Система в системе: почему автоматизация неизбежна
Каждая компания представляет собой сложный механизм, где различные элементы связаны потоками материальных и информационных ресурсов. Эффективность управления напрямую зависит от способности руководства контролировать эти потоки, оперативно вносить коррективы и создавать новые. Ключевую роль здесь играет скорость и качество поступающей информации для принятия решений.
По мере роста бизнеса внутренние процессы усложняются, а требования к данным становятся строже. Наступает момент, когда ручные методы управления уже не справляются, и автоматизация становится не просто опцией, а необходимостью. Особенно остро эта потребность ощущается в кризисные периоды, характеризующиеся дефицитом ресурсов, когда каждый просчет в планировании проекта сопряжен с высокими рисками.
В условиях нестабильности критически важно пересмотреть и модернизировать такие ключевые финансовые блоки, как бюджетирование, управленческий учет, оперативное управление денежными средствами и контроль дебиторской задолженности.
В данной статье мы сознательно не затрагиваем тему бухгалтерского учета, так как его автоматизация в современном бизнесе стала стандартной практикой.
Остальные компоненты финансового управления могут быть автоматизированы с разной степенью глубины. Выбор инструментов и подходов зависит от специфики, масштабов и текущих потребностей конкретной организации.
Ключевые этапы автоматизации финансового управления
Опыт показывает, что автоматизацию систем управления, особенно финансовых, необходимо проводить комплексно. Ее реальная ценность оценивается по влиянию на компанию в целом, а не только по улучшениям в отдельно взятом подразделении. Как правило, этот процесс реализуется в формате полноценного проекта.
Детальный план проекта автоматизации
- Постановка целей. Первый и фундаментальный шаг — четко определить, зачем нужна автоматизация. Какой конкретный бизнес-результат ожидается? Только ответив на эти вопросы, можно обосновать инвестиции и впоследствии измерить эффект.
- Организационная подготовка. До старта необходимо решить ряд административных вопросов: утвердить сроки, выделить бюджет и человеческие ресурсы, сформировать проектную команду и продумать систему мотивации для вовлеченных сотрудников. Эти аспекты заслуживают отдельного глубокого рассмотрения.
- Анализ и моделирование процессов. Тщательный анализ существующих бизнес-процессов и проектирование целевой модели («как должно быть») — залог успеха. Ошибки на этом этапе обходятся дорого, так как переделка настроенной системы требует значительно больше усилий, чем изначальная качественная проработка.
- Определение правил работы. После понимания процесса необходимо формализовать правила его функционирования — создать методологическую основу. Этому аспекту уделим особое внимание далее.
- Формирование технического задания. Сформулированные правила трансформируются в конкретные технические требования к будущей IT-системе. Этот документ служит основой для выбора программного продукта и постановки задач разработчикам.
- Настройка и доработка ПО. Это этап, который чаще всего ассоциируется с автоматизацией. Однако, как мы видим, это лишь один из многих необходимых шагов в цепочке.
- Обучение персонала. Крайне важный этап, которому часто не уделяют достаточного внимания. Качественное обучение и информирование сотрудников значительно снижают сопротивление изменениям и ускоряют адаптацию. Игнорирование этого шага может привести к скрытому или явному саботажу нововведений.
- Пилотная эксплуатация. На этом этапе происходит «обкатка» системы, выявление и исправление ошибок, а пользователи получают практический опыт работы.
Обратите внимание: Чек-лист: 4 шага для управления личными финансами, как начать откладывать на будущую пенсию.
Часто руководство пытается сократить этот период, что является ошибкой. Именно здесь выявляются недоработки, вызванные как техническими настройками, так и неточно сформулированными изначально целями. - Промышленная эксплуатация и оценка. После успешного завершения пилотного запуска система переходит в полноценную эксплуатацию. Только теперь появляется возможность объективно оценить достигнутые результаты и соответствие поставленным в начале проекта целям.
Далее рассмотрим некоторые из этих этапов более подробно.
Глубокий анализ бизнес-процессов
Для успешной автоматизации необходимо не просто выявить, а детально проанализировать и описать существующие процессы.
Понимание взаимосвязей между отдельными операциями, их целей и ответственных лиц позволяет избежать критических ошибок при проектировании автоматизированной системы и корректно сформулировать задачи для каждого ее модуля.
