Для роста и стабильности бизнеса компаниям необходимо постоянно оптимизировать внутренние процессы. Ключевыми целями такой оптимизации являются:
· Ускорение операционных циклов.
· Снижение операционных расходов.
· Минимизация финансовых и юридических рисков.
· Повышение точности и достоверности данных в учетных системах.
· Увеличение прозрачности всех финансовых потоков.
· Улучшение мотивации и вовлеченности сотрудников через четкие KPI.
Список эффективных инструментов для управления задолженностью
В сфере управления дебиторской (нам должны) и кредиторской (мы должны) задолженностью существует ряд проверенных инструментов. Мы собрали для вас наиболее действенные из них:
1. Сокращение этапов согласования платежей
2. Персональная ответственность за работу с контрагентами
3. Использование корпоративных карт для мелких расходов
4. Автоматизация регулярных (периодических) платежей
5. Автоматизация коммуникации с поставщиками
6. Внедрение электронного документооборота (ЭДО)
7. Автоматизация процесса сверки взаиморасчетов
8. Унификация номенклатуры в учетных системах
9. Внедрение отчета по срокам долга (Aging Report)
Инструменты для быстрого внедрения
Эти методы не требуют значительных ресурсов и могут быть запущены в кратчайшие сроки.
1. Сокращение этапов согласования платежа
Многоуровневое визирование каждого платежа создает бюрократические задержки. Оптимальное решение — перейти на согласование одного ключевого документа (например, заявки на оплату), что значительно ускорит процесс.
2. Закрепление ответственности за работу с поставщиком
Чтобы документы от контрагентов поступали вовремя и в полном объеме, назначьте ответственного менеджера за каждый договор. Наиболее эффективно закрепить этот показатель в системе мотивации сотрудника.
Обратите внимание: Рассказываю, какие изменения в отчетности произошли с 2021.
3. Оплата корпоративными картами мелких регулярных покупок
Для частых небольших закупок (канцелярия, хозяйственные товары) эффективно использовать корпоративные карты с установленным лимитом. Это избавляет от необходимости обрабатывать каждый чек отдельно — все документы можно получать одной выпиской в конце месяца.
Инструменты, требующие инвестиций, но дающие высокую отдачу
Внедрение этих решений потребует времени и бюджета, однако они многократно окупятся за счет роста эффективности и снижения издержек.
4. Автоматизация периодических платежей
Платежи с фиксированной суммой и графиком (аренда, коммунальные услуги, подписки) можно настроить на автоплатеж в бухгалтерской программе. Это исключает ручной ввод, человеческий фактор и экономит время бухгалтерии.
5. Автоматизация ответов на запросы поставщиков
Сотрудники тратят много времени на ответы поставщикам о статусе платежей. Решение — внедрение автоматизированных систем (голосовое меню, личный кабинет на сайте), которые предоставляют контрагентам актуальную информацию из вашей учетной системы. Это возможно при условии оперативного ввода первичных документов.
6. Электронный документооборот с поставщиками
Внедрение ЭДО дает ряд преимуществ: резкое снижение расходов на бумагу и почту, мгновенный поиск и отправка документов, возможность удаленной работы. Электронные документы проще систематизировать и хранить, что кардинально повышает эффективность работы отдела.
7. Автоматизация сверки с поставщиками
Ручная сверка расчетов — трудоемкий процесс. Современные учетные системы и сервисы предлагают инструменты для автоматизации сверок, что позволяет экономить трудовые ресурсы и минимизировать ошибки.
8. Унификация номенклатуры в справочниках
Разные названия одного товара у поставщиков приводят к дублированию позиций в вашем справочнике и проблемам при учете. Решение — использовать функционал учетной программы для автоматического сопоставления или разработать внутренний алгоритм, особенно при больших объемах товарных позиций.
9. Отчет для анализа остатков по срокам долга (Aging Report)
Это ключевой инструмент для управления дебиторской задолженностью. Отчет группирует долги по периодам возникновения (текущие, просроченные 30, 60, 90 дней), что позволяет четко видеть проблемные зоны и своевременно принимать меры по взысканию.
Это лишь часть инструментов для эффективного управления финансовыми потоками компании. А какие методы используете вы? Возможно, мы что-то упустили, и нам будет полезен ваш опыт. Делитесь в комментариях!
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: Какие финансовые инструменты использовать для эффективного управления дебиторской и кредиторской задолженностью?.