В современном мире географические границы для бизнеса стираются. Руководители могут эффективно управлять компанией из любой точки планеты, если ключевые процессы, особенно бухгалтерские, правильно выстроены и автоматизированы. Но что делать, если штатный бухгалтер не адаптирован к удалённой работе, а директору необходимо уехать на длительное время? Реальный кейс нашей компании показывает, как мы помогли решить эту проблему.
Нашим клиентом стала компания ROMAVITA, успешный продавец детских игрушек на крупной онлайн-площадке. Бизнес рос, и её руководитель планировал важную деловую поездку в Китай для поиска новых поставщиков и изучения рынка. Однако перед отъездом остро встал вопрос бухгалтерского сопровождения. Еженедельно директору приходилось лично подписывать кипу бумажных отчётов, а отправка документов курьерской почтой была дорогой, медленной и крайне неудобной для оперативного управления.
Первоначальная идея клиента и её юридические риски
У руководителя возник, казалось бы, логичный план: оставить бухгалтеру свою электронную цифровую подпись (ЭЦП) и доверенность на бумаге, чтобы тот мог вести дела в его отсутствие. Однако этот подход был сразу же отвергнут как небезопасный и, что важнее, противозаконный. Даже при наличии доверенности передача своей ЭЦП другому лицу прямо запрещена законодательством, так как подпись является персональным ключом, требующим подтверждения действий именно её владельца. Ситуация зашла в тупик: поездка, vital для развития бизнеса, оказалась под угрозой срыва из-за невозможности обеспечить финансовый контроль. Именно тогда директор ROMAVITA обратился к нам, понимая, что нуждается не просто в исполнителе, а в технологическом партнёре.
Наше технологичное и легальное решение
Мы предложили клиенту готовое, прозрачное и полностью легальное решение, которое не требовало передачи персональной ЭЦП. Вместо этого мы выстроили безопасную техническую экосистему для удалённого управления финансами.
Этап 1: Автоматизация и интеграция. Мы начали с глубокого аудита текущих бухгалтерских процессов компании и интеграции с используемыми сервисами. Все данные о продажах с маркетплейса и банковских операциях стали автоматически поступать в нашу систему, что свело к нулю ошибки ручного ввода и экономило массу времени.
Обратите внимание: Я создал игрушку из дерева, на которой зарабатываю 35 млн рублей в год.
Этап 2: Внедрение электронного документооборота (ЭДО). Мы подключили компанию к системе ЭДО, что позволило полностью отказаться от бумажных документов. Счета, акты и накладные с контрагентами теперь обменивались в цифровом виде мгновенно.
Этап 3: Безопасная авторизация через МЧД. Ключевым шагом стало оформление машиночитаемой доверенности (МЧД). Мы разъяснили руководителю, что передавать свою ЭЦП — опасно. Вместо этого мы помогли оформить на нашу компанию МЧД — современный цифровой аналог доверенности, который позволяет нам подписывать отчёты в налоговую и другие инстанции от имени директора, но в строго оговорённых рамках. Система видит именно нашу, аутсорсинговую подпись, что делает процесс абсолютно прозрачным и законным. При этом наша ответственность застрахована: в случае ошибки с нашей стороны мы компенсируем клиенту все возможные убытки.
Вся подготовительная работа заняла всего несколько дней. В результате 90% рутинных бухгалтерских операций были автоматизированы, а за руководителем оставалось право принимать ключевые финансовые решения.
Итоги: бизнес под контролем из любой точки мира
Во время командировки в Китай директор ROMAVITA управлял финансами компании так же легко, как если бы находился в своём кабинете.
- Он в режиме реального времени видел все движения денежных средств.
- Мог в пару кликов подписывать документы с поставщиками через ЭДО.
- Все налоговые и бухгалтерские отчёты готовились и сдавались нами своевременно с использованием МЧД.
При возникновении вопросов он оперативно связывался со своим персональным бухгалтером через мессенджер. Бизнес не просто не остановился — он стал более прозрачным, управляемым и эффективным.
Перспективы сотрудничества
Руководитель оценил удобство и безопасность нового формата работы. ROMAVITA продолжает пользоваться нашими услугами и системой с МЧД. Работа штатного бухгалтера компании также стала легче, так как система автоматически собирает данные для отчётов и напоминает о важных сроках.
* * *
«Моё Дело» — это профессиональный бухгалтерский сервис полного цикла. Мы предоставляем услуги бухгалтерского аутсорсинга, настраиваем автоматизированную онлайн-бухгалтерию и внедряем технологические решения для бизнеса любого масштаба. Наша надёжность подтверждена 16-летней историей и 70 000 клиентов. Максимальная безопасность для клиентов обеспечена страховым полисом на 100 миллионов рублей, который покроет ущерб в случае штрафов по нашей вине.
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Настроили бухгалтерию, которой можно управлять из-за границы .