Зачем крупные компании публикуют план закупок?

Что такое ГПЗ и что в нем содержится

Годовой план закупок — это документ, в котором прописано, что и в каких количествах будет закупать компания в наступающем году. Есть четко установленные формы для составления этого документа. В правильно составленном ГПЗ обычно содержится следующая информация:

• группа, к которой относится закупаемый товар (например, «Сантехника», «Канцтовары» и т.д.);
• наименование товара;
• единица измерения (метры, штуки, килограммы и т.д.);
• количество закупаемой продукции;
• адрес поставки;
• финансовые параметры (цена одной единицы товара; общая сумма, исходя из объема закупки; валюта);
• желаемая дата закупки и дата публикации торгово-закупочной процедуры на ЭТП;
• способ закупки (как правило, это процедура на электронной торговой площадке).

Лучше всего опубликовать ГПЗ в открытом доступе под конец года. На сайтах электронных торговых площадок можно увидеть годовые планы закупок крупных компаний на будущий год уже в декабре. Зачем это делать?

Самое время для публикации плана закупок на следующий год — декабрь текущего года

Пять преимуществ составления ГПЗ и его публикации

В самом названии «Годовой план закупок» уже заложено, что в нем отражена закупочная деятельность предприятия на целый год. Составив ГПЗ на 2022 год, опубликовать его в открытом доступе желательно или до Нового года, или в первые рабочие дни января. Тогда компания-заказчик получит пять ощутимых преимуществ. Перечислим вкратце, в чем они будут заключаться.

1. Если поставщики заранее будут знать, что и когда будет закупать ваша компания, они смогут подготовиться к закупочной процедуре и вовремя в ней поучаствовать. Следовательно, конкуренция за право сделать поставку вырастет. А классическая рыночная модель предполагает, что чем выше конкуренция, тем более привлекательную цену можно получить в конечном итоге.
2. Поскольку план закупок составляется на длительный срок, то в него закладываются крупные партии товара. И еще одно классическое правило рынка: чем крупнее опт, тем ниже цена. Дробные закупки дают более высокую цену. В ГПЗ можно заложить единую крупнооптовую закупку сразу на весь год, но в условиях поставки оговорить, что получать товар вы будете, к примеру, ежемесячно в определенном объеме. Опубликованный ГПЗ с четким графиком отгрузки даст поставщикам понимание того, к какому сроку и какой объем товара нужно будет готовить для вашей компании.
3. Заблаговременная публикация ГПЗ поможет привлечь к вашим закупкам новых поставщиков, с которыми вы никогда ранее не работали. Ведь не секрет, что очень часто поставщик просто не успевает вовремя подготовиться к внезапно опубликованной закупке, а значит, не имеет шансов ее выиграть. Видя ГПЗ заранее, он может оценить свои шансы и к моменту публикации торгово-закупочной процедуры уже будет во всеоружии. И кто знает, может быть, вы получите нового партнера, который даст вам оптимальные условия и самую низкую цену?
4. Укрупнив закупки и заранее выстроив их график, ваша компания сможет высвободить массу рабочего времени своих сотрудников. По трудозатратам сделать одну большую закупку — это гораздо эффективнее, чем десяток мелких. Мы уже говорили, что укрупненная закупка поможет сэкономить компании серьезные средства. Но экономия рабочих ресурсов — это тоже один из важнейших принципов деятельности современного предприятия.
5. Заблаговременная публикация ГПЗ может помочь оптимизировать процессы на предприятии и принимать более эргономичные решения. Специалисты ЭТП ONLINECONTRACT приводят десятки примеров таких случаев. Вот один из них: в ГПЗ компании содержался пункт «Лампы накаливания». Один из поставщиков связался с этой компанией и подробно объяснил, почему в долгосрочной перспективе выгоднее будет закупить светодиодные лампы (они служат дольше, экономят электричество, и расчеты показывают, что пользоваться ими выгоднее). Стоит ли говорить, что это был поставщик светодиодных ламп? А поскольку времени до закупки было еще достаточно, то компания-заказчик успела оценить это предложение, пересчитать затраты и принять оптимальное решение.

Есть и другие положительные стороны публикации ГПЗ. Мы перечислили лишь самые очевидные из них.

Заблаговременная публикация ГПЗ может помочь оптимизировать процессы на предприятии и принимать более эргономичные решения

Пример: что содержится в ГПЗ одной из крупных татарстанских компаний на 2022 год

Годовой план закупок компания может публиковать на своем собственном сайте и на сайтах электронных торговых площадок, с которыми сотрудничает. Например, на сайте ЭТП ONLINECONTRACT есть специальный раздел «Годовые планы закупок».

Обратите внимание: Зачем бизнесу категорийный менеджмент.

В нем уже сейчас можно ознакомиться с планом закупок на 2022 год двух крупных татарстанских нефтехимических предприятий. А в качестве ознакомления с принципом составления этих документов — заглянуть в ГПЗ, которые компании публиковали на предыдущие годы. Поскольку это крупные производственные предприятия, технологическая схема на которых более или менее устойчивая, то и по старым ГПЗ можно составить себе представление о том, как происходит распределение их закупок по году.

