Как ставить задачи, чтобы они выполнялись точно и в срок?
Многие руководители сталкиваются с трудностями при передаче полномочий: им приходится постоянно контролировать каждый шаг команды, а сотрудники либо действуют по-своему, либо не справляются вовсе, вынуждая управленца брать задачи на себя. Как избежать ситуации, когда вы «разрываетесь по всем фронтам», выполняя большую часть работы самостоятельно? Как научиться делегировать сложные задания и быть уверенным в результате? В этой статье я поделюсь практическими инструментами, которые помогают решить эти проблемы.
Пошаговый алгоритм успешного делегирования
1. Определите задачу. Четко сформулируйте поручение, которое хотите доверить сотруднику. Убедитесь, что оно действительно важно и необходимо. Практика показывает, что около половины задач являются надуманными или возникают спонтанно, а их результаты часто никому не нужны. Это приводит к тому, что сотрудники начинают игнорировать такие поручения в надежде, что они «отвалятся» сами собой. Особенно это касается различных отчетов, которые потом просто ложатся в стол. Поэтому избегайте спонтанных поручений — убедитесь, что результат важен и вы будете его использовать.
2. Выберите исполнителя. Определите, кому можно делегировать эту обязанность. Оцените, достаточно ли у специалиста компетенций, навыков и временного ресурса для ее выполнения.
3. Объясните суть задачи. Донесите до сотрудника: цель и условия задачи, его зону ответственности, ожидаемый результат и сроки выполнения. Рекомендуется использовать SMART-формат постановки целей. Не обязательно проверять каждое поручение по всем критериям SMART, но обязательно объясните, зачем это нужно, и обозначьте сроки и критерии успешного результата — как вы поймете, что итог вас устраивает.
4. Убедитесь, что вас поняли. В классических руководствах советуют попросить сотрудника рассказать, с чего он начнет выполнение. Этот этап особенно полезен для стажеров, но вы можете использовать его при необходимости, чтобы убедиться в правильном понимании задачи.
5. Определите промежуточные точки контроля. Это ключевой момент успешного делегирования. Часто бывает так: задача поставлена, срок определен, но в финале вы получаете совершенно не тот результат. Чтобы избежать взаимных претензий, установите контрольные точки. Они помогут понять, движется ли сотрудник в правильном направлении, вовремя скорректировать его действия и проконтролировать прогресс.
6. Используйте средства визуализации. Современные инструменты (таблицы, трекеры, проектные менеджеры) позволяют зафиксировать этапы, сроки и промежуточные результаты. Это экономит время на лишние обсуждения и совещания, делая процесс прозрачным.
7. Обеспечьте мотивацию. Ключевой фактор — ваша собственная заинтересованность в задаче и конструктивная обратная связь. Если вы не делитесь тем, почему задача важна, и не реагируете на промежуточные результаты, сотрудники почти наверняка посчитают ее бесполезной. Это приведет к падению мотивации и формальному отношению к работе.
8. Зафиксируйте финальный результат. После выполнения задачи проанализируйте с сотрудником сложности, возникшие в процессе, факторы, которые помогли или помешали. Обсудите, что можно сделать иначе в следующий раз и как именно.
9. Поощрите исполнителя. Если результат соответствует ожиданиям, обязательно отметьте и поощрите сотрудника. Это укрепляет доверие и мотивирует на дальнейшую эффективную работу.
Важные принципы делегирования
- Передав задачу, не забывайте о ней до дедлайна. Периодически проверяйте, как продвигается работа.
- Контролируя выполнение, не забирайте задачу обратно, даже если очень страшно «профакапить». Дайте сотруднику возможность довести дело до конца.
- Обязательно давайте обратную связь: указывайте на ошибки и подсказывайте, как сделать лучше. Так сотрудник поймет, что движется в верном направлении.
- Помните: делегируя, вы передаете не только ответственность за задачу, но и полномочия, необходимые для ее выполнения.
Как делегирование влияет на бизнес-результаты?
Наблюдения и статистика показывают, что руководители с развитым навыком делегирования повышают доход своего бизнеса примерно на треть больше, чем менеджеры с низким уровнем этого навыка. Причина проста: они могут больше времени и сил уделять решению ключевых стратегических задач, которые напрямую влияют на выручку и развитие компании.
Телеграм-сайт "Управление с Кановской" https://t.me/kanovskaya
Сайт: https://www.top-consultant.ru/
#делегирование
#управление бизнесом
#управление персоналом
#бизнес коучинг
#коучинг
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Делегируй это!.