Со времен прихода к власти Горбачева стало модно сыпать всякими непонятными западными терминами. Наверное, в своих глазах человек казался (сам себе) очень продвинутым. Прошло уже 35 лет + и эта мода распространилась на все сферы жизни, включая и гостиничную.

Один из терминов - что "на слуху" - единая система учета показателей деятельности гостиницы. Появились платные курсы, управляющие компании предлагают внедрение, ролики на Youtube. Вот даже у поставщиков 1С появился специальный модуль (платный конечно) для подготовки отчетов по стандартам USALI).

На самом деле идея здравая. Но вы вполне можете обойтись своим умом и не тратить время и финансы на овладение данным механизмом у посредников. Заплатите деньги. получите массу терминов (правленческий учет гостиницы по международному стандарту, увеличение прибыли, поиск слабых мест и т.д. и т.п.).

Вы с первой минуты сами сможете создать свою систему учета и для вас эта система будет абсолютно понятной.



Приступаем. В качестве примера, возьмем гипотетическую гостиницу в 100 номеров. Вам необходимо на ежедневной основе собирать информацию по работе гостиницы - с максимальной детализацией. И вот эта ваша ежедневная работа по сбору данных и позволит в дальнейшем понимать все стороны жизни вашей гостиницы и принимать правильные решения. Рассмотрим по пунктам: номера, ресторан, прочие доходы, расходы.

Номера

начнем с номеров. выше мы условились - в нашей гостинице 100 номеров. Обычно руководитель гостиницы смотрит на такой показатель - сколько номеров продано. И вычисляет процент загрузки. Предположим, продано 27 номеров и от 100 номеров процент загрузки составляет:

загрузка в самом общем виде

Получаем цифру в 27%. Что может быть и правдой и нет, не правдой, точнее не совсем корректной цифрой. Почему так? Да потому что, в гостинице некоторое количество номеров может быть "на ремонте", какое-то количество номеров может быть предоставлено на бесплатной основе. А такие номера - правильно будет исключить из загрузки.

Более реальная цифра загрузки с учетом номеров на ремонте и бесплатные

Здорово. Теперь мы знаем реальную цифру загрузки. Идем дальше? Нет, предлагаю пока дальше заниматься с анализом продажи номеров.

Примечание: все эти расчеты - это ваша внутренняя кухня. И не стоит показывать ее "посторонним глазам". На первый взгляд безобидная информация может привести к серьезным финансовым потерям. например, наше налоговое законодательство не приемлет слово "бесплатно". И если что-то кому-то досталось бесплатно - кто-то должен заплатить налог на доход физических лиц, сейчас это 13%. То есть налоговики возьму тариф номера, который был предоставлен бесплатно, умножат на количество ночей и предложат оплатить 13 процентов от этой суммы. И скорее всего оплатить придется самой гостинице.

В нашей гостинице (100 номеров) разные типы номеров. Есть 60 стандартных номеров, из них 24 номера одноместных и 36 номеров двухместных. Но и это еще не все. Гостинице нашей уже 15 лет и мы постоянно понемногу занимаемся реновацией (очень модный термин - на самом деле за этим термином скрывается косметический ремонт + замена мебели и сантехники, иногда окон и дверей). И так у нас 24 стандартных одноместных номеров, но из них в 10 уже произведена реновация (косметический ремонт), а в 14 нет, все пока так, как было при открытии. Для удобства классификации назовем номера с ремонтом стандартные улучшенные одноместные. Номера без ремонта: стандартные одноместные. Со стандартными двухместными та же история: есть с косметическим ремонтом - таких 24 и без косметического ремонта - таких 12. Одни мы назовем стандартные улучшенные двухместные (таких у нас 24) и оставшиеся - стандартные двухместные. Если мы говорим о 2-х местных номерах - то у нас есть и дальнейшее деление. Потому что в одних номерах у нас две отдельные односпальные кровати. А в других одна 2-х спальная кровать. У буржуев номера с отдельными односпальными кроватями называются twin, а номера с одной 2-х спальной кроватью double. Чтобы не использовать буржуйские термины и самим не запутаться - назовем номера как "двухместный" и "двухместный с двумя кроватями". И получаем уже четыре подтипа: стандартный улучшенный двухместный, стандартный улучшенный двухместный с двумя кроватями, и стандартный двухместный и стандартный двухместный с двумя кроватями. Не забываем, у нас еще остается 40 номеров. Будем считать, что у нас есть еще 30 полулюксов и 10 люксов.

