Публикация годового плана закупок (ГПЗ) — это не просто формальность, а стратегический шаг, который приносит выгоду как самой компании-заказчику, так и ее потенциальным поставщикам. На примере практики татарстанских предприятий разберемся, зачем это нужно и какую пользу приносит.
В конце года, параллельно с финансовым и производственным планированием, передовые компании формируют и публикуют в открытом доступе свой план закупок на следующий год. Это своеобразная «дорожная карта» для поставщиков, которая позволяет им заранее понять потребности заказчика и подготовить наиболее выгодные коммерческие предложения. Издание «Реальное время» совместно с экспертами ЭТП ONLINECONTRACT объясняют, почему эта практика становится все более популярной среди крупного бизнеса.
Что такое годовой план закупок и как он устроен
Годовой план закупок — это структурированный документ, детализирующий потребности компании в товарах, работах и услугах на предстоящий год. Он составляется по установленным форматам и служит основой для прозрачного и эффективного взаимодействия с рынком. В правильно составленном ГПЗ обычно содержится исчерпывающая информация для поставщиков:
- Категория товара: Общая группа, например, «Сантехника», «Канцтовары», «IT-оборудование».
- Детализация: Конкретное наименование товара или услуги.
- Количественные показатели: Единица измерения (штуки, метры, килограммы) и необходимый объем.
- Логистика: Адрес поставки или выполнения работ.
- Финансовые условия: Ориентировочная цена за единицу, общая бюджетная сумма и валюта расчетов.
- Временные рамки: Плановые даты проведения закупочных процедур на электронной торговой площадке (ЭТП) и желаемые сроки поставки.
- Способ определения поставщика: Как правило, указывается проведение конкурса или аукциона на ЭТП.
Оптимальное время для публикации ГПЗ — декабрь текущего года или первые дни января. Это позволяет максимально эффективно выстроить работу на предстоящий период.
Декабрь — идеальное время для публикации плана закупок на следующий год, позволяющее и заказчику, и поставщикам спланировать свою деятельность.
Пять ключевых преимуществ публикации ГПЗ для компании-заказчика
Заблаговременная публикация детального плана закупок приносит компании-организатору ряд стратегических и операционных выгод:
- Рост конкуренции и снижение цены. Поставщики, заранее зная о предстоящих закупках, имеют время на подготовку качественных предложений. Увеличение числа участников усиливает конкуренцию, что в классической рыночной модели ведет к снижению итоговой цены контракта.
- Эффект масштаба и планирование поставок. Годовое планирование позволяет консолидировать потребности и закупать крупные партии товара, что обычно дает значительную скидку от оптовой цены. При этом в условиях можно предусмотреть гибкий график поставок (например, ежемесячными партиями), что удобно для обеих сторон.
- Привлечение новых партнеров. Публичный ГПЗ — это сигнал рынку. Он позволяет выйти на компанию новым, возможно, более выгодным поставщикам из других регионов, которые при внезапном объявлении тендера просто не успели бы подготовиться.
- Оптимизация внутренних процессов. Консолидация множества мелких закупок в несколько крупных процедур значительно снижает трудозатраты сотрудников отдела закупок. Экономия рабочего времени и административных ресурсов — серьезный фактор повышения эффективности бизнеса.
- Возможность для инноваций и оптимизации. Заблаговременное информирование рынка открывает диалог с поставщиками на стадии планирования. Они могут предложить альтернативные, более современные или экономичные решения (как в примере со светодиодными лампами вместо ламп накаливания), что позволяет компании принять более взвешенное и выгодное решение.
Это лишь основные, наиболее очевидные плюсы, которые получает компания, работающая открыто и прозрачно.
Заблаговременная публикация ГПЗ помогает не только экономить, но и оптимизировать бизнес-процессы, получая ценные предложения от рынка.
Пример из практики: ГПЗ крупного татарстанского предприятия
Компании публикуют свои планы закупок на корпоративных сайтах и на специализированных электронных торговых площадках. Например, на ЭТП ONLINECONTRACT есть отдельный раздел «Годовые планы закупок».
Обратите внимание: Зачем бизнесу категорийный менеджмент.
Там уже можно ознакомиться с планами крупных промышленных гигантов Татарстана на 2022 год. Анализ таких документов позволяет понять логику и масштаб их деятельности.Так, в ГПЗ одного из казанских химических предприятий содержится 8 827 позиций. Каждая детально специфицирована: от маркировки блоков питания до точных параметров хроматографических колонок для лабораторий. Например, уже 10 января компания планировала закупку трех специализированных колонок для анализа с начальной ценой около 71 тысячи рублей за штуку.
План также демонстрирует цикличность закупок: те же светодиодные светильники определенной модели закупаются партиями в апреле и октябре. Значительная часть бюджета выделена на запчасти для насосно-компрессорного оборудования (например, клапаны на сумму более 4 млн рублей к концу апреля). Производители труб могут готовиться к крупному контракту на бесшовные трубы (около 8 млн рублей), запланированному на декабрь.
Формат представления информации может различаться: некоторые компании указывают точные даты публикации тендера, другие — только сроки желаемой поставки. Однако в любом случае ГПЗ служит мощным инструментом коммуникации с рынком.
Александр Гуров, директор ЭТП ONLINECONTRACT.
Ответы на частые сомнения бизнеса
Несмотря на преимущества, у многих руководителей возникают закономерные вопросы о целесообразности публикации ГПЗ. Александр Гуров, руководитель ЭТП ONLINECONTRACT, комментирует самые распространенные из них.
Сомнение №1: «Мы не можем точно спрогнозировать свои потребности на год вперед».
Ответ эксперта: Если у компании есть производственный, финансовый план и план продаж, то рассчитать базовые потребности в материалах и оборудовании вполне реально. Опыт показывает, что около 90% закупочного бюджета поддается планированию. При этом план — не догма, его всегда можно скорректировать при изменении обстоятельств.
Сомнение №2: «Наши закупки — коммерческая тайна, мы не хотим раскрывать планы перед конкурентами».
Ответ эксперта: В современном мире сохранить в тайне крупную закупку, особенно оборудования, практически невозможно. Как только вы начнете обзванивать поставщиков, информация станет достоянием рынка. Открытость же, наоборот, расширяет ваш выбор и может привлечь более выгодные предложения из других регионов, которые вы могли упустить при закрытых переговорах.
Сомнение №3 (от поставщика): «У нас есть отдел мониторинга, мы и так все отследим. Зачем нам заранее изучать ГПЗ?»
Ответ эксперта: Заблаговременное изучение ГПЗ позволяет поставщику перейти от реактивной к проактивной стратегии. Можно: 1) оптимально спланировать производственные мощности и логистику на пиковые периоды; 2) заранее связаться с заказчиком, чтобы предложить тестирование продукции или презентовать свои компетенции; 3) проанализировать потребность заказчика и предложить более современное или экономичное альтернативное решение, как в истории со светодиодными лампами.
Итог: выгода для всех участников рынка
Публикация годового плана закупок — это практика, создающая беспроигрышную ситуацию (win-win).
Для заказчика это инструмент стратегического планирования, значительной экономии бюджета, оптимизации процессов и укрепления деловой репутации как открытого и надежного партнера.
Для поставщика это источник ценной информации для долгосрочного планирования, возможность качественно подготовиться к тендерам, увеличить шансы на победу и расширить клиентскую базу.
#закупки #торги #бизнес и финансы #госзакупки #аукцион
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Зачем крупные компании публикуют план закупок?.