Перед нашей командой стояла задача автоматизировать все процессы в компании и помочь ей начать масштабироваться по всей России
О проекте
Срок реализации проекта: с сентября 2018 года по 2020 год.
Менеджер проекта: Костин Антон.
Сфера деятельности: Оказание юридических услуг.
Цель заказчика в проекте: Наша задача оцифровать все процессы происходящие в компании, оптимизация времени работы с клиентами и создание технического отдела в управляющей компании.
О клиенте
Центры помощи кредитным должникам Help Me основаны в 2015 году, имеющего собственные филиалы в Санкт-Петербурге и Рязани.
С 2017 года филиалы компании под брендом HelpMe начали открываться по всей России.
Данная компания положила начало нашему росту как интегратора.
Это очень ценный опыт, который был получен очень тяжёлым трудом.
Костин Антон, Аналитик.
Сложности до внедрения amoCRM
В данной компании не было crm систем и всю работу сотрудники вели в гугл таблицах и листочках.
Так как компания активно развивается и готовится к продаже франшиз, нужно в кротчайшие сроки автоматизировать и облегчить как можно больше действий сотрудников: Менеджеров, Юристов, Помощников арбитражных управляющих и тд.
Задачи, которые необходимо выполнить:
- Ведение судебной работы в crm системе.
2. Полный контроль каждого клиента ( Нельзя забывать о суде, Оплате клиента, Подачи документов в суд, направлении уведомлений и тд).
3) Все документы формируются в одном окне и хранятся в нём же.
4) Записи разговоров всех юристов и менеджеров.
5) Автоматические уведомления клиентов о сборе документов, оплатах и тд)
6) Контроль просрочек по клиентам, Контроль сроков в процедуре и до судебной подготовке.
7) Все отделы работают в одной системе (Менеджеры, юристы, помощники арбитражных управляющих, бухгалтер, отдел контроля качества)
Внедрение amoCRM
Первый и самый обширный этап работы с данным клиентом
Вначале работы необходимо провести Аудит бизнес процессов и ответить на все вопросы для проекта.
Как работают специалисты?
Где хранить и создавать документы? (Их очень много в данной сфере)
Как контролировать работу более 200 сотрудников в будущем?
По плану использовалось несколько воронок для разделения отделов внутри компании.
Воронка "продажи" необходима для того чтобы сотрудники компании могли принимать заявки с разнообразных источников, заключать договора и собирать с клиентов ежемесячные платежи.
Воронка "продажи" стандартная и состоит из таких статусов как: Знакомство, встреча, договор, проверка договора, сбор платежей.
Все процессы прописаны с помощью Sensei.
Автоматическая отправка смс, уведомление о скорой оплате.
Каждая задача для менеджера являлась обязательной к выполнению и ведёт по заданному бизнес-процессу. Поэтому по каждому клиенту соблюдались регламенты обработки.
После того как менеджеры заключили договор, он обязательно проверялся сотрудниками ОКК.
Каждое расторжение договора, обрабатывал процесс Sensei.
И очень часто позволял вернуть клиента после расторжения.
Оказывалось множество дополнительных услуг, каждая прописана в процессе Sensei.
Менеджеру не нужно было очень глубоко знать какие документы необходимы, процесс ему подсказывал, что необходимо сделать.
Какие преимущества мы дали для отдела продаж в amoCRM?
Всего в amoCRM на момент написания статьи было 50 франчайзи.
У нас получилось объединить всех сотрудников в одной системе и контролировать их работу.
Документооборот
Любой документ формировался в amoCRM
Каждый удалённый клиент проверяется ОКК
Это позволило возвращать клиентов и выявлять проблемы в продажах более качественно.
Каждый документ проверялся ОКК
При заключении договора с клиентом, его проверяли менеджеры ОКК и только после проверки пропускали в работу.
Юридический отдел и введение в процедуру
В юридическом отделе происходит сбор документов и подача их в суд.
Каждый шаг оцифрован и происходит автоматически.
У юриста есть все данные для создания документов, так как менеджер до него уже всю информацию заполнил.
Юристу остаётся только выполнять задачи, а процесс сам напоминает и ведёт клиента по этапам.
После того как прошёл суд, клиент попадает в процедуру и с ним начинает работать помощник арбитражного управляющего.
Так же весь процесс оцифрован и специалисту необходимо выполнять задачи и прикреплять документы вовремя. Управляющая компания отслеживала каждого клиента через ОКК и всегда знала если возникали проблемы или задержки в процедуре.