С люксами все просто. Это любой номер, в котором 2 и более комнат. В нашей гостинице все люксы одинаковые и уже все отремонтированные. так что мы будем их просто называть "люксы". Что такое "полулюксы"? Это номер в котором все еще одна комната, но площадь номера значительно больше обычного стандартного. Дополнительная площадь при входе, большая по размеру ванная. И т.п.

Обратите внимание: Зачем управлять своими финансами?.

Такие номера хочется продать подороже. Их можно оснастить более дорогой мебелью. Вместо обычной ванны можно установить джакузи. По цене люкса такой номер не продашь, но цена на него будет выше, чем на обычный стандартный. Часть полулюксов у нас уже отремонтированы. Итак, у нас есть: 20 полулюксов улучшенных и 10 полулюксов.



Кстати, по-английски термин "улучшенный" звучит очень красиво - "DeLuxe". То есть и обычный стандартный номер может быть назван "Deluxe" и при этом такой номер не является люксом (а всего лишь стандартный отремонтированный). В английском языке конечно есть термин отремонтированный - renovated - но этот термин не стоит использовать при названии типа номера. Потому что, когда гость увидит, что в гостинице есть отремонтированные или неотремонтированные номера - гость вряд ли захочет снять неотремонтированный номер. Сразу приходит на ум - рулоны обоев, банки с красками, А если номер неотремонтированный - то там обои ободрались, ковролин протерся. При этом сам номер может быть вполне в приличном состоянии. И вам придется долго объяснять гостю - что, все что он представляет на самом деле не так и неотремонтированный номер - это достаточно хороший номер. Итак, пользуемся термином "улучшенный". Смотрим, что у нас получается с нашей загрузкой:

Загрузка в процентах по типам номеров

А теперь к самому интересному. Что нам все эти подробные расчеты дают? Много полезной информации. Гораздо большей, чем просто 27 проданных номеров и 29% загрузки. Разбираем. Первое: отремонтированные номера продаются лучше. Второе: отремонтированные номера с двумя раздельными кроватями - разлетаются "как пирожки" и в первую очередь. Это в принципе позволит несколько поднять тарифы на наиболее востребованные типы номеров, и скорее заниматься косметическим ремонтом оставшихся номеров (после ремонта номера переходят в более дорогую категорию и, следовательно, будут приносить больший доход). На номера с меньшей можно предлагать сезонные скидки.

С номерами все и идем дальше? Нет, пока нет. тут стоит рассмотреть важный вопрос - источники бронирования. Это прямые продажи (на сайте отеля, по телефону), онлайн продажи (booking и прочие онлайн площадки), корпоративные договора, индивидуальные гости, спортсмены, военные и т.д. Используем принцип, писанный выше, - максимально разбиваем информацию для последующего анализа.

Можно также записывать сколько номеров продано по стандартной цене, сколько со скидкой/отчислениями.

Ресторан

По ресторану в самом простом понимании - это доход завтраки, обед, ужины, банкеты, обслуживание в номере. Я обычно дополнительно собираю такие параметры как количество завтраков, обедов, ужинов, стоимость продуктов на завтрак, обед, ужин. Все это помогает отслеживать средние показатели стоимости продуктов на один завтрак, обед, ужин. Если записывать количество сотрудников - можно отслеживать выработку на одного сотрудника.

Прочие доходы

Прочие доходы также разбиваются на отдельные показатели максимально детально.

