С конца 1980-х годов в России стало популярно использовать западную терминологию, чтобы казаться более прогрессивными. Эта тенденция, зародившаяся более 35 лет назад, проникла во многие сферы, включая гостиничный бизнес. Одним из таких модных понятий стала Единая система учета показателей деятельности гостиницы (USALI). Вокруг нее выросла целая индустрия: платные курсы, услуги по внедрению от управляющих компаний, обучающие ролики и даже специальные платные модули для 1С.
Хотя сама идея систематизации учета абсолютно здравая, вам не обязательно тратить время и деньги на посредников. Зачастую вы платите за сложные термины вроде «управленческий учет по международному стандарту» или «поиск слабых мест для увеличения прибыли». На самом деле, вы можете самостоятельно создать понятную и эффективную систему учета, идеально подходящую именно для вашего отеля.
Давайте приступим. В качестве примера рассмотрим гипотетическую гостиницу на 100 номеров. Ключ к успеху — ежедневный сбор максимально детализированной информации. Именно эта рутинная работа впоследствии позволит вам глубоко понимать все аспекты работы отеля и принимать взвешенные управленческие решения. Разберем основные блоки: учет по номерному фонду, ресторану, прочим доходам и расходам.
Глубокий анализ номерного фонда
Начнем с номеров. Обычно руководитель смотрит на базовый показатель — количество проданных номеров и вычисляет процент загрузки. Допустим, продано 27 номеров. Казалось бы, загрузка составляет 27%. Но эта цифра может вводить в заблуждение, если не учитывать номера, выведенные из оборота на ремонт, или предоставленные бесплатно (например, персоналу или по акции). Эти номера следует исключить из расчета, чтобы получить реальный показатель загрузки доступного для продажи фонда.
Более точный расчет загрузки с учетом номеров на ремонте и бесплатного размещения.
Важное предупреждение: такая детализированная аналитика — это ваша внутренняя кухня. Ее не стоит показывать посторонним. Например, информация о бесплатном размещении может привлечь внимание налоговых органов. Согласно законодательству, бесплатная услуга может быть расценена как доход физического лица, с которого необходимо удержать НДФЛ (13%). Налоговики могут рассчитать сумму исходя из тарифа номера и предложить гостинице заплатить этот налог.
Для качественного анализа нужна глубокая детализация. В нашей гостинице 100 номеров — это не однородная масса. Допустим, у нас есть 60 стандартных номеров (24 одноместных и 36 двухместных), 30 полулюксов и 10 люксов. Но и это не все. Часть номеров прошла реновацию (косметический ремонт с обновлением мебели). Чтобы не путать гостей термином «отремонтированный» (у него могут быть негативные ассоциации), лучше использовать категорию «улучшенный» (Deluxe). Также двухместные номера делятся на те, где стоят две раздельные кровати (twin), и с одной двуспальной кроватью (double).
Таким образом, мы получаем подробную классификацию: стандартные одноместные (улучшенные и обычные), стандартные двухместные нескольких подтипов, полулюксы (улучшенные и обычные) и люксы. Анализ загрузки по каждой категории отдельно дает гораздо больше информации, чем общая цифра в 27%.
Загрузка в процентах, разбитая по типам номеров.
Что нам дает такой детальный подход? Во-первых, мы видим, что улучшенные номера продаются лучше. Во-вторых, улучшенные номера с двумя раздельными кроватями пользуются особым спросом. Это знание позволяет обоснованно повышать тарифы на самые востребованные категории, планировать реновацию остальных номеров для перевода их в более дорогой сегмент и предлагать целевые скидки на номера с низкой загрузкой.
Также стоит детализировать данные по источникам бронирования: прямые продажи (сайт, телефон), онлайн-агентства (Booking.com и др.), корпоративные клиенты, группы. Полезно фиксировать, сколько номеров продано по стандартному тарифу, а сколько со скидкой или с отчислениями партнерам.
Учет в ресторане и других службах
Учет доходов ресторана следует разбивать на основные категории: завтраки (включенные и отдельные), обеды, ужины, банкеты, обслуживание в номерах (room service). Для глубокого анализа полезно также собирать данные о количестве покрытий (персон) на каждый прием пищи и стоимости израсходованных на него продуктов. Это позволит рассчитать среднюю себестоимость одного завтрака, обеда или ужина. Учет количества сотрудников в смену поможет отследить производительность труда (выручку на одного сотрудника).
Детализация прочих доходов
Все прочие доходы гостиницы (спа-центр, парковка, мини-бар, прачечная для гостей и т.д.) также необходимо учитывать максимально детально, по отдельным статьям. Это поможет оценить рентабельность каждого дополнительного сервиса.
Систематизация и распределение расходов
Расходы, как и доходы, удобно фиксировать ежедневно. Их логично группировать по «центрам ответственности» или «корзинам», соответствующим доходным направлениям: номера, ресторан, прочие доходы. Также выделяется категория «Общие расходы» — те, что нельзя однозначно отнести к конкретному центру (зарплата топ-менеджмента, коммунальные платежи за здание, охрана).
Прямые расходы по каждому центру (например, стирка белья для номерного фонда или закупка продуктов для ресторана) учитываются непосредственно. А общие расходы можно распределить пропорционально вкладу каждого центра в общий доход. Например, если номерной фонд генерирует 63% выручки, то на него списывается 63% общих расходов. Ресторан с долей в 22% дохода получает 22% общих расходов и так далее.
Зная общие расходы по номерному фонду (прямые + распределенная доля общих), можно рассчитать себестоимость одного проданного номера за период, что критически важно для ценообразования.
Ключевые показатели и практическая реализация
Ценность собранных данных раскрывается при их регулярном (ежедневном) сборе и последующем анализе в динамике — сравнении с предыдущим месяцем, кварталом или аналогичным периодом прошлого года.
На основе этих данных рассчитываются общепринятые показатели эффективности:
- ADR (Average Daily Rate) — средняя цена проданного номера. Рассчитывается как доход от номеров (за вычетом, например, стоимости завтраков, если они включены) / на количество проданных номеров.
- RevPAR (Revenue Per Available Room) — средний доход с одного доступного номера. Доход от номеров / на общее количество номеров в отеле (100 в нашем примере). Показывает, насколько эффективно используется номерной фонд.
- GOPPAR (Gross Operating Profit Per Available Room) — валовая операционная прибыль на один доступный номер. Общая операционная прибыль / на общее количество номеров. Это, пожалуй, один из самых важных интегральных показателей общей эффективности работы гостиницы.
Для сбора данных можно использовать Google Таблицы с ограниченным доступом или связку Google Форм (для внесения данных сотрудниками) и Таблиц (для аналитики руководством). Важно вести учет по методу начисления: фиксировать операции в день их совершения, а не оплаты.
Создание такой системы управленческого учета — это не сложно, а очень интересно и полезно. Она становится вашим главным инструментом для принятия финансовых решений, не уступающим по эффективности формальным стандартам вроде USALI, но полностью адаптированным под нужды вашего бизнеса.
Обратите внимание: Зачем управлять своими финансами?.
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: Про usali своими словами.