Период бурного роста 2000-х годов создал у многих собственников и руководителей ложное чувство уверенности в своих управленческих талантах. На растущем рынке даже компания, теряющая эффективность, могла демонстрировать положительные финансовые результаты за счет общего роста экономики. Это привело к потере мотивации для глубокого анализа и совершенствования систем управления, что стало серьезной проблемой в более зрелой фазе развития бизнеса.
Принципы управления универсальны — будь то сложный механизм или живой организм. Для управления компанией существуют специальные инструменты — ERP-системы, которые можно сравнить с приборной панелью и органами управления автомобиля.
Однако в отличие от автомобиля, бизнес на старте не имеет встроенной системы управления. На начальном этапе всю необходимую информацию собственник или директор держит в голове, а для уточнения деталей достаточно обратиться к нескольким ключевым сотрудникам.
Наш продукт поможет вам взять под контроль финансы. Ознакомьтесь со всеми услугами на нашем сайте
Ситуация кардинально меняется, когда бизнес расширяется до десятков подразделений и сотен сотрудников. Картина деятельности становится размытой, а информация — фрагментированной. Поскольку компания изначально не имеет встроенной системы управления, рано или поздно возникает острая необходимость ее создания.
Стихийный путь к автоматизации
Обычно автоматизация начинается хаотично и бессистемно. Первой автоматизируется бухгалтерия — ее процессы жестко регламентированы и универсальны для большинства предприятий. Это позволяет использовать типовые программные решения с минимальной адаптацией.
Остальные бизнес-процессы автоматизируются по-разному, в зависимости от специфики компании, менталитета руководства и квалификации персонала. Например, в одних организациях менеджеры по продажам продолжают выписывать накладные вручную, считая это приемлемым при небольшом объеме документов. В других — стремятся оптимизировать процесс через Excel или другие инструменты.
По мере роста бизнеса возникает потребность в учете товаров, контроле остатков, анализе движения. В какой-то момент становится очевидным, что одна операция дублируется в нескольких системах: менеджер создает накладную, затем вносит данные в складскую систему, передает документ в бухгалтерию, где информацию снова обрабатывают. Поступление денег через «Клиент-Банк» также требует ручного внесения данных в бухгалтерскую программу и систему взаиморасчетов.
Рано или поздно терпение сотрудников или руководства заканчивается, и принимается стратегическое решение о внедрении единой системы управления предприятием.
Именно на этом этапе возникают ключевые управленческие вопросы:
Постановка и управление систем управления финансами ИНТАЛЕВ
В подходе к решению этих вопросов компании-внедренцы делятся на две основные категории: автоматизаторы и консультанты.
Подход автоматизаторов: техника прежде всего
Компании-автоматизаторы фокусируются преимущественно на технических аспектах внедрения. Они считают, что клиент должен самостоятельно определить, как должен работать его бизнес в системе, и формализовать эти требования в техническом задании. Программист затем реализует ТЗ, не углубляясь в бизнес-логику процессов.
Этот подход был бы идеальным, если бы заказчик действительно понимал, как должна быть устроена система управления его компанией. Многие руководители думают, что знают, но при попытке описать процессы сталкиваются с трудностями формализации.
Для успешной самостоятельной постановки задачи нужна экспертиза в двух областях:
- Предметной области (финансы, стратегия, учет, организационное проектирование, продажи);
- IT и автоматизации — понимание логики работы систем, их возможностей и ограничений.
Основная проблема в том, что большинство бизнес-процессов, сложившихся стихийно, далеки от оптимальных и часто противоречат здравому смыслу. Бизнес развивался экстенсивно: больше клиентов, больше сотрудников, больше операций. В определенный момент собственник осознает, что компания «выросла из детских штанишек», но остановить бизнес для капитальной перестройки невозможно.
Подход консультантов: диагностика и лечение
Суть консалтинга — передача опыта и специальных знаний. Клиент платит за возможность избежать ошибок, используя чужой успешный опыт. Консалтинговые компании подходят к проблеме как врачи: анализируют «симптомы» бизнеса, ставят управленческий диагноз и назначают «лечение». Только после наведения порядка в процессах можно приступать к автоматизации.
Без предварительной оптимизации автоматизация лишь усилит существующие организационные противоречия, а в некоторых случаях сделает внедрение системы невозможным. Человеку можно сказать: «Разберись как-нибудь», но система работает по строгим алгоритмам и не терпит неоднозначностей.
Самолечение в бизнесе так же рискованно, как и в медицине: отсутствует необходимый опыт и квалификация, а цена ошибки может быть катастрофической — вплоть до потери бизнеса. От благополучия компании зависят акционеры, сотрудники, поставщики, клиенты и партнеры, поэтому решения должны приниматься взвешенно.
Однако у консалтингового подхода есть свои недостатки: иногда консультанты слишком теоретизируют, отрываются от реальности, и результатом их работы становится пакет документов, которые без дальнейшей реализации остаются бесполезными.
Интегрированный подход: золотая середина
У автоматизаторов противоположная проблема: они мыслят слишком технократично, недооценивая важность грамотного описания и оптимизации бизнес-процессов, регламентации, организационного дизайна и системы мотивации. Они ошибочно полагают, что клиент сам разберется во всех этих аспектах, а их задача — лишь техническая реализация.
Постановка и управление систем управления финансами ИНТАЛЕВ
После завершения внедрения консультанты выполняют важную функцию: объясняют пользователям логику работы системы, ее преимущества и возможности. Кроме того, они передают знания предметным специалистам заказчика для дальнейшей поддержки и развития системы.
Выбор подхода остается за вами, но важно понимать, что наиболее эффективным является комплексное решение, сочетающее глубокий анализ бизнес-процессов с их грамотной технической реализацией. В любом деле, особенно в управлении бизнесом, важно найти «золотую середину» между теорией и практикой, стратегией и тактикой, консалтингом и автоматизацией.
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: К кому идти «лечиться»: консалтинг или автоматизация.