К примеру, в опубликованном на 2022 год ГПЗ одного из крупных казанских предприятий 8 827 позиций. Каждая из них снабжена подробной маркировкой, чтобы было четко понятно, какие именно блоки питания, батарейки или, к примеру, колонки для лабораторных анализаторов должны быть поставлены. Например, уже 10 января здесь ждут поставку трех колонок Elite-Wax 30 м 0.25 мм 0,25 мкм (для анализа спиртов, гликолей и альдегидов) с начальной минимальной ценой 70 631 рубль за штуку.

Производители и поставщики светодиодных светильников могут готовиться к поставкам осветительных приборов, которые распределены по всему году. Например, 15 светильников ЛСП-133 220В 2x36Вт IP65 потребуются к 21 апреля, и еще 15 — к 22 октября.

Очень много позиций в списке — детали для насосно-компрессного оборудования. Например, к 30 апреля для него закупят нагнетательные клапаны и стаканы на общую сумму 4 064 147,54 рубля.

Производители и продавцы труб уже могут оценить свои возможности в поставке цельнолитых (бесшовных) труб на общую сумму чуть более 8 млн рублей (их будут закупать к 22 декабря, так что время подготовиться есть).

Разные компании по-разному оформляют свой план закупок. Например, одни сразу ориентируют потенциальных поставщиков на то, когда будет опубликована торгово-закупочная процедура. Другие обозначают только желаемую дату поставки — и поставщики должны примерно ориентироваться сами, когда «ловить» привлекательную для них закупку. В любом случае ГПЗ на 2022 год уже начинают публиковаться. Не пора ли сделать это и вам?

Александр Гуров, директор ЭТП

Хотите поспорить?

Эксперты часто слышат разные контраргументы от представителей различных компаний, которые сомневаются в том, что им действительно есть смысл заранее публиковать ГПЗ. Приведем здесь три самых распространенных из них, с подробным ответом от Александра Гурова, руководителя ЭТП ONLINECONTRACT.

Сомневающийся скептик №1: Разве мы можем знать досконально, что нашей компании потребуется через несколько месяцев?

Александр Гуров: План продаж и финплан на 2022 год на вашем предприятии наверняка уже готовы. А если у вас производство, то с большой вероятностью готов и производственный план. Следовательно, уже можно с определенной точностью рассчитать, что и в каком количестве вам потребуется в течение года. В конце концов, в годовой план закупок всегда можно внести изменения, если вдруг происходит что-то неожиданное. Специалисты нашей сферы обычно исходят из такой посылки: порядка 90% денег, которые компания потратит на закупки в будущем году, вполне поддаются планированию. И наша многолетняя работа с сотнями различных компаний этот тезис подтверждает.

Сомневающийся скептик №2: Некоторые мои закупки — коммерческая тайна. Если я хочу превзойти конкурентов, построив новую производственную линию, я не хочу жертвовать своей конфиденциальностью и публиковать ГПЗ в открытых источниках.

Александр Гуров: Это перестанет быть тайной ровно в тот момент, когда вы начнете обзванивать потенциальных поставщиков в поисках оборудования для своей новой производственной линии. Cегодня само выражение «коммерческая тайна» постепенно становится фигурой речи, красивым мифом. О любой предполагаемой крупной поставке — будь то новые компьютеры для сотрудников или станки для нового производства — достаточно быстро узнает окружающий рынок. При этом, сделав свою предполагаемую закупку открытой, вы можете найти поставщиков из других регионов, получить более выгодное предложение, чем пытаясь договориться за закрытыми дверями.

Сомневающийся скептик №3: Я поставщик. В моей компании есть специальные сотрудники, которые постоянно занимаются мониторингом закупок. Они и без ГПЗ смогут отследить все, что будет появляться по нашему профилю. Так зачем мне изучать годовые планы закупок заранее?

Александр Гуров: Заранее получив представление о том, когда будут открываться интересные вам закупки, вы сможете составить проекты планов работы на год. Во-первых, запланировать активизацию ресурсов в моменты пиковой загрузки производства (например, нанять дополнительный персонал на период предполагаемой крупной поставки). Во-вторых, сможете связаться с заказчиком заранее и предложить ему протестировать в лаборатории свою продукцию (к примеру, если речь идет о химикатах, необходимых для производства). Впоследствии это поможет вам выйти на закупку более подготовленным. И наконец, в-третьих, видя крупное предложение, вы сможете предложить поставщику альтернативный вариант удовлетворения его потребности (здесь можно привести пример с лампами накаливания и светодиодными светильниками, описанный выше, — тогда эту закупку выиграл именно поставщик, предложивший альтернативное решение).

Резюме

Итак, публикация ГПЗ выгодна обеим сторонам: и заказчику, и поставщику.

Для заказчика она становится удобным инструментом планирования своих затрат и способом сэкономить внушительные суммы. Кроме того, заблаговременно проинформировав рынок о своей работе в наступающем году, компания укрепляет свою деловую репутацию и получает шанс найти новых надежных партнеров.

Поставщик получает полезную информацию, которая позволит ему подготовиться к интересующим его закупкам, увеличить свои шансы на успех и, таким образом, увеличить количество заказчиков.
#закупки #торги #бизнес и финансы #госзакупки #аукцион

Больше интересных статей здесь: Бизнес.

Источник статьи: Зачем крупные компании публикуют план закупок?.

• Чему я Должен Научиться? Полезные навыки в 2022 году
• Монстров не существует