Автор методики обучения деловому английскому Наталья Токарь в своей статье для Marie Claire подробно разбирает тонкости завершения деловых писем. Многие сталкиваются с дилеммой: какую подпись выбрать, чтобы не показаться излишне фамильярным или, наоборот, чрезмерно официальным? Проблема знакома и тем, кто общается на иностранном языке. Личный опыт автора, связанный с обучением в Германии, показывает, как легко испортить отношения, неправильно выбрав заключительную фразу. Поиск в Google не всегда помогает, а иногда даже вредит, поскольку не объясняет принципы иерархии вежливых формул. Эта статья — руководство для всех, кто ведет деловую переписку на английском с клиентами, партнерами и инвесторами.
Как правильно обратиться к адресату
Вопрос имени
Первая и частая ошибка — дословный перевод русских конструкций. Например, фразы вроде «Hello, Mr. Peter!» или «Hi, Peter!» с запятой перед обращением и восклицательным знаком в конце для английского языка не характерны. В неформальной переписке друг может написать «Hey you!» или «Hi Mike», но в деловом общении такие варианты неуместны.
Стандартное начало делового письма — это «Dear» с последующей запятой. Выбор обращения зависит от степени знакомства и формальности ситуации: «Dear Mr. Jones», «Dear James» или «Dear friends» (при обращении к группе). Если имя адресата неизвестно, используйте универсальное «Dear Sir/Madam». Однако стоит приложить усилия, чтобы узнать имя собеседника, особенно в важных письмах, например, приглашениях на конференцию. Безличное обращение часто отправляет письмо прямиком в корзину. Исключение — массовые рассылки или ситуации, когда найти имя действительно невозможно (например, в некоторых случаях при отправке резюме). Обращение по имени — это базовая норма вежливости и внимания.
Лампа трансформер Stevie 4 варианта в одном комплекте от AstoCrystall
Купить ООО ЯндексИз «дружеских объятий» — в холодный пул «контактов»
Часто возникает вопрос: как обращаться к женщине — «Miss» или «Mrs.»? И как понять, уместно ли называть человека просто по имени? Есть два простых правила:
Для женщин предпочтительно всегда использовать нейтральное «Ms.», которое не указывает на семейное положение и подходит для любого возраста.
Ориентируйтесь на то, как человек представляется сам. Если он пишет «John», можно начинать письмо с «Dear John». Если он представляет себя как «John Smith», не стоит сокращать дистанцию — обращайтесь «Dear Mr. Smith». Критически важно сохранять выбранный уровень формальности. Если в первом письме вы написали «Dear John», а в следующем вдруг перешли на «Dear Mr. Smith», это может быть воспринято как холодность, дистанцирование или даже сигнал о недовольстве. Представьте, что сначала вы пишете коллеге «Привет, Вася!», а в следующем письме — «Уважаемый Василий Олегович!». У Васи возникнут вопросы. Поэтому внимательно смотрите на подпись в письмах от вашего собеседника и следуйте его примеру.
Выбор правильной заключительной фразы
Simply the best
Перейдем к подписям. Одна из самых частых фраз — «Best». Что она на самом деле означает? Для многих носителей языка это стандартный, безопасный и универсальный вариант завершения письма.
Можно выстроить иерархию формальности заключительных фраз: «Sincerely» (наиболее официально), «Kind regards», «Best regards» и, наконец, просто «Best». Последний вариант — самый нейтральный и популярный в повседневной деловой переписке. Если вы с коллегой активно обсуждаете проект в режиме реального времени, обмениваясь десятками писем, постоянно писать «Best regards» уже излишне. Современная электронная почта, особенно в корпоративных мессенджерах типа Slack, часто упрощается до формата чата, где приветствия и прощания опускаются. Однако при первом контакте с клиентом, партнером или потенциальным работодателем правила этикета по-прежнему обязательны. Пропуск вежливой формулы в начале или конце письма будет воспринят как грубость.
Best or warmest regards
В русскоязычной среде часто начинают с «С уважением». Это вежливо, но дистанцированно и безлично. По мере развития отношений переходят к «С наилучшими пожеланиями». Однако в деловой переписке на английском фразы вроде «Warmest regards» могут показаться излишне эмоциональными, например, при обсуждении условий поставки. Чаще всего в международной практике используют нейтральные «Best» или «Regards». Они не несут лишней эмоциональной нагрузки и потому так распространены.
