Выгорание, график 5/2, миллион задач на день — рабочий режим современности и так делает труд практически титаническим.

Сколько встреч в неделю у вас в календаре? Пять? Десять? А теперь представьте, что их так много, что свободное «окно» для новой — только через девять месяцев. Как перестать тонуть в бесконечных Zoom-встречах и сохранить энергию для реальной работы? Что значит жить в календаре, забитом совещаниями «в три этажа», и как выстроить работу так, чтобы встречи перестали высасывать силы и начали приносить результат. Поговорили с Марией Тесло-Даниловой — основательницей консалтингового агентства A4 и со-основательницей трансформационного проекта «Территория Мышления» (читайте также: Меньше работать, больше жить: как целое поколение зумеров выбыло из карьерной гонки).

Откуда корни растут

Проблема бесконечных зумов не появилась вчера. В книге «Эффективный руководитель», впервые опубликованной в 1967 году, знаменитый бизнес-консультант Питер Друкер писал:«Совещания по определению являются уступкой несовершенной организации. Ведь человек либо встречается, либо работает. Невозможно делать и то, и другое одновременно». С тех пор прошло больше полувека, но, похоже, ничего не изменилось: время по-прежнему остается игрой с нулевой суммой.

Рабочий календарь порой напоминает многоэтажный торт: встречи идут в три слоя, без единого просвета. Приходится, сидя на одном совещании, параллельно отвечать на письма, подписывать договоры и решать срочные задачи. Такое существование выматывает не только физически, но и эмоционально — день превращается в какой-то бесконечный zoom-марафон, в котором даже не остается времени на ежедневную рабочую рутину.

Почему это так выматывает

Исследования показывают, что постоянные встречи напрямую влияют на наше эмоциональное и физическое состояние. По данным Atlassian, 72% работников считают, что большая часть совещаний неэффективна, а 51% признаются, что из-за перегруженного календаря им приходится перерабатывать вечерами и по выходным. Почти 77% сталкиваются с ситуацией, когда количество встреч просто не оставляет времени на выполнение основной работы (читайте также: Будни без пятницы: как работает 4-дневная неделя и почему она выгодна).

Ситуацию усугубляет феномен Zoom fatigue — «зум-усталость». Ученые Стэнфордского университета выделяют четыре ключевых причины:

1. Постоянный зрительный контакт
   Мы вынуждены смотреть в лицо собеседникам (и себе) дольше, чем в офлайн-разговорах, что создает ощущение давления.

2. Собственный «портрет» на экране
   Наблюдение за собой в реальном времени вызывает самокритику и тревогу. Особенно сильно это сказывается на женщинах: по данным исследований на базе кафедры социальной психологии Университета Южной Флориды чем больше времени мы проводим на видеозвонках, тем хуже начинаем относиться к своей внешности. Постоянное наблюдение за собой в маленьком окне Zoom усиливает недовольство лицом, мимикой, прической — и да, женщины сообщают о большей утомляемости от видеозвонков, чем мужчины.
   

3. Ограниченная подвижность
   В отличие от живых встреч, в Zoom мы буквально прикованы к окошку камеры, что физически утомляет.

4. Повышенная когнитивная нагрузка
   Онлайн сложнее улавливать невербальные сигналы, поэтому мозг работает в усиленном режиме.

Как в календаре расползается лавина ненужных встреч

В корпоративной культуре встречи часто назначают не потому, что без них нельзя обойтись, а потому что это стало привычным и «удобным» инструментом.

Вот самые частые причины:

• Создать видимость важности вопроса — чем больше людей на встрече, тем значимее кажется тема и выше авторитет инициатора встрече.

• Пригласить «просто послушать» — вместо того, чтобы отправить короткие тезисы или отдельный апдейт по итогам.

• Задать один вопрос — который вполне можно решить в чате или коротким звонком на 5 минут.
  

  Новости СМИ2

• Снять тревогу у организатора — встреча назначается, когда человек не знает, как решить задачу, и надеется, что коллективное обсуждение принесет ответы.

В итоге многие встречи превращаются в иллюзию работы. Да, камеры могут быть включены, но это не значит, что люди реально участвуют в обсуждении.

Обратите внимание: Как обустроить рабочий стол для успешной карьеры по фэн-шуй.

Грамотные руководители с проблемой стараются бороться. Топ-менеджеры имеют доступ к календарям команды и видят, что свободных слотов почти нет, как следствие у команды не остается времени даже просто…подумать. Иногда ближайшее «окно» для встречи бывает через девять месяцев. В таких ситуациях сотрудники объединяются с начальником и ходят на «митинги», чтобы выяснять, зачем здесь конкретный сотрудник, какую пользу он может привнести в рамках встречи. Если оказывается, что его присутствие некритично, руководители отправляют его работать. В некоторых компаниях и вовсе существует понятие «день без встреч», например, по четвергам — и да, это работает.

Как компании борются с календарным хаосом

Есть компании, которые нашли рабочие способы бороться с календарным хаосом. Shopify, например, встроила в календарь виджет, который автоматически считает стоимость встречи, исходя из длительности и зарплаты участников. Когда видишь, что часовой разговор двадцати человек «стоит» десятки тысяч долларов, желание собирать всех подряд резко уменьшается.

В Asana придумали «Судный день»: раз в несколько месяцев сотрудники на 48 часов удаляют из календаря все регулярные встречи и возвращают только те, что действительно нужны. Это удивительно дисциплинирует — исчезают бессмысленные ежедневные митинги, которые жили лишь по привычке.

Но даже самые жесткие регламенты и фильтры не заменят главного — умения провести встречу так, чтобы она принесла результат. Модерация — это не просто «вести созвон», а полноценная фасилитация. Нужно понимать, зачем именно собрались люди, держать разговор в русле темы, вовлекать тех, кто обычно молчит, мягко прерывать тех, кто монополизирует эфир, и обязательно завершать обсуждение конкретными договоренностями. Это отдельный профессиональный навык, который есть далеко не у всех — и именно он превращает встречу из пустой траты времени в инструмент прогресса.

Если же модерации нет, появляется эффект тихого хаоса: каждый уходит с собственным пониманием того, что произошло и что делать дальше. Представьте: в комнате сидит пять человек, и никто не спросил их напрямую: «Что поняли? Какой вывод? С чем уходите? Что будете делать?» — ответы (и действия) будут разными. И то, что должно было стать общей точкой опоры, оборачивается разрозненными интерпретациями и лишней работой за пределами самой встречи, которая рождает…новую встречу.

Будущее зумов

В начале пандемии Zoom казался спасением: мы могли видеть коллег, находясь в разных городах и странах. Но сегодня все больше компаний и специалистов ищут способы сократить время на синхронные разговоры. Развиваются асинхронные форматы: вместо часового звонка — короткое видео с пояснением, комментарии в документах, совместные доски.

Мы движемся в сторону осознанных коммуникаций, где встреча — это редкий и ценный инструмент, а не ежедневная рутина. И, возможно, через несколько лет календарь перестанет быть многоэтажным тортом, а станет легким и питательным завтраком — ровно таким, каким и должен быть.

Фото: социальные сети @livia, @seavieg, @oliviaphillipps, @kyliejenner, @magui_corceiro