Популярность электронного документооборота (ЭДО) растёт с каждым годом. Современный бизнес осознаёт, что цифровые решения — это не просто тренд, а необходимость в условиях быстро меняющегося мира. В отличие от бумажных носителей, электронные документы обеспечивают непрерывность бизнес-процессов даже в периоды ограничений, таких как локдаун, позволяя компании функционировать в полном объёме.
Существует несколько категорий ЭДО. Подача заявления на пособие через «Госуслуги» или запись к врачу онлайн — это тоже ЭДО, но ориентированный на физических лиц. Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей система сложнее. Если вы приняли решение о цифровизации, важно выбрать подходящий именно вашей компании тип электронного документооборота.
Внутренний ЭДО: организация процессов внутри компании
Любое предприятие оперирует множеством внутренних документов. К ним относятся:
- Приказы и распоряжения;
- Служебные записки и заявления;
- Внутренние регламенты и инструкции.
Представьте типичную ситуацию в российской компании: чтобы согласовать документ, нужно найти одного сотрудника для визирования, затем передать его на подпись руководителю. На практике это часто превращается в беготню по этажам, ожидание у кабинетов и постоянные звонки секретарю для уточнения статуса.
Внутренний ЭДО призван решить эти проблемы. Документы создаются из готовых шаблонов или загружаются в систему, где проходят все этапы согласования и подписания в цифровом виде.
Ключевые преимущества:
- Электронный документ невозможно физически потерять;
- Полная прозрачность: всегда видно, кто создал, редактировал, согласовал и подписал файл;
- Значительная экономия рабочего времени сотрудников;
- Идеальное решение для компаний с распределённой структурой (несколько офисов, филиалы);
- Широкий выбор программных решений на рынке под разные задачи и бюджет.
Возможные сложности:
- Итоговые версии документов иногда всё же распечатывают для архива на бумаге;
- Может потребоваться время и усилия, чтобы перевести команду на новые цифровые рельсы.
Кому подходит:
- Компаниям с большим объёмом внутреннего документооборота;
- Организациям с разветвлённой сетью филиалов или полностью удалённым форматом работы.
Внешний ЭДО: работа с контрагентами
Этот тип документооборота касается взаимодействия с партнёрами, клиентами и подрядчиками. Речь идёт в первую очередь о первичных бухгалтерских документах: счетах-фактурах, актах, накладных. В России такой обмен строго регламентирован: он возможен только в утверждённых форматах и исключительно через аккредитованных операторов ЭДО, имеющих лицензию ФСБ.
Обязательным элементом является квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая придаёт документу такую же юридическую силу, как и бумажному аналогу с собственноручной подписью и печатью.
В некоторых случаях переход на внешний ЭДО становится обязательным требованием.
Обратите внимание: УПАКОВКА БИЗНЕСА.
Например, если вы планируете продавать товары на крупных маркетплейсах, таких как Ozon или Wildberries, или работаете с товарами, подлежащими обязательной маркировке (шины, обувь, парфюмерия).Основные плюсы:
- Отказ от услуг почты и курьеров: документы доставляются мгновенно, а факт получения подтверждается оператором;
- Простота и надёжность хранения электронного архива;
- Множество решений на рынке для любого размера бизнеса.
Минусы и нюансы:
- Необходимость оформления и регулярного обновления КЭП;
- Сложности с обменом неформализованными документами (например, договорами);
- Существование «роуминга» — необходимости настройки обмена между разными операторами ЭДО, если партнёры используют разных провайдеров.
Кому необходим:
- Компаниям с большим потоком «первички» от контрагентов;
- Предприятиям, работающим с маркированными товарами;
- Поставщикам, которые сотрудничают с крупными онлайн-площадками.
EDI (Electronic Data Interchange): стандарт для ритейла и логистики
EDI — это стандартизированный электронный обмен данными, широко используемый в цепочках поставок. Он идеально подходит для автоматизации таких документов, как заказы, отгрузочные спецификации, уведомления об отгрузке, особенно между поставщиками и розничными сетями.
EDI помогает структурировать огромные массивы информации и избежать ошибок, неизбежных при ручном вводе данных в крупных заказах с большим ассортиментом. Этот формат давно стал стандартом в Европе и США. В России он в основном распространён среди крупных розничных сетей, которые часто делают его обязательным условием для своих поставщиков.
Преимущества:
- Кардинальное сокращение времени обработки заказов и минимизация человеческих ошибок;
- Помощь в избежании штрафов со стороны крупных заказчиков за недопоставки или ошибки в документах.
Сложности:
- Каждая крупная сеть может предъявлять свои технические требования к формату данных;
- В России экосистема EDI менее развита, чем на Западе.
Кому нужен: в первую очередь поставщикам федеральных и региональных розничных сетей.
ЭДО с государственными органами: цифровая отчётность
Каждый бизнес обязан отчитываться перед государством. Контролирующие органы активно цифровизируются, и сегодня многие формы отчётности можно сдать онлайн.
У каждого ведомства (ФНС, ПФР, Росстат, Росалкогольрегулирование и др.) historically была своя система, что создавало неудобства. Сейчас набирают популярность сторонние сервисы-агрегаторы, которые позволяют через «одно окно» подготовить и отправить отчёты сразу в несколько инстанций. Например, существуют специализированные решения для отправки данных о продажах алкогольной или молочной продукции.
Плюсы:
- Не нужно лично посещать ведомства или отправлять бумажные отчёты почтой;
- Высокая скорость приёма и подтверждения отчётности.
Минусы:
- Требуется электронная подпись;
- Интерфейсы и удобство некоторых государственных систем оставляют желать лучшего.
Кому подходит: абсолютно всем субъектам предпринимательской деятельности, которые сдают отчётность в государственные органы.
Кадровый ЭДО: цифровизация трудовых отношений
Правительство РФ реализует масштабный проект по переводу кадрового документооборота в электронный вид. С 1 января 2021 года компании получили право полностью отказаться от бумажных трудовых книжек. Работодатель теперь ежемесячно передаёт в Пенсионный фонд данные обо всех кадровых событиях (приём, увольнение, перевод), на основе которых формируется электронная трудовая книжка (ЭТК). Также идёт эксперимент по переводу в электронный вид трудовых договоров.
Положительные стороны:
- Большие перспективы для полной цифровизации HR-процессов;
- Повышенный контроль за соблюдением норм Трудового кодекса;
- Идеальное решение для компаний с удалёнными сотрудниками.
Текущие сложности:
- Необходимость использования усиленной квалифицированной электронной подписи;
- Проект ещё находится в стадии развития и внедрения.
Кому нужен: всем работодателям без исключения, независимо от численности штата и формы занятости сотрудников.
Итоги и выводы
- Электронные документы кардинально упрощают процессы создания, согласования, подписания и архивирования. Их главная миссия — освободить бизнес от бумажной рутины и связанных с ней рисков.
- Существует несколько специализированных видов ЭДО, каждый из которых решает конкретные бизнес-задачи. Внедрение требует ресурсов и времени, но в современном мире вопрос стоит не «переходить или нет», а «когда и насколько полно это сделать».
- Грамотная настройка электронного документооборота приносит tangible выгоды: ускоряет бизнес-процессы (например, расчёты с контрагентами), повышает надёжность и позволяет избежать финансовых потерь.
Еще больше интересной и полезной информации о бизнесе, инвестициях, налогах и идеях в нашем telegram сайте: @bizlan4
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Основные виды электронного документооборота для бизнеса.