Руководители часто балансируют между двумя крайностями: одни стремятся контролировать каждый шаг и делать работу за подчиненных, другие — предоставляют команде излишнюю свободу, что также может быть опасно. Каждый менеджер на пути становления проходит через череду ошибок, и это абсолютно нормальный опыт, который объединяет всех лидеров.
В этой статье мы подробно разберем первую крайность — гиперконтроль и нежелание делегировать. (В конце материала вас ждет ссылка на продолжение, посвященное противоположной проблеме).
Почему делать всё самому — тупиковый путь
Стремление выполнять задачи вместо сотрудников создает иллюзию собственной незаменимости. Но так ли это хорошо на самом деле?
Результаты опроса, проведенного в Telegram-канале, показали интересную картину:
Более половины респондентов считают себя незаменимыми на рабочем месте. Подробности опроса доступны по ссылке: https://t.me/dmitrenting
Это мнение широко распространено, и вы в нем не одиноки. Однако статистика демонстрирует тревожные последствия такого подхода.
Тревожная статистика от Xero
Согласно данным, три четверти компаний периодически сталкиваются с проблемой профессионального выгорания сотрудников. При этом скорость выгорания варьируется в зависимости от возраста:
- Сотрудники старше 50 лет — 59%;
- Возрастная группа 35–50 лет — 84%;
- Поколение Y (18–34 года) — до 94%.
Реальные истории от коллег
Надежда Якимова, «МедСити», Рязань:
«В начале карьеры я часто брала на себя задачи коллег. Вскоре я заметила, что они перестали проявлять инициативу и избегали ответственности. Мне пришлось научиться говорить «нет». Это не испортило отношения в коллективе, хотя, возможно, кого-то и задело. Зато нагрузка снизилась».
Денис Бондалетов, «Волшебные очки», Одинцово:
«Я один из двух специалистов-оптиков в компании и долгое время считал себя незаменимым. Но со временем пришло понимание, что, возможно, мы сами создали эту ситуацию. Хотелось бы, чтобы меня могли заменить — это освободило бы время и открыло новые возможности для развития».
Корни проблемы: почему так сложно делегировать?
Неумение распределять задачи — распространенная управленческая ошибка. Вот основные причины:
- Нехватка времени на обучение и передачу полномочий;
- Отсутствие подходящих кандидатов в команде;
- Убеждение «никто не сделает это лучше меня»;
- Непонимание механизмов эффективного делегирования;
- Негативный прошлый опыт, когда передача задач приводила к ухудшению результатов.
Многие руководители сталкиваются с парадоксом: время, потраченное на исправление ошибок подчиненных, превышает время, которое потребовалось бы для самостоятельного выполнения задачи. Другая распространенная ситуация — сотрудник, получив знания и навыки, уходит из компании. Это может быть связано с безответственностью или изначальным отсутствием планов на долгосрочное сотрудничество.
Однако негативный опыт — не повод брать на себя всю работу команды. Такой путь ведет к истощению и профессиональному выгоранию.
Подчиненные быстро привыкают к руководителю, который решает все проблемы за них. Это приводит к падению ответственности и инициативы в команде. Таким образом, неумение делегировать часто маскируется под трудоголизм, который ошибочно принимают за преданность делу, хотя на деле это может быть болезненной зависимостью.
Семь шагов к эффективному делегированию
1. Примите, что ваш сотрудник — это не вы
Даже если вы нашли человека, который говорит с вами на одном языке, помните: у него свой опыт,背景 (background) и восприятие. Он может интерпретировать задачу совершенно иначе.
Всегда уточняйте, как сотрудник понял поставленную задачу. Это поможет избежать недопонимания и сэкономит массу времени на переделку работы. Конструктивный диалог на этапе постановки задачи — залог успеха.
Обратите внимание: Кейс о том, как сбой в бизнес-процессе привел к ежемесячным потерям в 600 000 рублей.
2. Четко определяйте желаемый результат
Делегируя, фокусируйтесь не на процессе, а на конечной цели. Неумение ставить конкретные измеримые цели — частая ошибка, идущая рука об руку с неумением делегировать.
Пример: Вы хотите найти консультанта-оптика и просите директора салона «разместить вакансию». Если не уточнить детали, результат может быть плачевным: объявление с ошибками, отсутствие продвижения. Но если поставить цель: «К концу недели предоставить 5-6 резюме от квалифицированных кандидатов», — подход изменится кардинально.
Поручение «Пришлите отчет после обеда» обречено на провал. Эффективная формулировка: «Мне нужен отчет по показателям эффективности первого салона за первое полугодие 2021 года в формате Excel к 17:00 23 августа. Отчет необходим для подготовки квартального плана развития». Обязательно объясните сотруднику, как вы видите итоговый результат.
3. Контролируйте промежуточные этапы
Делегирование не означает полное устранение от процесса. Регулярный, но ненавязчивый контроль промежуточных результатов позволяет вовремя скорректировать курс.
Попросите сотрудника самостоятельно оценивать прогресс и сообщать о возникающих препятствиях. Лучше, если проблемы и предложения по их решению будут фиксироваться письменно.
4. Закрепите обязанности документально
Помните о юридических аспектах. Требование от сотрудника выполнять задачи, не входящие в его должностные обязанности, может привести к штрафам: до 5 000 рублей для ИП и до 50 000 рублей для юридических лиц.
Четко прописывайте зоны ответственности в трудовом договоре и должностной инструкции. Для разовых поручений достаточно устной договоренности, если у сотрудника нет возражений.
5. Обеспечьте необходимыми ресурсами
Спрашивайте себя: есть ли у сотрудника все необходимое для выполнения задачи? Проверка на «прочность» — неэтичный и неэффективный метод управления.
Задача должна быть достижимой. «Построить космический корабль за два дня» — не цель, а фантазия, даже если срок и результат четко оцифрованы.
6. Анализируйте ошибки правильно
Ошибка — не повод для немедленного наказания, если она совершена в процессе освоения нового. Разбирайте с командой как успешные кейсы, так и неудачи. Анализ промахов должен быть направлен на улучшение процессов в будущем, а не на поиск виноватых.
7. Найдите правильную мотивацию
Заблуждение думать, что сотрудниками движет только заработная плата. Мотивация — сложная система, и к каждому члену команды нужен индивидуальный подход.
Согласно опросу, для сотрудников важны не только деньги. Наравне с окладом ценятся возможности карьерного роста, репутация компании, комфортная атмосфера в коллективе и удобный график. Узнайте, что действительно важно для вашей команды, и выстройте систему мотивации, которая будет работать.
Не принимайте решения за сотрудников — вовлекайте их в диалог о том, что может повысить их эффективность и удовлетворенность работой.
Больше полезных материалов по теме: Бизнес-статьи.
Источник: Когда руководитель не умеет делегировать задачи, рабочий процесс может увязнуть в проблемах.