В этой статье мы подробно разберем процесс оформления командировок в программе 1С, уделив особое внимание отправке в поездку сразу нескольких сотрудников. Также рассмотрим ключевые моменты работы с обычными (индивидуальными) и длительными командировками.
Выбор программы и начало работы
Инструкция актуальна для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП). Важно отметить, что в «1С:Бухгалтерия предприятия» автоматический расчет командировочных не реализован — бухгалтеру необходимо самостоятельно рассчитать суммы и ввести их вручную.
Для создания командировки в 1С:ЗУП можно воспользоваться одним из двух путей: раздел «Кадры» → «Командировки» или раздел «Зарплата» → «Командировки». Оба варианта ведут к одному и тому же журналу документов «Командировки», который доступен как кадровикам, так и расчетчикам.
Оформление индивидуальной командировки
Нажимаем кнопку «Создать» и заполняем все необходимые реквизиты нового документа. Обратите внимание на несколько важных настроек:
- «Освободить ставку на период отсутствия» — эту галочку следует устанавливать, если на время командировки сотрудника планируется перевод или прием другого человека на его должность.
- «Оплата длительной командировки» — данный раздел по умолчанию неактивен. Он становится доступен для редактирования, если период командировки выходит за рамки одного календарного месяца.
Создание командировки для сотрудника
В нижней части формы документа необходимо выбрать способ выплаты командировочных: «С зарплатой», «С авансом» или «Межрасчет».
Настройки выплаты командировочных
После создания обычной командировки по кнопке «Печать» можно сформировать приказ по унифицированной форме Т-9. Если же в поездку отправляется группа сотрудников, то используется форма приказа Т-9а.
Печать приказа на командировку
Ключевой этап: оформление командировки группы
Для отправки нескольких сотрудников используется специальный документ «Командировка группы». Создать его можно по кнопке «Создать Т-9а». В открывшемся документе с помощью кнопки «Подбор» добавляем необходимых сотрудников. Для каждого из них в табличной части указывается период командировки и прочие данные.
Создание командировки группы
Важное отличие групповой командировки от индивидуальной: сам по себе документ «Командировка группы» не фиксирует отсутствие сотрудников и не имеет кнопки «Провести». Если сформировать табель, то для обычной командировки в нем будет стоять отметка «К», а для сотрудников из групповой — пока ничего.
Обратите внимание: ТОП 7 КНИГ ДЛЯ ВАС, И ВАШИХ СОТРУДНИКОВ..
Учет отсутствия и расчет выплат для группы
Чтобы зафиксировать отсутствие сотрудников и произвести расчет, необходимо в документе «Командировка группы» воспользоваться гиперссылкой «Оформить отсутствие» для каждого сотрудника. Программа автоматически создаст отдельный документ «Командировка» на основе данных из группового.
В созданных индивидуальных командировках нужно проверить суммы начислений и, при необходимости, дополнить печатные формы.
После проведения документа «Командировка» вернитесь в «Командировку группы». Статус сотрудника изменится на «Отсутствие учтено, начисление выполнено», что означает успешное создание и расчет связанного документа.
Чтобы автоматически создать документы для всех сотрудников группы, используйте ссылку «Оформить недостающие отсутствия». После этого статус остальных сотрудников изменится на «Отсутствие учтено».
В общем журнале «Командировки» появятся новые документы, созданные для каждого сотрудника из группы. Документы, по которым расчет еще не выполнен, будут выделены жирным шрифтом.
Созданы новые командировки по каждому сотруднику из группы
Если открыть такой документ, то в нем сумма начисления будет равна «0», а кнопка «Пересчитать документ» будет подсвечена красным.
После нажатия кнопки «Пересчитать документ» программа автоматически рассчитает все начисления и установит галочку «Расчет утвердил». После проведения документа жирное выделение исчезнет, что сигнализирует о завершении всех необходимых операций.
Особенности длительных командировок
Рассмотрим сценарий, когда сотрудник отправляется в командировку сроком более месяца, и ее решено оплачивать помесячно. В документе «Командировка» необходимо установить соответствующую галочку в разделе «Оплата длительной командировки» и провести документ.
Начисление командировочных для такого сотрудника будет происходить в рамках ежемесячного документа «Начисление зарплаты». При его заполнении в колонке «Начисление» для этого сотрудника будет указано «Командировка», а в качестве основания — ссылка на исходный документ «Командировка», созданный ранее.
Обратите внимание: даже если расчет производится, например, в сентябре, все данные (период, сумма суточных и пр.) берутся из исходного документа «Командировка», который может быть датирован августом.
Итог и печать документов
После того как все командировки учтены и рассчитаны, можно распечатать итоговый приказ по форме Т-9а на всю группу сотрудников.
Спасибо за внимание! Надеемся, эта инструкция была полезной. Подписывайтесь на наш канал!👇
#1с #1с:зуп #кадровый учет #бизнес и финансы #бухгалтерский учет #помощь бухгалтеру
Business фото создан(а) senivpetro - ru.freepik.comБольше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Командировка группы сотрудников. Как оформить в 1с?.