Любая компания, независимо от её размера и сферы деятельности, представляет собой совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов (БП). Это могут быть как короткие, так и масштабные операции, которые повторяются изо дня в день. Например:
◻️ Проведение холодных звонков
◻️ Работа с CRM-системой
◻️ Процесс найма новых сотрудников
◻️ И многие другие
В каждом бизнесе таких процессов насчитываются десятки. Некоторые предприниматели пытаются удерживать их в голове, другие делают заметки на бумаге, а третьи используют для этого специализированные сервисы.
Почему нельзя полагаться только на память?
Согласно исследованиям когнитивной психологии, человеческий мозг способен одновременно эффективно оперировать лишь ограниченным количеством информационных блоков — обычно от 5 до 9 (правило "7 ± 2"). Это означает, что если бизнес-процесс состоит из менее чем 5-9 шагов, его ещё можно удерживать в памяти. Однако как только количество этапов превышает этот предел, неизбежно начинаются упущения и ошибки. Когда же в компании десятки различных процессов, попытка удержать их все в голове становится физиологически невозможной. В результате проекты выполняются некачественно, а владелец бизнеса оказывается привязанным к операционному управлению, не имея возможности отойти от дел.Практическое руководство: как описать бизнес-процесс
Давайте рассмотрим пошаговую методику на примере такого ключевого процесса, как обработка заявки с сайта.Шаг 1: Создание User Story (Пользовательской истории)
Начните с устного описания процесса. Своими словами, максимально подробно расскажите, что должно происходить с момента поступления заявки и до её завершения. Опишите последовательность действий, возможные нюансы, варианты развития событий в разных ситуациях. На этом этапе не нужно ничего рисовать — достаточно даже записать свой рассказ на диктофон.
Обратите внимание: Как разработать и использовать бизнес-план.
Шаг 2: Визуализация в виде блок-схемы
Превратите свой устный рассказ в наглядную схему. Для простых процессов подойдёт лист бумаги, для более сложных — специализированные инструменты, такие как Miro, Microsoft Visio, Google Drawings или Lucidchart. Важно убедиться, что все детали и условия, озвученные в рассказе, нашли своё отражение в схеме.
Шаг 3: Практическое тестирование и доработка
Самое главное — проверить разработанный алгоритм в реальных условиях. Обработайте несколько заявок, строго следуя созданной схеме. Фиксируйте все возникающие сбои, неоднозначности и ошибки. Затем, на основе этого опыта, снова вернитесь к устному описанию, внесите коррективы и обновите блок-схему. Процесс можно считать описанным и готовым, когда он стабильно приводит к желаемому результату.
Именно такую методику используют для формализации процессов в крупнейших компаниях. Начните с описания ключевых для вашего бизнеса операций, а затем постепенно переходите ко всем остальным.
Для тех, кто хочет углубиться в тему, рекомендовано изучить такие стандарты моделирования, как UML (Unified Modeling Language) и BPMN (Business Process Model and Notation).
Итогом этой работы станет чёткая, документированная система бизнес-процессов, которую можно делегировать сотрудникам. Это ваш путь к систематизации бизнеса и освобождению от операционной рутины.
Попробуйте применить этот подход — это фундаментальный шаг к управляемости и масштабированию вашей компании.
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Зачем описывать бизнес-процессы?.