В данном проекте amoCRM позволила автоматизировать все процессы в управляющей компании и франчайзи .
Помогла создать отдел ОКК и контролировать всю работу федеральной сети.
Настройка облачного хранилища Nextcloud
Каждый отсканированный документ загружался в данный сервис.
В amoCRM получилось сделать свою интеграцию, которая позволяла сразу проставлять ссылки на необходимый документ и создавать сразу все необходимые папки.
Например что бы перевести клиента в юридический отдел, менеджеру необходимо загрузить в данные папки договор и все необходимые приложения.
После передать клиента на проверку ОКК.
Менеджеру ОКК нужно проверить документ и поставить свою проверку в amoCRM, только после этих действий менеджер на точке продаж сможет провести клиента дальше.
Преимущества внедрения собственного хранилища данных
Безопасное хранение данных
Все данные хранятся на собственных серверах и доступ сторонние компании к ним не имеют.
Права доступа
Очень гибки настройки облачного хранилища и amoCRM позволили сделать систему, где невозможно пойти против заданного процесса. Нельзя удалить документы или переместить. Каждый сотрудник видит, только то что ему необходимо.
Интеграция amoCRM
Что бы не хранить данные на серверах amoCRM было принято решение о внедрении данного сервиса. Написанная нашими разработчиками интеграция, позволила автоматизировать создание папок и структуры, для каждого клиента.
Настройка собственной АТС 3сх
Данная АТС очень подходила для работы.
Не дорогое обслуживание, по сравнению с конкурентами и обслуживание полностью зависит от нас.
Была произведена настройка АТС, куплен сервер, номера для регионов и стационарные телефоны.
Менеджерам можно было выбрать через какое устройство разговаривать с клиентом.
АТС поддерживает любые стационарные телефоны, наушники.
Так же есть мобильное приложение и переадресация на личный номер.
Наши разработчики проделали немалую работу по внедрению АТС. Всего было подключено около 100 внешних номеров и 300 добавочных номеров для сотрудников.
Настроены часовые пояса и голосовое меню для клиентов.
Чем нам помогла своя АТС
Контроль работы системы
Мы смогли контролировать каждую неисправность и в нужное нам время проводить обновление и устранять ошибки без вреда франчайзи.
Низкая стоимость обслуживания
Так как АТС находится на собственном сервере, её мог обслуживать 1 сотрудник для 50 регионов. Настраивать переадресацию, подключать новые телефоны.
Записи разговоров
Все записи попадали в облачное хранилище, для удобства работы ОКК. Они могли найти очень быстро необходимую запись разговора.Обратите внимание: Когда долг компании может лечь на плечи собственника бизнеса или директора?.
Так же записи дублировались в amoCRM.
Создать карусель Добавьте описание
Организация собственной технической поддержки внутри компании и создание отдела ОКК
Техническая поддержка оказывалась всем франчайзи и управляющей компании. Оказывалась через тикет систему и так же можно было позвонить в критической ситуации.
Были разработаны регламенты работы технической поддержки. Среднее время ответа не более 5 -10 минут.
Вместе с отделом технической поддержкой, был создан отдел контроля качества. Сотрудники этого отдела слушали звонки, проверяли документы, проверяли удалённых клиентов и много другое. Вся работа происходила в amoCRM.
Какие плюсы в собственном ОКК и техническом отделе
Экономия на специалистах для франчайзи.
Любая проблема по всей федеральной сети устранялась через управляющую компанию. Контроль всех франчайзи должен происходить через управляющую компании. Собственникам франшизы не нужно нанимать технического специалиста.
Контроль работы всех сотрудников с помощью ОКК
Данный отдел контролировал всю работу в amoCRM, облачном хранилище. Возвращал клиентов из удаления. Так же очень качественно возвращал клиентов, которые рассторгли договор.
Обучение сотрудников
Обучением новых сотрудников работе в amoCRM занимался отдел контроля качества. Так же обновление amoCRM или других сервисов часто происходил совместно с техническим отделом и ОКК. Отдел контроля качества позволяет найти проблемы намного быстрее.
С данным клиентом работа происходила более 2 лет.
Запишитесь на презентацию
Продемонстрируем функционал amoCRM и покажем, как адаптировать систему индивидуально под Ваши задачи
https://1-link.ru
Больше интересных статей здесь: Банки.
Источник статьи: ВНЕДРЕНИЕ AMOCRM ДЛЯ ЮРИДИЧЕСКОЙ КОМПАНИИ HELP ME.