Инициация процесса отгрузки начинается с оформления «Заявки на поставку» или «Счёта». Этот первичный документ служит основой для всего последующего документооборота. Его создание автоматически запускает в информационной системе два ключевых направления анализа: аналитику по закупкам и аналитику по логистике. Система формирует заявки на пополнение запасов по товарам, которых недостаточно на складе. После проведения документов об отгрузке генерируются реестры для архивации, данные передаются в управленческий и бухгалтерский учёт, а также активируются процессы подготовки налоговой отчётности, связанной с фактом отгрузки. Снижение складских остатков, в свою очередь, формирует новые заявки на пополнение ассортимента по основным товарным группам. Таким образом, документы по отгрузке фактически запускают и завершают операционный цикл предприятия, являясь катализатором для большинства рабочих процессов.
Роль документа в системе управления
На представленной схеме ключевой документ («Заявка на поставку») выделен красным. Выше него отображены управленческие функции, которые вовлекаются в работу благодаря этому документообороту. Ниже, в таблице, детально расписан функционал, который должна выполнять каждая из этих функций управления и исполнения. Это наглядно демонстрирует, как один документ интегрирует работу разных отделов.
Бизнес-процессы как часть планирования
Где же в этой схеме место бизнес-процессам? Бизнес-процессы являются неотъемлемой частью этапа планирования. Они определяют, как именно будут выполняться задачи, в то время как функциональные схемы показывают, кто и что делает.
Пример детализации: этап «Принять заказ»
Чтобы понять важность планирования, рассмотрим в рамках общего процесса отгрузки небольшой этап — «Принять заказ». Его детализация включает ответы на множество практических вопросов, которые и формируют бизнес-процесс:1. Исполнитель: Кто конкретно будет принимать заказ?
2. Канал связи: Каким способом — личная встреча, телефонный звонок, через веб-сайт?
3. Оформление: Чем и как будет оформлен принятый заказ?
Обратите внимание: Как разработать и использовать бизнес-план.
4. Хранение данных: Куда будет занесена информация?
5. Формат данных: В каком формате она будет храниться?
6. Потребитель информации: Кто будет использовать эти данные на следующем этапе?
7. Передача данных: Как именно информация будет передана пользователю?
8. Контроль: Кто будет контролировать корректность выполнения этого этапа?
9. Ресурсы: Какие ресурсы потребуются (рабочее место, компьютер, ПО, принтер с определёнными характеристиками и т.д.)?
Ответы на все эти вопросы и есть суть «ПЛАНИРОВАНИЯ».
Схемы, представленные выше, иллюстрируют этап «ОРГАНИЗАЦИИ» — перевод планов в конкретные функции и зоны ответственности. Важно понимать, что в зависимости от масштабов компании функционал для схожих процессов и необходимое ресурсное обеспечение могут кардинально различаться.
Цель управления и человеческий фактор
Главная задача управления (планирования и организации) — добиться максимально возможной отдачи от имеющихся ресурсов с учётом стратегических тенденций развития предприятия. Однако, на практике сотрудники редко работают строго по прописанному алгоритму бизнес-процесса. Мозг человека оперирует навыками, а не алгоритмами. Часто один сотрудник участвует одновременно в нескольких процессах, переключаясь между ними. Жёсткая организация работы строго по процессу может дать экономический эффект за счёт стандартизации, но не гарантирует полной реализации потенциала сотрудников из-за игнорирования человеческого фактора и необходимости гибкости.Более подробно о взаимосвязи между бизнес-процессом и функцией можно прочитать в специализированной статье:
https://zen.yandex.ru/media/id/6040823c02e4010c92b2e5d2/biznesprocess-i-funkciia-606058b0188a9f73599fbcdf
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: К какому бизнес-процессу относится "Подготовка документов на отгрузку товара покупателю"?.