История Романа и Ольги — это пример того, как успешный бизнес может столкнуться с незаметными, но дорогостоящими утечками. Владельцы развивающейся сети маникюрных салонов из Хабаровска с филиалом в Ванкувере и амбициями по выходу на московский рынок столкнулись с парадоксальной ситуацией: отлаженные годами процессы начали работать против них.
Истоки проблемы: от бумажных записок к CRM
Начиналось всё просто и эффективно. В первом салоне, где Ольга была и директором, и единственным мастером, действовала элементарная схема: закончился материал — написали записку Роману. С ростом бизнеса и появлением команды этот принцип был перенесён в цифровую среду. Мастера через CRM-систему создавали заявки на необходимые расходники, и их оперативно доставляли. Эта «идеальная» схема бесперебойно работала семь лет, создавая иллюзию полного контроля.
Масштабирование и сбой системы
Переломный момент наступил в 2017 году с периодом активного роста. Появился флагманский салон и нейл-бар, а штат сотрудников одномоментно утроился, достигнув 40 человек. Роман, поглощённый операционным управлением и развитием, перестал уделять внимание, казалось бы, отлаженным процессам снабжения. Именно здесь и была заложена мина замедленного действия.
Новые сотрудники, не зная тонкостей логистики и желая обезопасить себя от простоев, начали заказывать материалы с большим запасом. Если требовалось 5 «песочных колпачков» (специальных насадок для аппаратного маникюра), в заявке появлялось 10. Эта практика, умноженная на десятки мастеров и сотни наименований, привела к незаметному, но постоянному росту расходов.
Дорогостоящее прозрение
Роман заметил, что ежемесячные траты на закупки выросли до 500–600 тысяч рублей.
Обратите внимание: Подборка интересных бизнес идей. Часть первая.
Первое время это списывалось на рост бизнеса: больше клиентов — больше расходников. Почти год ушёл на работу в таком режиме, пока внутреннее чутьё не подсказало Роману провести ревизию.Результат шокировал: все салоны и центральный склад были буквально завалены неиспользуемыми материалами. Чтобы доказать гипотезу, Роман поставил радикальный эксперимент — на месяц полностью остановил выполнение заявок на снабжение. К его удивлению, работа салонов не остановилась — запасов хватало с избытком. Так выяснилось, что излишняя запасливость мастеров за год «заморозила» в неликвидных запасах около 3,5 миллионов рублей.
Перезагрузка процесса и итоговая экономия
После этого инцидента процесс снабжения был кардинально перестроен. Теперь поставки рассчитываются не по запросам мастеров, а на основе объективных данных: максимальной загрузки рабочего места плюс 10% страхового запаса на случай форс-мажора. Зная реальный расход, Роман поддерживает стабильный уровень поставок, не вкладывая лишние деньги в складские запасы.
Новая система принесла впечатляющие результаты: ежемесячная экономия достигает 400 000 рублей, а доля затрат на закупки в обороте снизилась с 18% до 7–10%. При этом качество обслуживания клиентов и количество используемых материалов не пострадали.
Главный урок для собственника
Эта история наглядно показывает, что процессы, эффективные для малого бизнеса, могут стать губительными при масштабировании. Владелец должен вовремя «подняться» над операционной рутиной, чтобы видеть картину в целом и вовремя реформировать устаревшие схемы. Как отмечает Роман, будь этот процесс пересмотрен пять лет назад, при открытии третьей студии, экономия была бы колоссальной.
Ключевой вывод, который делает Роман: «В бизнесе должны быть чёткие технологии работы и управляющий, который их понимает, внедряет и контролирует. Собственнику не стоит погружаться в эти детали — иначе у него просто не останется времени на стратегию и анализ, чтобы вовремя заметить критическую ошибку».
© Кошенков Кирилл
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Как отлаженный бизнес процесс вылился в слив 600 000 рублей ежемесячно в течение 12 месяцев?.