Расходы

Расходы также удобно отслеживать на ежедневной основе. С разбивкой по основным "корзинам": номера, ресторан, прочие доходы, общие (те что нельзя определенно отнести к определенной корзине, например, зарплата генерального директора или расходы на коммуналку).

Если расходы на стирку постельного белья и закупка одноразовой косметики и одноразовых тапочек в номера можно определенно отнести на номерной фонд, то что делать с коммуналкой? Все расходы, которые явным образом не относятся к той или иной "корзине" (аналогичны доходным департаментам) относятся в корзину "общие расходы". Один из вариантов как разделить общие расходы по нашим конкретным доходным центрам: делим общие расходы в тех же пропорциях, что доходные центры составляют в общем доходе. Например, номерной фонд гостиницы приносит 63% дохода. Значит, все расходы по номерному фонду составят прямые затраты по номерному фонду + 63% от общих расходов. Ресторан приносит 22% общего дохода. Соответственно, расходы по ресторану составят прямые расходы по ресторану + 22% общих расходов. Аналогично считаем расходы по "прочим доходам": прямые затраты по прочим доходам + 15% от общих расходов (100%-63%-22%=15%)



Имея на руках расходы по номерному фонду можно легко посчитать себестоимость одного номера: расходы прямые по номерному фонду + 63% от общих расходов делим на количество проданных номеров.

Ценность всех этих цифр возникает, если вы собираете их тщательно на ежедневной основе. Все это складывается в данные за месяц. Что уже удобно сравнивать с предыдущим годом (апрель текущего года с апрелем прошлого года, первый квартал текущего года с аналогичным кварталом прошлого года).

Пример такого ежедневного управленческого отчета доступен по ссылке Отчет сделан в Google таблицах и дает возможность онлайн доступа вас как автора и вы можете дать доступ к соавторам. Но стоит учитывать, что данные в таком отчете являются коммерческой информацией и, возможно, вы захотите исключить доступ кого-либо к вашему отчету. В этом случае вас выручит еще один продукт от Google: Google формы. Как пример (пример доступен по ссылке) Ваши сотрудники могут вносить данные, но к результатам они доступа иметь не будут. Единственное, что результаты, внесенные через форму автоматически не попадут в ваш файл управленческого учета. ничего страшного, потратите пять минут в день и перенесете в ручном режиме.

Стоит добавить, что в ежедневный управленческий отчет я вношу цифры по факту начисления - прошел день и вносим цифры за прошедший день (сколько номеров продано, сколько начислено за услуги). В таком отчете услуги могут быть начислены и еще не оплачены. Счета гостиницы уже может получить (оплата за электроэнергию, например), но еще не оплатить.

В таком управленческом отчете обязательно присутствуют общепринятые параметры (средняя стоимость продажи номера или ADR, средний доход на номер или RevPAR, операционная прибыль (доход минус расход). напомню, чем отличаются показатели ADR и RevPAR. В нашем случае (пример описан выше) было продано 27 номеров из 100. Так вот, если мы возьмем доход по номерному фонду (если стоимость проживания включает завтрак, следует завтраки вычесть из дохода номерного фонда) и разделим на 27 - мы получим среднюю стоимость продажи номера или ADR. Если мы доход номерного фонда разделим на 100 - мы получим средний доход на один номер или RevPAR

По аналогии с RevPAR можно предложить еще один показатель. Если мы возьмем все доходы за указанный период и разделим на общее количество номеров в гостинице (в нашем примере это 100 номеров) мы получим средний общий доход на один номер или GOPPAR (Gross Operating Profit Per Available Room). Вот при взгляде только на этот один показатель (в сравнении конечно с аналогичным периодом прошлого года, квартала, месяца, бюджета или БДР) можно сразу оценить эффективность работы гостиницы.

Если кому-то из практиков гостиничного бизнеса понравилась идея такого управленческого учета - обращайтесь, поможем создать индивидуальный отчет по вашу конкретную гостиницу. Это не сложно, Это интересно

Больше интересных статей здесь: Финансы.



Источник статьи: Про usali своими словами.



Закрыть ☒