Эффективное управление финансами магазина начинается с грамотного планирования движения денежных средств. Этот процесс можно разбить на четыре ключевых этапа, которые помогут вам контролировать потоки денег и избежать кассовых разрывов.
Изображение с сайта Shopcoach.ru
Этап 1: Планирование доходов и расходов
Первым делом необходимо спрогнозировать все будущие поступления и платежи. Основой для этого служит финансовый план вашего бизнеса.
Изображение с сайта Shopcoach.ru
Для удобства планирование рекомендуется вести по периодам. Автор материала использует недельные интервалы, но вы можете выбрать любой удобный формат: декады, дни или даже месяцы. Главное — соблюдать общий принцип разбивки на периоды.
- «Выручка план» — сюда вносится ожидаемая выручка за месяц. Простой способ — разделить месячный план на количество дней и распределить сумму равномерно. Однако если ваши продажи носят сезонный или неравномерный характер (например, всплески на выходных), лучше опираться на историческую статистику и планировать выручку для каждого периода индивидуально.
- «Расходы» — здесь детализируются все запланированные затраты с привязкой к периодам. Категории расходов (аренда, зарплата, закупка товара, реклама) стоит настроить под специфику вашего бизнеса. Где нужно — используйте подробную детализацию, где нет — можно объединять статьи.
Важное правило: все расходы, траты и долги записываются со знаком минус. Чтобы в дальнейшем легко отличать плановые показатели от фактических, планируемые расходы рекомендуется выделять жирным шрифтом. Это визуальное отличие поможет не пропустить момент, когда нужно заменить плановую цифру на реальную.
Поле «Расходы», выделенное красным, автоматически суммирует все затраты за выбранный период.
Контрольная точка: Итоги по периоду для поля «Выручка план» должны совпадать с полем «Продажи план» в основном финансовом плане. Аналогично, итог по «Расходам» должен быть равен сумме полей «Текущие расходы» и «Переменные расходы» из того же плана.
Изображение с сайта Shopcoach.ru
Этап 2: Внесение ручных данных
На этом этапе вы вручную заполняете несколько ключевых полей:
- «Поступление на счет» и «Списание с счета» — эти значения должны соответствовать операциям «Внесение денег» и «Изъятия денег» из вашего общего финансового плана. Сюда относятся, например, дополнительные вложения владельца или вывод прибыли.
- «Дебиторка» и «Кредиторка» — в этих полях отражается изменение задолженностей (дебиторской — вам должны, кредиторской — вы должны). Изменения вносятся в колонку «Изменение». Важный нюанс: плановые изменения также выделяются жирным шрифтом. Более детально работа с дебиторской и кредиторской задолженностью будет рассмотрена в отдельной статье.
Обратите внимание: Как начать свой бизнес с нуля и практически без вложений денег — 6 простых шагов с чего лучше начать малый бизнес.
Этап 3: Автоматические расчеты и контрольные показатели
После внесения ручных данных система автоматически рассчитает ряд важнейших показателей:
- Итоги периода «Изменение» — общая сумма всех изменений за период (поступления, списания, изменения задолженностей).
- Итоги периода «Дебиторка» и «Кредиторка» — показывают остаток задолженности на конец периода (равны значению последнего введенного периода).
- «Итого долги» — чистая сумма задолженности (дебиторская минус кредиторская).
- «Итого план» — финансовый результат работы за период (плановая выручка минус плановые расходы). Итог по этому полю за все периоды должен совпадать с показателем «Чистая прибыль» в финансовом плане.
- «Итого на счете план» — ключевой показатель, который отражает прогнозируемый остаток денежных средств на конец каждого периода. Он рассчитывается автоматически. Это поле не должно быть отрицательным. Если вы видите минус — это сигнал о потенциальном кассовом разрыве, и план необходимо скорректировать (увеличить поступления, сократить или перенести расходы). Итоговое значение этого поля на конец планового горизонта должно равняться «Деньгам на счете итого» в финансовом плане.
Этап 4: Сверка и переход к факту
Таким образом, вам необходимо заполнить лишь небольшую часть данных, а система выполнит все сложные расчеты. Ваша главная задача на этапе планирования — сверить рассчитанные автоматически итоги с соответствующими полями основного финансового плана. Это позволит убедиться в отсутствии ошибок ввода.
Поля «Итого факт» и «CashFlow накопленным итогом» на этапе планирования будут отображать отрицательные значения, так как реальных операций еще нет. Не обращайте на них внимания. Их время наступит в следующей статье, когда мы перейдем от планов к анализу фактического движения денежных средств и будем сравнивать план с реальностью.
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Движение денег. Планирование.