Опыт автоматизации командировочных процессов от сотрудников Тюменского подразделения ООО «ИПИГАЗ».
Институт прикладных исследований газовой промышленности (ООО «ИПИГАЗ») занимается комплексным проектированием и инженерными изысканиями для объектов нефтегазовой отрасли. Широкая география деятельности — подразделения в 11 регионах и проекты во всех федеральных округах — требует постоянных рабочих поездок, количество которых достигает 50–100 в месяц. Для оптимизации таких масштабных командировочных процессов компания внедрила цифровое решение.
Вызовы до автоматизации
До 2019 года организация командировок в ИПИГАЗе была децентрализованной: сотрудники самостоятельно покупали билеты и бронировали отели на подотчётные средства. Этот подход создавал несколько серьёзных проблем:
- Компания не использовала корпоративные тарифы и скидки от перевозчиков.
- Отсутствовала единая система аналитики и управленческого учёта расходов.
- Сотрудникам приходилось использовать личные данные в сторонних приложениях, что было неудобно и небезопасно.
- Бухгалтерия тратила много времени на ручную обработку документов.
Решение: платформа Smartway
Для устранения этих недостатков был выбран сервис Smartway — IT-решение, которое заменяет традиционные агентства делового туризма и позволяет бизнесу организовывать поездки напрямую, без посредников.
Взгляд руководства: стратегическая эффективность и экономия
Евгений Басалай, генеральный директор ООО «ИПИГАЗ»:
«Нам было важно сохранить самостоятельность сотрудников в выборе рейсов и отелей, но при этом уйти от выдачи подотчётных средств. Smartway предложил оптимальный баланс: удобный интерфейс для сотрудников и полный контроль для компании. Ключевым преимуществом стала детализированная аналитика. Теперь мы можем анализировать расходы по подразделениям, проектам или направлениям, что позволяет точнее планировать бюджет и строить финансовые прогнозы. Кроме того, мы начали получать до 7% кешбэка от авиакомпаний, что существенно влияет на общие затраты при нашем объёме поездок. После успешного пилота в тюменском подразделении в 2019 году мы масштабировали решение на все филиалы в 2020-м. Это был важный шаг в цифровой трансформации наших внутренних процессов.»
Организационный комфорт и удобство сотрудников
Евгения Баскакова, начальник отдела делопроизводства:
«Раньше наши специалисты тратили много времени на согласование деталей поездок с агентствами. Smartway объединил все необходимые функции — покупку билетов, бронирование отелей и заказ трансферов — в одном приложении с интуитивным интерфейсом. Исчезла необходимость вводить личные платёжные данные в разные сервисы. Оплата идёт напрямую с корпоративного счёта, а все документы хранятся в личном кабинете. Это сохранило гибкость для сотрудников и значительно повысило удобство.»
Оптимизация бухгалтерского учёта
Ирина Польщикова, главный бухгалтер:
«Интеграция Smartway с «1С» стала для нас решающим фактором. Настройка заняла буквально несколько минут. Теперь данные о билетах автоматически попадают в авансовые отчёты, что избавило бухгалтерию от ручного ввода. Все закрывающие документы формируются в системе, и нам не приходится ждать их от поставщиков. В результате мы сократили время на учёт командировочных расходов на 30%, не увеличивая штат.»
Как начать использовать Smartway
Для подключения не требуется установка дополнительного программного обеспечения — сервис работает онлайн. Компания может получить демодоступ и протестировать все функции бесплатно.
#командировка #нефтегаз #нефтедобыча #нефть и газ #бизнеспроцессы #руководитель #командировки #цифровизация #оптимизациярасходов