Эпоха пандемии стала переломным моментом для рынка труда, внеся коррективы в работу HR-департаментов, служб охраны труда и IT-подразделений. Одним из ключевых изменений стало право работодателя в определенных ситуациях переводить персонал на дистанционный режим, не запрашивая его согласия и не внося правок в трудовой договор.
Основания для перевода на удаленку без согласия сотрудника
Такая мера возможна в двух основных случаях:
- При наличии соответствующего решения государственных или муниципальных властей. Яркий пример — указ мэра Москвы, обязывающий сотрудников старше 65 лет работать из дома.
- При возникновении исключительных обстоятельств, таких как эпидемии, производственные аварии, стихийные бедствия и другие форс-мажоры.
Ключевые особенности нового формата работы
Законодательство установило ряд важных правил для временного дистанционного труда (сроком до шести месяцев):
- Допускается гибридный режим, сочетающий офисные и удаленные дни.
- При оформлении документов усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) обязан использовать только работодатель. Сотрудник может применять простую электронную подпись. Детали электронного взаимодействия стороны фиксируют отдельным соглашением.
- Внесение записей в трудовую книжку дистанционного работника производится исключительно по его желанию. Упоминание о трудовой книжке в договоре не обязательно.
- Рабочее общение должно происходить строго в рабочее время. Любая работа в нерабочие часы подлежит оплате как сверхурочная.
- Трудовой кодекс запрещает добавлять в договор дополнительные основания для увольнения дистанционного сотрудника. Законом предусмотрены лишь две причины: отсутствие связи с работником более двух рабочих дней после запроса работодателя и переезд сотрудника, делающий невозможной работу на прежних условиях.
- Если перевод на удаленку или обеспечение техникой невозможны, наступает простой. Оплата простоя составляет не менее 2/3 среднего заработка сотрудника (ст. 157 ТК РФ).
Пошаговый алгоритм действий для работодателя
Чтобы минимизировать риски, необходимо выполнить несколько обязательных шагов:
- Издать и довести до сведения приказ. Все сотрудники должны быть ознакомлены с приказом о временном переводе под подпись. Если работник уже дома, документ отправляется на электронную почту с просьбой распечатать, подписать, сфотографировать и отправить скан. Позже при личной встрече подписи проставляются на бумажном оригинале. Наиболее безопасный вариант — обмен документами с использованием квалифицированной электронной подписи сотрудника. Если такой нет, а в компании не утвержден порядок выдачи электронных подписей, лучше использовать традиционные бумажные носители.
- Подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. Это критически важный документ, в котором прописываются сроки перевода, график работы, способы коммуникации и отчетности, порядок передачи рабочего оборудования. Отсутствие такого соглашения грозит компании штрафами за нарушение трудового законодательства.
- Получить заявление от сотрудника о согласии на новый формат. Это дополнительная мера, подтверждающая добровольность перевода в случаях, когда он не является обязательным по решению властей.
Игнорирование этих правил может привести к серьезным штрафам по закону об обеспечении санитарно-эпидемиологического благополучия — до 500 тыс. рублей для юрлиц и до 150 тыс. рублей для ИП.
Расширение функционала HR-служб в новых условиях
Помимо юридического оформления перевода, на кадровые службы легла непредвиденная нагрузка. В их обязанности вошел мониторинг здоровья сотрудников, организация их перемещения, обеспечение доступа в офис и ежедневная отчетность перед контролирующими органами. В ряде регионов от работодателей требовали ежедневно отчитываться о количестве сотрудников на удаленке, в офисе и на больничном (особенно для категории 65+). Отсутствие готовых шаблонов и судебной практики создавало высокий уровень неопределенности и правовых рисков.
В 2021 году добавилась новая масштабная задача — организация вакцинации персонала и отчетность по ней. HR-специалистам пришлось балансировать между выполнением государственных требований и сохранением лояльности коллектива.
Параллельно с этим продолжалась цифровизация отчетности в ПФР и ФСС, что, с одной стороны, автоматизировало процессы, а с другой — добавило новых параметров и форм для заполнения. Многие кадровики столкнулись с нехваткой компетенций для оперативного отслеживания всех законодательных изменений и актуализации внутренних документов, что увеличивало риски штрафов.
Сопутствующие вызовы и будущие тренды
Вопросы охраны труда также потребовали дополнительных ресурсов: закупка СИЗ (масок, перстаток), дезинфицирующих средств, организация корпоративного транспорта — все это легло на бюджет сверх запланированного.
Многие руководители до сих пор скептически оценивают эффективность удаленных сотрудников, сталкиваясь со сложностями в управлении и оценке результатов работы на расстоянии.
Однако тренд на дистанционную работу и гибкие формы занятости только усиливается. Ожидается, что рынок фриланса в России будет расти на 20% в год, а доля внешних специалистов в штате компаний может достичь 30%. Это ставит новые задачи перед HR, IT и службами безопасности: обучение менеджеров работе с фрилансерами, обеспечение безопасного удаленного доступа к корпоративным ресурсам и внедрение систем защиты от утечек данных (DLP).
Профессиональная поддержка для бизнеса
Экспертные консультации позволяют бизнесу сосредоточиться на стратегических задачах, своевременно выполнять предписания и значительно снижать юридические и репутационные риски.
Для поддержки работодателей компания «Бридж Групп» разработала комплекты документов, включающие:
- Пакет документов для организации работы в условиях пандемии.
- Пакет документов по вакцинации сотрудников, включая все необходимые формы отчетности и регламенты для вакцинированных и невакцинированных сотрудников.
Клиенты компании регулярно получают информационные рассылки с актуальными решениями для задач, которые не были характерны для «допандемийной» эпохи.
#бридж групп #бизнес и финансы #удаленка #удаленная работа #управление бизнесом #управление персоналом
Обратите внимание: ТОП 7 КНИГ ДЛЯ ВАС, И ВАШИХ СОТРУДНИКОВ..
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Переводим сотрудников на удаленку правильно: как оформить документы.