Для описания процессов используется специализированный инструментарий: BPWin, Visio, Aris, ИНТАЛЕВ Навигатор и другие. Результатом становится как текстовое описание, так и наглядные графические схемы (см. Рисунок 1), которые помогают выявить «узкие места», дублирование функций и возможности для оптимизации.
Рисунок 1. Графическое описание процесса (на примере процесса бюджетного планирования в ИНТАЛЕВ Навигатор)
При моделировании процессов фокус должен быть на основном бизнес-процессе компании (например, производство или продажи). Все вспомогательные и обслуживающие процессы (к которым часто относится и финансовое управление) должны быть выстроены так, чтобы максимально эффективно поддерживать основную деятельность.
Пример из практики
Собственники холдинга, занимающегося логистикой и торговлей, поставили задачу построить единую систему управленческого учета. Начали с анализа.
Выяснилось, что разные направления бизнеса (логистика, опт, розница) исторически существовали обособленно, со своими правилами планирования и учета. У каждого были свои аргументы в пользу сложившейся практики.
Детальный анализ позволил выявить ключевые особенности каждого направления (момент признания затрат, методы ценообразования, принципы распределения накладных расходов). Это стало основой для разработки единой, но гибкой методологии, учитывающей эти различия.
Разработка методологической основы
После определения процессов и ответственных необходимо решить, какие именно показатели (как финансовые, так и операционные) будут использоваться для управления, как они будут рассчитываться и в каком виде представляться руководству.
Опыт показывает, что у большинства компаний отсутствует целостная, актуальная методология, отвечающая современным потребностям в информации. Иногда она есть, но требует серьезной доработки. Редко встречаются полностью проработанные модели, готовые к автоматизации.
В организации должен быть назначен ответственный центр компетенций (или владелец модели), который будет заниматься поддержкой, актуализацией методологии и принятием решений о ее изменениях. Этот человек или группа несут ответственность за работоспособность системы управления и достижение ею поставленных целей.
Продолжение примера
В упомянутом холдинге единой методологии не существовало. Каждое подразделение формировало отчетность в удобном для себя формате, что приводило к длительному и трудоемкому процессу консолидации. Итоговые отчеты для собственника содержали лишь выборочные данные, не давая полной картины.
Задачей консультантов стала унификация принципов учета на основе разработанной финансовой структуры холдинга. Были созданы единая учетная политика, методика планирования, четко распределена ответственность за показатели и установлены универсальные правила их расчета для всех бизнес-направлений.
Именно проработанная методология превращается в детальное техническое задание. Она должна быть рабочей, а не оставаться на бумаге. Для этого необходимо детально прописать все требования: перечень аналитических разрезов, форматы первичных документов и отчетов, алгоритмы расчетов, предполагаемые объемы данных, количество пользователей и т.д.
Выбор, настройка и внедрение ПО
Имея на руках детальные требования, компания может переходить к осознанному выбору программного продукта. На рынке представлено множество решений с разным функционалом, и их сравнение поможет выявить оптимальный вариант.
На практике полноценные тендеры характерны для крупных организаций. Средний бизнес чаще обращается к консультантам или проводит анализ силами собственной IT-службы.
В России популярны решения, совместимые с платформой «1С», что обусловлено ее широким распространением для бухгалтерского учета.
Важно понимать: выбор продукта — не финал. Почти всегда требуется его доработка и тонкая настройка под уникальные задачи компании. Эту работу можно вести силами внутренних специалистов или привлечь внешних подрядчиков.
Специалисты, выполняющие настройку, оценивают возможности ПО и предлагают способы реализации требований компании. Результатом их работы становятся технический проект и техническое задание на доработку — ключевые документы, регламентирующие процесс внедрения. Для любого из путей необходимо заранее заложить бюджет и оценить риски.
Завершение кейса
Холдинг из нашего примера пытался собственными силами внедрить единую систему учета несколько лет. Однако, поскольку исторически бизнес-единицы были автономны, IT-служба, не имея централизованных полномочий, реагировала на разрозненные запросы подразделений. Не было единого центра управления проектом.
Ситуация изменилась с приходом внешнего консультанта, который не только разработал методологию, но и убедил руководство в необходимости назначения ответственного владельца для всей системы бюджетирования и учета. Это помогло преодолеть сопротивление руководителей направлений, заинтересованных в сохранении старого порядка.
Наши решения для эффективного управления финансами
Ознакомьтесь со всем спектром наших услуг на сайте
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: От процессов до работающей системы: автоматизация системы управления финансами.