Бизнес-карта представляет собой банковскую карту, которая привязывается к расчетному счету юридического лица или индивидуального предпринимателя. Этот финансовый инструмент стал популярным решением для оптимизации расходов компании. В статье мы подробно разберем, как работает бизнес-карта, как ее пополнять и снимать с нее наличные, а также как правильно формировать отчетность по операциям.
Суть и назначение бизнес-карты
Для юридических лиц использование средств компании имеет строгие ограничения — все деньги находятся на расчетном счете, и каждая операция требует документального подтверждения. При этом бизнес регулярно сталкивается с необходимостью покрывать текущие расходы: закупку канцелярии, оплату такси, программного обеспечения и других нужд. Традиционно для этого используются наличные из кассы или прямое посещение банка, что отнимает время, требует постоянного запаса денег и может привлечь внимание контролирующих органов.
Бизнес-карта решает эти проблемы, делая оплату корпоративных расходов быстрой и удобной за счет прямого доступа к расчетному счету.
Сферы применения бизнес-карты
Бизнес-карта позволяет оперативно оплачивать регулярные расходы компании. Для индивидуальных предпринимателей она также может служить инструментом для личных трат, но с учетом особенностей учета.
Основная цель использования бизнес-карты — сокращение операций с наличными деньгами, так как большинство платежей можно совершать безналично. Это упрощает бухгалтерский учет и обеспечивает круглосуточный доступ к средствам. С помощью корпоративной карты можно оплачивать:
- Аренду офиса и коммунальные услуги;
- Заправку автомобилей на АЗС;
- Командировочные расходы сотрудников;
- Налоговые платежи;
- Рекламные кампании в социальных сетях и другие нужды.
Руководитель может оформить несколько бизнес-карт для сотрудников, установив для каждой индивидуальный лимит. Карту можно привязать к смартфону через мобильное приложение, что позволяет в реальном времени отслеживать, кто и на что тратит средства.
Ключевые преимущества использования бизнес-карты:
- Минимизация работы с наличными деньгами;
- Сокращение необходимости посещения банка;
- Контроль и лимитирование текущих расходов;
- Быстрый обмен валюты, например, во время зарубежных командировок;
- Доступ к бонусным программам партнеров банка;
- Экономия на платежах благодаря кэшбэку.
Некоторые банки предлагают кредитные бизнес-карты с установленным лимитом, которые позволяют снимать наличные и совершать расчеты. Карты могут быть именными, рублевыми или валютными, а наиболее распространенными в России являются продукты международных платежных систем Visa и Mastercard.
Однако у бизнес-карт есть и ограничения:
1. Их нельзя использовать для выплаты заработной платы.
2. Юридические лица могут тратить средства только на нужды, связанные с деятельностью компании.
3. ИП при использовании карты для личных расходов должны вести раздельный учет.
4. Частое обналичивание средств может вызвать вопросы со стороны банка.
В некоторых случаях для бизнес-карты открывается отдельный счет, но он все равно привязывается к основному расчетному счету компании.
Использование бизнес-карты для личных нужд
Индивидуальные предприниматели имеют право распоряжаться средствами на бизнес-карте по своему усмотрению, включая личные покупки, при условии уплаты налогов. Если ИП применяет специальные режимы налогообложения, такие как УСН, ЕНВД или патент, где налог рассчитывается без учета затрат, формально учет расходов по карте может не требоваться. Однако эксперты рекомендуют предпринимателям все же разделять бизнес-расходы и личные траты для более четкого контроля.
Для руководителей компаний, особенно если они являются учредителями, смешивание личных и корпоративных средств недопустимо. Финансы организации не принадлежат собственнику напрямую, и все средства на счете должны использоваться исключительно для ведения бизнеса, независимо от налогового режима. Если будут обнаружены траты на личные нужды, у владельца могут возникнуть проблемы с налоговой, которая может расценить такие операции как доход и доначислить НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени. Наемные директора также могут столкнуться с материальными претензиями со стороны собственников бизнеса.
Операции с наличными: снятие и пополнение
Бизнес-карта, как и обычная банковская карта, позволяет снимать и вносить наличные через банкоматы. Обычно за эти операции взимается комиссия, размер которой зависит от тарифа банка. Большинство кредитных организаций устанавливают суточные лимиты на снятие наличных.
Корпоративная карта часто предлагается как дополнительная услуга при открытии расчетного счета. Многие банки позволяют привязать к одному счету неограниченное количество карт, которые можно выдавать сотрудникам для оплаты текущих расходов.
Отчетность по операциям с бизнес-картой
Для индивидуальных предпринимателей, работающих на УСН или патенте, отчетность по карте не требуется. Однако организации и ИП, ведущие бухгалтерский учет, должны предоставлять отчеты.
Компаниям, чьи налоги зависят от расходов, необходимо отчитываться по бизнес-карте так же, как и по наличным операциям: оформлять приказ о тратах, собирать чеки и квитанции и включать их в отчет. Если картой пользуется бухгалтер, директор или другое лицо, уполномоченное распоряжаться средствами компании, составление авансового отчета не требуется.
В качестве подтверждающих документов принимаются чеки, накладные, акты и бланки строгой отчетности. Если оплату совершает сотрудник, не являющийся распорядителем средств, обязательно оформление авансового отчета.
Преимущества бизнес-карты на примере АТБ
Бизнес-карта — это удобный платежный инструмент, который помогает сократить оборот наличных, упростить финансирование текущих затрат и снизить расходы на проведение платежей.
Например, АТБ предлагает корпоративную карту для бизнеса, которая выдается бесплатно при открытии счета. Этот инструмент позволяет снимать до 500 000 рублей в сутки и обладает следующими преимуществами:
- Пополнение без посещения офиса банка;
- Круглосуточный доступ к оплате товаров, услуг и снятию наличных;
- Учет и контроль командировочных и представительских расходов;
- Возможность выпуска неограниченного количества карт для сотрудников с привязкой к одному счету;
- Снижение временных и трудовых затрат на выдачу подотчетных сумм;
- Установка индивидуальных лимитов для каждого сотрудника;
- Скидка 15% при оплате картой в сервисе доставки Gett.
В зависимости от потребностей бизнеса, можно выбрать карту Visa Business Gold для небольшого количества операций или Visa Business Platinum, которая предлагает больше возможностей.
Оплата расходов компании с помощью бизнес-карты АТБ — это удобно, быстро и безопасно. В зависимости от специфики деятельности и оборота, можно подобрать продукт, который наилучшим образом подойдет для вашего бизнеса. Корпоративная карта экономит время, обеспечивает прозрачность расходов и позволяет получать дополнительные выгоды через бонусы и скидки.
Итоги
Бизнес-карта — это эффективный платежный инструмент, созданный для руководителей компаний и индивидуальных предпринимателей. На лицевой стороне такой карты обычно указано слово "Business". Она упрощает бухгалтерский учет, экономит время и средства, а также позволяет контролировать расходы предприятия. Держатель карты получает круглосуточный доступ к расчетному счету, с которого можно переводить деньги поставщикам, оплачивать услуги, снимать наличные без посещения банка. Все операции можно совершать через мобильный или интернет-банкинг.