Когда мы пишем слишком вальяжно, а когда наша последняя фраза чрезмерно и некстати официальна? Автор методики обучения деловому английскому Наталья Токарь специально для Marie Claire рассказывает о том, как на самом деле работает иерархия подписей.

Когда я учился в магистратуре в Германии, я задал себе тот же вопрос. Как правильно закончить письмо на немецком языке, когда пишешь заявление ректору университета, отправляешь резюме работодателю или расспрашиваешь о себе незнакомого однокурсника? Я спросил его о теории кино. Я мог делать все это на английском (по крайней мере, мне так казалось), а немецкий был новым языком, на котором я говорил гораздо лучше, чем писал. Получается, что каждый раз, когда Google меня «спасает», он просто портит мои отношения с людьми. Я не мог понять, как работает иерархия подписей. Когда пора писать слишком впечатляюще? А когда последнее предложение письма излишне и неуместно формально? Для тех, кто общается на английском языке с клиентами, партнерами и инвесторами. Я также знаю, что многие люди не понимают этой иерархии. Что я имел в виду? Давайте рассмотрим пример, как начать письмо.

Вопрос имени

Распространенная ошибка – перевод русских фраз с точностью до запятой. Примеры: «Привет, мистер Питер!» или «Привет, Питер!» В английском языке не ставится запятая перед адресом, и близкий друг может написать письмо в стиле «Привет, ты!» или «Привет, Майк! «Редко встретишь восклицательный знак в конце приветствия, если не напишешь его!»

Стандартный адрес для деловой переписки начинается со слов «Уважаемый» и заканчивается запятой. Возможные варианты: «Уважаемый мистер Джонс», «Дорогой Джеймс» или «Дорогие друзья» — при обращении к подписчикам, коллегам или другим группам. Если у вас нет возможности найти имя человека, который может вам помочь, мы рекомендуем «Уважаемый господин/госпожа». Если у вас есть такая возможность и вы ею не воспользуетесь, ваше письмо, скорее всего, попадет в корзину. Если вы пишете сопроводительное письмо к резюме и не знаете имени сотрудника отдела кадров, который будет его читать, не пытайтесь его найти (Google обычно знает и будет рад помочь). Если вы отправляете VIP-приглашение на конференцию, не оставляйте безличные слова после слова «Уважаемый». Людям нравится, когда их называют по имени. Это общепринятая норма, отражающая вежливое и внимательное отношение к людям.

Лампа трансформер Stevie 4 варианта в одном комплекте от AstoCrystall

Из «дружеских объятий» — в холодный пул «контактов»

В этот момент мне обычно задают вопрос: «Как нам их называть?» «Мистер» или просто «Джон»? «Мисс» или «миссис»? Проще говоря, есть два правила:

1. Обращаясь к женщинам, всегда пишите «Г-жа», чтобы избежать возможных конфликтов и недопониманий. Это обращение открыто для женщин любого возраста и семейного положения.

2. Всегда разговаривайте с человеком так, как будто он выражает себя. Если он назовет себя Джоном, вы можете написать ему «Дорогой Джон». Если он называет себя Джоном Смитом, не нужно заранее сокращать дистанцию ​​и опускать слово «мистер». Начните свое письмо ему со слов «Уважаемый господин». Г-н Смит. То же самое правило действует и наоборот. Если, поприветствовав кого-то в стиле «Дорогой Джон» в первом письме, вы вдруг решите, что бесполезно обращаться к нему только по имени (к главам представительств по всей Восточной Европе вы могли бы быть повежливее))) и в следующий раз, когда напишешь ему, скажи: «Уважаемый господин». Смит, — ты внезапно отмахнулся. Это может выглядеть смешно или вводить в заблуждение. Обычно мы дистанцируемся от людей, с которыми не особо хотим взаимодействовать или которым не доверяем.

По-русски это звучит так. Сначала напишите: «Привет, Вася!», и он дружелюбным тоном ответит и подпишет: «Привет, Вася!» Вася. И следующее письмо Васе вы начинаете словами: «Дорогой Василий Олегович!» Как бы вы себя чувствовали на месте Васи? Возможно, Вася, внезапно попросивший выйти из зоны «дружеских объятий» и вновь отправленный в холодный бассейн «контакта», решит, что он что-то сделал не так или написал что-то не так.Шо. Джон подумал бы то же самое. Поэтому, если вы работаете с иностранцем, обратите внимание на то, как он представляется при встрече и как подписывает письма.

Simply the best

Теперь о подписи. Вариантов много и все они имеют смысл. Например, что означает слово «лучший»? У меня в магистратуре была профессор из США, и она всегда заканчивала свои электронные письма этим. «Это здорово, Сьюзен». Для меня в то время это был совершенно новый свод правил английского этикета, который показался мне знакомым.

