Формальный учет и отчетность могут выглядеть безупречно на бумаге, однако их истинная достоверность проверяется только одним методом — инвентаризацией. Это ключевой инструмент контроля, связывающий цифры в системе с реальным положением дел на складе.
На предприятиях с большими товарно-материальными запасами (ТМЦ) этот процесс часто превращается в многодневный марафон. Его итоги постоянно оспариваются, параллельно вносятся исправления в документы, списываются товары, а руководство пытается найти причины расхождений. Знакомая ситуация? Она говорит о том, что процесс организован неэффективно.
Успех любого бизнес-процесса, включая инвентаризацию, обеспечивается системным подходом. Необходима четкая последовательность действий, взаимосвязь всех этапов и проработанность каждого элемента.
Критерии эффективной инвентаризации
По каким ключевым показателям можно оценить, насколько хорошо организована инвентаризация?
1. Время проведения: процесс должен быть максимально сжатым по срокам, чтобы не парализовать работу склада.
2. Достоверность результатов: итоговые данные должны вызывать доверие и не требовать бесконечных перепроверок.
3. Объем отклонений: конечная цель — минимизировать количество недостач, излишков и случаев пересортицы.
Давайте рассмотрим комплекс условий, соблюдение которых превратит инвентаризацию из головной боли в мощный управленческий инструмент.
Фундамент: организация учета и складского хозяйства
Эффективная инвентаризация начинается задолго до ее объявления. Ее основа — это повседневный порядок.
1. Логистика хранения: на складе должна быть внедрена понятная система размещения. Каждая позиция ТМЦ должна иметь свое четко обозначенное место (с ярлыком, штрихкодом), соответствующее наименованию в учетной системе.
2. Контроль доступа: доступ в зоны хранения должен быть строго ограничен и разрешен только материально ответственным лицам (МОЛ).
3. Четкая ответственность: финансовая ответственность за сохранность ценностей должна быть документально закреплена за всеми сотрудниками, имеющими к ним доступ (через договоры, положение о мотивации).
4. Чистота номенклатуры: в учетной системе необходимо исключить дублирование наименований товаров, чтобы избежать путаницы при сверке.
5. Корректные единицы измерения: учет должен вестись в натуральных единицах. Важно правильно настроить базовые единицы, формулы пересчета (если единица у поставщика отличается) и единицы хранения.
6. Соблюдение условий хранения: температурный режим, влажность, сроки годности — все это напрямую влияет на сохранность ТМЦ и, как следствие, на результаты инвентаризации.
Организация самого процесса инвентаризации
Этот этап можно разделить на три ключевых блока: подготовка, проведение и работа с результатами.
1. Подготовительный этап
1. Документарная готовность: к моменту начала инвентаризации все приходные и расходные документы должны быть сданы в бухгалтерию. МОЛ предоставляет расписку о том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие — списаны.
2. Обеспечение доступа: необходимо организовать свободный доступ ко всем инвентаризируемым ценностям. Для перемещения тяжелых или громоздких грузов следует заранее привлечь грузчиков.
2. Проведение инвентаризации
1. Создание комиссий: для ускорения процесса на крупных складах целесообразно формировать несколько инвентаризационных комиссий.
2. Выборочный и регулярный подход: вместо одной глобальной ежегодной проверки эффективнее проводить регулярные выборочные инвентаризации. Это распределяет нагрузку и позволяет постоянно контролировать ситуацию.
3. Автоматизация: внедрение системы штрихкодирования и использование мобильных терминалов сбора данных (планшетов, сканеров) радикально ускоряет процесс и снижает количество ошибок, связанных с ручным вводом.
4. Выявление неликвидов: в процессе пересчета важно отдельно фиксировать неликвидные ТМЦ. Их можно разделить на две категории:
· Товары, пригодные для продажи, но не используемые в производстве (например, из-за смены ассортимента). Это «замороженные» деньги, которые нужно реализовать.
· Товары, испорченные и непригодные для дальнейшего использования или продажи. Их следует списать и утилизировать.
5. Оперативная фиксация: использование планшетов или ноутбуков позволяет сразу вносить данные в систему, автоматически формировать акты расхождений и видеть предварительные итоги в реальном времени.
6. Самоучет МОЛ: материально ответственные лица должны периодически самостоятельно проводить выборочную сверку остатков в своих зонах ответственности.
7. Метод взвешивания: для мелких штучных items (например, метизов) эффективнее использовать весы. Зная, сколько штук содержится в 100 граммах, можно быстро вычислить общее количество через общий вес.
8. Объемный подсчет: такие материалы, как пиломатериалы, хранящиеся штабелями, удобно подсчитывать в кубических метрах, перемножая длину, ширину и высоту штабеля (при условии правильного хранения).
3. Работа с итогами
1. Протокол и план действий: по результатам инвентаризации председатель комиссии оформляет протокол. В нем, помимо итогов, должны содержаться конкретные предложения по устранению выявленных проблем и совершенствованию процессов.
2. Контроль исполнения: утвержденные предложения превращаются в смарт-задачи для ответственных лиц с четкими сроками исполнения.
3. Динамический анализ: ведение отчета, который показывает динамику результатов инвентаризаций во времени (снижение объема расхождений, сокращение времени проверки). Это главный показатель эффективности принимаемых мер.
Инвентаризация — это не карательная мера, а диагностический инструмент. Ее правильная организация позволяет не только выявить проблемы, но и найти системные сбои в логистике, учете и управлении запасами, что в конечном итоге ведет к сохранению ресурсов и повышению прибыльности бизнеса.
А какие лайфхаки в проведении инвентаризации используете вы? Поделитесь опытом в комментариях!
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Как избавиться от головной боли под названием «Инвентаризация»?.