных) с наибольшей вероятностью могут возникать проблемы.
- Закрепить ответственность. Четко понять, какие специалисты (юрист, финансовый директор, HR) компетентны оценивать риски в каждой конкретной области.
- Внедрить процедуру подтверждения. Организовать workflow таким образом, чтобы перед финальным утверждением документа ответственный специалист давал письменное подтверждение об отсутствии рисков или составлял сопроводительную записку с их описанием.
Важный вывод: если руководитель сначала подписывает документ, а уже потом отправляет его на согласование или оценку рисков, он тем самым принимает все потенциальные негативные последствия на себя. В такой ситуации сложно винить подчиненных в том, что они «не предупредили».
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: О рисках бизнеса.