Я считаю, что это самый безопасный способ завершить деловые письма. Иерархия оттенков выглядит следующим образом: «Всего наилучшего, Сьюзан», «Всего доброго, Сьюзен», «Всего доброго, Сьюзен».

Первый вариант – самый официальный. Постепенно приближаемся к третьему варианту. Если вы обсуждаете, кто и как завтра представит свой проект, и вы уже 25 раз обменялись письмами, глупо каждый раз писать «Желаю вам всего наилучшего». Даже «лучший» становится излишним. Bloomberg написал в недавнем выпуске, что сегодня люди воспринимают электронные письма как текстовые сообщения, особенно когда взаимодействие происходит в реальном времени. Это означает, что мы немедленно ответим, чтобы решить вашу проблему. Вполне допустимо оставить такое письмо без приветствия или вежливого прощания.

Электронная почта становится все более похожей на текстовые сообщения, особенно с ростом популярности таких сервисов, как Slack. Люди не здороваются и не прощаются, они просто переходят сразу к делу. Однако правила этикета по-прежнему применяются при написании писем потенциальным клиентам, партнерам или работодателям. По-прежнему грубо не поздороваться или попрощаться с тем, кому пишешь, в первый (а то и во второй) раз.

Вest or warmest regards

Самый популярный вариант прощания для писем в русскоязычных странах – «Приятно познакомиться». Все начинается с него. Особенно, если это холодное письмо и получателя вы ни разу в жизни не встречали. Этот вариант, хотя и вежливый, означает сохранение дистанции. Оно обезличено и не выражает никакого отношения к собеседнику. Затем люди переходят к словам «Большое спасибо», чтобы показать, что в отношениях стало больше доверия. Если вы обсуждаете варианты поставки оборудования, слова «самые теплые пожелания» или «наилучшие пожелания» могут оказаться слишком теплыми для прощания. В большинстве случаев люди быстро переключаются на просто «привет» и оставляют его при каждом удобном случае. Тот же Bloomberg пишет, что «приветы» и «приветствия» — два самых нейтральных и, следовательно, самых распространенных способа окончания письма.

А что насчет остального? Действительно ли «искренне» «искренне» или это слишком формальный способ попрощаться?

Обратите внимание: 13 вeщей, о которых важно помнить, когда жизнь бьет вас по голове?.

Итак, разберем каждый вариант по отдельности

«Ваш верный», вероятно, самая старая и официальная версия. Проявляйте глубокое уважение к собеседнику. Хотя эта фраза вполне приемлема в странах Ближнего Востока, в западных культурах она встречается редко и используется только тогда, когда письмо начинается со слова «Уважаемый сэр».

Если вам нужно быть особенно вежливым, хорошие варианты — «Искренне» или «Искренне», но не более того. Здесь нет никакой «теплоты» или «честности». Вот чем заканчивается письмо от адвоката, который выдвигает непомерные требования, или от человека, с которым у вас возникли деловые разногласия. Но имеет смысл продолжать работать вместе и сохранять профессиональную дистанцию. Именно так и должно закончиться ваше сопроводительное письмо потенциальному работодателю. Таким образом, вы загрузите письмо, которое начинается с адреса по имени («Дорогой Джон»/«Дорогой мистер Джонс»).

Есть одно предостережение. При написании письма родственнику, члену семьи или очень близкому другу фраза «С уважением» может отражать трепетное и искреннее отношение к этому человеку. Однако, поскольку эта рубрика посвящена деловому общению, завтра мы сосредоточимся на вещах, полезных в офисе.

«Бест» — самый безопасный и популярный вариант делового общения между носителями английского языка. Если сомневаетесь, введите эти четыре буквы, запятую и свое имя.

«Спасибо» — тоже безопасный, но скучный вариант. Люди везде пишут «спасибо», даже если на самом деле они за что-то не говорят спасибо. Используйте его, когда действительно хотите сказать «спасибо». Добавьте восклицательный знак «Спасибо!», чтобы указать, что это слово не было создано автоматически.

Если кто-то помог вам или пообещал работать с вами, и вы хотите его искренне поблагодарить, «большое спасибо» — хороший вариант. Временами он может показаться заурядным и неискренним.

TTYL, TAFN и т д. Даже если вы хотите показать, что знаете эти сокращения, не стоит писать их вот так. TTYL («Поговорим позже») или TAFN («Пока все»). Подобный вариант непрофессионален и может сбить с толку собеседников, которые его не знают или не привыкли к такому стилю общения (Outlook пока не является мессенджером).

"Я в предвкушении". Эту фразу имеет смысл использовать, если вы планируете встретиться с человеком сразу, встретиться по скайпу или обсудить проект по телефону после внесения изменений. В противном случае лучше его не использовать.

«Говори сейчас» / «Говори сейчас» — первый вариант более формальный, второй более простой. Их следует использовать, если вы действительно планируете вскоре поговорить с этим человеком. В противном случае это будет неискренне и отношения с собеседником не улучшатся.

