Бизнес как система процессов
Любая компания, по сути, представляет собой совокупность множества бизнес-процессов (БП). Они могут быть как небольшими операциями, так и масштабными, комплексными процедурами. Например:
- Работа с клиентами: проведение холодных звонков, ведение CRM-системы.
- Управление персоналом: процесс найма новых сотрудников.
- Операционная деятельность: производство, логистика, обслуживание.
И это лишь малая часть. В среднем бизнесе таких процессов могут быть десятки, каждый из которых требует четкого выполнения.
Проблема: ограничения человеческой памяти и хаос
Многие предприниматели пытаются удерживать эти процессы в голове, записывать отрывочные заметки или рисовать схемы на бумаге. Однако когнитивная наука говорит нам, что рабочая память человека способна одновременно эффективно обрабатывать лишь от 2 до 7 (максимум 9) блоков информации. Это означает, что если процесс состоит из более чем 5-9 последовательных шагов, часть из них неизбежно будет упущена или забыта.
Когда в компании накапливаются десятки таких сложных процессов, удержать их все в голове становится физиологически невозможно. Это прямой путь к хаосу: проекты выполняются кое-как, качество падает, а владелец бизнеса оказывается «прикован» к операционке, не имея возможности отойти от дел. Ситуация знакомая и, увы, печальная.
Решение: трехэтапная методика описания процессов
Выход есть — нужно формализовать и описать бизнес-процессы. Как это сделать эффективно? Предлагается простая, но действенная трехэтапная методика. Для примера возьмем процесс «Обработка заявки с сайта».
Этап 1: User Story — расскажите историю
- Сначала опишите процесс словами, как историю (User Story).
Своими словами, максимально подробно расскажите, что должно происходить с момента поступления заявки и до ее закрытия. Опишите все шаги, возможные сценарии («если клиент спрашивает про скидку, то...»), нюансы и исключения. Не рисуйте, просто говорите или записывайте текст (можно на диктофон). Цель — зафиксировать логику и последовательность.
Обратите внимание: Как разработать и использовать бизнес-план. Планирование процессов — часть общей стратегии компании.
Этап 2: Визуализация — создайте блок-схему
- Затем перенесите ваш рассказ в наглядную блок-схему.
Используйте для этого подручные средства (бумага, доска) или специализированные сервисы, такие как Miro, Microsoft Visio, Google Drawings, Lucidchart. Превратите текстовое описание в последовательность блоков, условий и стрелок. После создания сверьтесь с первоначальным рассказом: все ли детали и ветвления процесса учтены на схеме?
Этап 3: Тестирование и доработка
- Проверьте схему в реальных условиях.
Попробуйте обработать несколько реальных или тестовых заявок, строго следуя созданному алгоритму. Фиксируйте все сбои, неясные моменты, ошибки и ситуации, которые вы не предусмотрели. После тестов вернитесь к первому или второму этапу: дополните рассказ и внесите правки в блок-схему. Процесс можно считать описанным и готовым, когда он стабильно приводит к нужному результату.
Результат: порядок, делегирование и свобода
Именно так — через описание, визуализацию и тестирование — работают с процессами в крупных компаниях. Начните с ключевых, самых проблемных или часто повторяющихся процессов, а затем постепенно формализуйте все остальные.
- Для более глубокого погружения в тему можно изучить нотации UML (Unified Modeling Language) и BPMN (Business Process Model and Notation), которые являются стандартами в моделировании процессов.
Конечная цель и главная выгода от этой работы — возможность делегирования. Четко описанный процесс можно передать сотруднику, контролировать его выполнение и, наконец, выйти из операционной рутины, сосредоточившись на стратегическом развитии бизнеса.
Попробуйте, эта тема очень хорошо помогает!
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Для чего описывать свои бизнес-процессы и навести порядок.