Топ-10 инструментов операционного директора, без которых бизнес тонет в хаосе

Когда в команде больше трех человек, интуиция уже не работает. «Мы обсуждаем все, что угодно», «У нас маленькая команда» — эти слова могут легко вызвать путаницу. В конце концов, никто не знал, куда мы направляемся, кто за что отвечает и почему постоянно не хватает рабочей силы и средств.

Привет! Меня зовут Юлия Балдина, я оператор, трекер, наставник и резидент Club.org. Я помогаю компаниям, находящимся на стадии роста, привести в порядок свои проекты, команды и финансы. Я поделюсь десятью проверенными инструментами, которые помогут вам не только выжить, но и устойчиво развиваться. Все основано на реальном опыте — моем собственном опыте и опыте моих клиентов.

1. Оргструктура: кто кому кто и зачем

Самый недооцененный документ. Но он ответил на вопрос: кто за что отвечает, кому подчиняется и кто с кем должен общаться.

➡ Бонус: если кто-то выгорит или уйдет, вы знаете, кому что передать.

📌 Полезным ориентиром является организационная структура Высоцкого: четкая, системная, с ролями, а не просто должностями.

Показательный пример: когда мы начали составлять первый черновик, менеджеры начали злиться: «Мне придется все это делать одному?! У меня и так столько людей на примете?!»

2. Финмодель: хватит считать «в голове»

Финансовая модель — это как Google Maps для бизнеса. Без него вы сможете управлять автомобилем только на ощупь.

Хорошая финансовая модель:

• Показывает структуру доходов и расходов,
• Сколько человек рекомендуется нанять и когда,
• Помощь в планировании маркетинга, производства, рабочей нагрузки команды,
• На главный вопрос дан ответ: «Победим ли мы в конце концов?»

Без финансовой модели вы можете сделать только одно предположение. Но затем наступило истощение бюджета, хаос и паника: «Где деньги?!».

📌Мы все знаем о финансовых консультантах, и если в команде нет собственного финансового персонала, стоимость найма финансового консультанта обычно не так уж и высока. Но он будет управлять финансами в соответствии с вашими существующими процессами, то есть ему все равно придется ими управлять. Я считаю, что в целом операционный директор должен принимать любые решения, основываясь исключительно на своем видении прибыли или инвестиционных выгод проекта.

3. Стратегический план: вектор, а не список хотелок

Стратегическое планирование — это вопрос «Зачем мы все это делаем?» Каковы долгосрочные цели бизнеса? Где мы надеемся оказаться через год, три или пять лет?

Это нужно не только основателям. Это нужно всей команде, чтобы:

• Нет никаких конфликтов приоритетов,
• Сотрудники принимают собственные решения и понимают общие цели.

4. Бизнес-план: тактика и контрольные точки

Мы переводим стратегию в конкретное содержание: направления, цели, сроки и обязанности.

Обратите внимание: 13 вeщей, о которых важно помнить, когда жизнь бьет вас по голове?.

Хороший бизнес-план отвечает на три вопроса:

1. Кто это сделал?
2. Что он делает?
3. Когда мы поймем, что мы сделали (или не сделали)?

🎯 А также – что делать, если цель не достигнута. Что делать, если он превышает установленный лимит.

5. Roadmap: спринты, а не «когда-нибудь потом»

Превращайте бизнес-планы в управляемые истории:

• Год → Квартал,
• Квартал → Месяц,
• Месяц → Неделя.

Вы можете сделать это в любом удобном для вас формате — Google Sheets, Notion, таск-трекере с диаграммой Ганта или доской Канбан. Самое главное — это движение и актуальность.

📌 Также стоит научить высшее руководство и владельцев процессов разбивать основную дорожную карту на собственные дорожные карты. Затем каждый несет ответственность за свои долгосрочные цели (сейчас мы считаем долгосрочными не менее 3-6 месяцев; в текущих условиях бессмысленно описывать стратегию на 1-3 года)

6. Онбординг: не только для новичков

Удивительно, но многие конфликты, невыполненные задания и вопросы «я думаю, это нужно было сделать по-другому» возникали из-за отсутствия системы адаптации.

В его содержание входит:

• Ценности и миссия компании,
• Кто наши клиенты и почему они важны,
• Как мы работаем с ценами, финансированием, юридическими вопросами.

📌 Онбординг — это не файл в Notion. Таковы правила игры для вашей компании.

7. Инструкции: всё, что повторяется дважды — документируй

• Как закрыть клиента?
• Как инициировать мероприятие?
• Как сделать презентацию?

Если вы объяснили это дважды, пожалуйста, уточните. Без направления вы не команда, вы просто группа энтузиастов.

Важно: Начнем с инструкции «как писать инструкции» — чтобы они были понятными, краткими и яркими, а не в духе «в соответствии с пунктом 3.4 Положения...».

8. План по численности: не угадывай людей «на глазок»

• Сколько человек нам нужно?
• когда?
• Какие навыки использовать?
• Сколько будет стоить их привлечение и размещение?

Если вы этого не знаете, вы будете либо перегружены, либо недогружены. Ни один из подходов не приносит пользы бизнесу в долгосрочной перспективе.

9. Система премирования и контроля качества

• Что делает работу хорошей?
• Где находится красная зона?
• Кто проверяет?
• Как рассчитываются бонусы?

🔍 ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ: Бонусы — это не что-то вроде: «Ладно, он хороший парень, давайте дадим ему несколько бонусов». Это часть системы. И обратная связь — регулярная, честная, с цифрами.

10. Юридический контур

Ваша компания — это больше, чем просто команда и продукт этот:

• скидка,
• Договоры с клиентами и подрядчиками,
• Внутренние документы.

У вас должен быть шаблон договора, четкий контрольный список для запуска нового продукта и понимание того, чего не следует обещать устно, поскольку устное обещание становится обязательством.

Вместо вывода

Не паникуйте, если вам кажется, что вы еще не внедрили как минимум 3–4 инструмента. Это хорошо. Самое главное — начать.

📌 Я работаю с командой в качестве директора по операциям и трекера команды. Я помог внедрить эти системы без боли, сопротивления или бесконечных «это работало, а это не работало».

Если вам нужны шаблоны, контрольные списки или предложения по ОС, свяжитесь со мной в Telegram. Я помогу вам понять, с чего начать организацию и как быстро добиться результатов.

Если у вас есть что добавить к списку, поделитесь этим в комментариях — мы составим список обязательных вещей для управления операциями.