«До скорой встречи» — так вы обещаете написать второе письмо, дополняя и отвечая на другие вопросы, если вы не предоставили всю информацию в своем письме. Если вы не собираетесь этого делать, лучше попытаться написать все сразу, чем прослыть человеком, который что-то говорит и не делает. Он обещает меньше, а дает больше.

«XX» — эту опцию следует использовать с осторожностью, и мы рекомендуем не запускать ее самостоятельно. Я вообще не использую его в рабочих взаимодействиях. Многие эксперты со мной согласны. Однако некоторые утверждают, что эта подпись уместна в некоторых ситуациях. Например, если «дружба» уже сложилась, «Алиса Х» — вариант дружеской, но профессиональной записки или письма. Если нет, не испытывайте удачу и сначала нарисуйте два крестика. Это означает «поцелуй».

«XOXO» — этот вариант совершенно неприемлем и означает «поцелуи и объятия». Сохраните его для близкого друга или того, с кем вы хотите пофлиртовать.

«Cheers» — это вариант, который сообщает американцам, что вы, скорее всего, из Англии или Австралии или притворяетесь, что имеете связи с этими странами. В США такие подписи используются редко. Эксперты рекомендуют спросить себя: «Могу ли я произнести это слово вслух в лицо другому человеку?» Если нет, не используйте его как знак.

[«Ваше имя»] – Завершить письмо только своим именем – довольно «холодный» и «резкий» способ попрощаться. Прежде чем напомнить собеседнику свое имя, все же стоит добавить что-нибудь, чтобы показать, как вы относитесь к вашему сотрудничеству (текущему или будущему.

Первый инициал (например, «А»). Некоторые люди не пишут в подписи свое полное имя, а только одну букву. Если вы помните, в начале этой статьи мы объясняли, что от того, как вы подписываете письмо, зависит, как оно будет адресовано. Если вы поставите одну букву W в конце, вы не поймете, что это значит. Как я могу с ним связаться? Уилл или Уильям? Или Вольфганг? У меня был интересный опыт с Airbnb. Я забронировал квартиру, и владелец подписал письмо одной буквой «Е». Было очень неловко каждую следующую букву начинать со слов «Привет Е», но другого выхода у меня не было. Когда я встретил ее, она оказалась японкой, и ее звали на самом деле «Я». На японском языке это имя написано иероглифами, но девушка предпочитает не усложнять жизнь людям. По-английски она пишет свое имя одной буквой и так спрашивает адресата.

«Твой» — переводится как «твой». Сразу возникает вопрос: «Кто твой?» Это вполне официальная версия подписи, хотя она и достаточно расплывчата. Да, это обычное дело, но сегодня люди устали от автоответов, писем и запросов роботов и ждут настоящего человеческого внимания от писем, написанных реальными людьми. Если вы хотите построить отношения с человеком, потратьте дополнительные 20 секунд на завершение этой фразы или выберите другой вариант, который приблизит вас к сотрудничеству и повысит уровень доверия.

«С уважением» — довольно сложный выбор, и не этого века. Если вы не напишете письмо президенту, о вас могут забыть. Если вы действительно сотрудничаете с представителями госорганов или духовенства, вам следует подписать обращение такого содержания - «При всем уважении».

«С нетерпением жду вашего ответа» — «С нетерпением жду вашего ответа» может написать лицо, отвечающее на запрос. Если вы спрашиваете, ни в коем случае нельзя заканчивать письмо так, так как вы торопитесь и ставите в неудобное положение человека, который еще ничего не согласился для вас сделать.

«Позаботьтесь» — это нормально, когда вы беспокоитесь о здоровье или благополучии друга или члена семьи, но в бизнесе это часто излишне. «Будь там осторожен» — вроде бы знает об опасности, которая его ждет, но он еще не знает.

"Привет" - Даже странно, как мнения поляризуются по поводу этого слова. 50% экспертов пишут: Я просто ненавижу это! Когда они пишут аббревиатуру «Ргдс», то как будто хотят показать мне, насколько они заняты и у них даже нет времени написать лишнее письмо. «Но некоторые люди привыкли к таким подписям и ничего против них не имеют. Это выражение вежливости и не предполагает сочувствия или тепла.

Надеемся, что, рассмотрев этот список, вы сможете определиться, какой именно знак выбрать при обращении к коллегам, руководству или будущим работодателям. Помните, это не просто слова. То, что вы говорите вслух и то, что пишете на бумаге, в конечном итоге формирует подтекст ваших отношений и взаимоотношений с людьми. Улучшите свои навыки общения на английском языке.

С уважением, (это не формальность, я искренне хочу Вам помочь) Наталья Токарь.

Об авторе:

Фото: Гетти Изображения