А как насчет других вариантов? Насколько формально звучит «Yours faithfully»? Уместно ли «Cheers» в письме клиенту? Стиль вашего письма, включая подпись, напрямую влияет на восприятие вас собеседником и задает тон отношениям. Рекомендации автора основаны на практическом опыте общения с иностранными заказчиками и совпадают с советами из авторитетных изданий вроде Bloomberg или Business Insider.
Обратите внимание: 13 вeщей, о которых важно помнить, когда жизнь бьет вас по голове?.
Подробный разбор вариантов подписи
Итак, разберем каждый вариант по отдельности
«Yours faithfully» — архаичная и крайне официальная фраза. В западной бизнес-среде сейчас почти не используется, разве что в письмах, начинающихся с безличного «Dear Sir/Madam». Более уместна в переписке с госструктурами или в некоторых восточных культурах.
«Sincerely» или «Yours sincerely» — хороший выбор для ситуаций, требующих повышенной вежливости без излишней теплоты. Так может заканчиваться официальная жалоба, письмо с серьезными деловыми условиями или, что более позитивно, сопроводительное письмо к резюме. Это поддерживает профессиональную дистанцию.
Важное уточнение: в личной переписке с близким человеком «Sincerely» может, наоборот, передавать глубокую искренность. Но в деловом контексте это знак формальности.
«Best» — самый безопасный и популярный вариант. Если сомневаетесь, ставьте эти четыре буквы. Универсально и уместно в большинстве ситуаций.
«Thanks» или «Thank you» — безопасно, но может быть воспринято как автоматическое. Используйте, когда действительно благодарите. Добавление восклицательного знака («Thanks!») помогает показать искренность.
«Many thanks» — подходит для выражения искренней благодарности за помощь или сотрудничество. В иных случаях может казаться шаблонным.
Сокращения вроде TTYL («Talk to you later»), TAFN («That's all for now») — неприемлемы в деловой переписке. Они не профессиональны и могут сбить с толку собеседника.
«Looking forward to...» — имеет смысл, только если встреча или звонок действительно запланированы в ближайшем будущем. Иначе звучит неискренне.
«Talk soon» / «Speak soon» — используйте, только если действительно планируете скоро общаться. Первый вариант менее формален.
«More soon» — это обещание предоставить дополнительную информацию. Не используйте, если не собираетесь этого делать, чтобы не прослыть ненадежным.
«XX» — символ поцелуя. Используйте с крайней осторожностью и только в уже сложившихся неформальных рабочих отношениях. Никогда не инициируйте такое первым.
«XOXO» («Hugs and kisses») — абсолютно неприемлемо в деловом общении. Только для близких друзей или флирта.
«Cheers» — выдает в вас британца или австралийца (или поклонника их культуры). В США используется редко. Спросите себя: «Сказал бы я это вслух при личной встрече?» Если нет, не пишите.
Только ваше имя в квадратных скобках, например, [Anna] — довольно резкий и холодный способ закончить письмо. Лучше добавить хотя бы нейтральную фразу перед именем.
Одна буква (например, «A») — ставя в подписи только инициал, вы затрудняете обратную связь. Собеседник может не понять, как к вам обращаться. Личный пример автора с Airbnb, где хозяйка подписывалась буквой «E», иллюстрирует эту неловкость.
«Yours» — дословно «Ваш». Звучит формально, но безлико и шаблонно, напоминая автоответ. В эпоху, когда ценят человеческое отношение, лучше потратить пару секунд на более персонализированную фразу.
«Respectfully» — очень официально и почти не используется в современном бизнесе. Может быть уместно в обращении к высокопоставленным государственным лицам или духовенству.
«Looking forward to your reply» — допустимо в ответе на запрос. Но если вы сами что-то запрашиваете, такая фраза оказывает давление на адресата и выглядит нетактично.
«Take care» — уместно, когда вы проявляете заботу о здоровье близкого человека. В бизнесе часто звучит излишне и даже странно, намекая на некие грядущие опасности.
«Rgds» (сокращение от «Regards») — мнения разделились. Для многих это знак спешки и неуважения, будто у отправителя нет времени написать слово полностью. Другие воспринимают это нейтрально. Лучше избегать сокращений.
Надеемся, этот подробный обзор поможет вам увереннее выбирать подпись для писем коллегам, руководству или деловым партнерам. Помните, что слова, которые вы используете, формируют подтекст ваших отношений. Грамотное завершение письма — это важный штрих, который укрепляет профессиональный имидж и способствует эффективному общению.
Искренне ваша, Наталья Токарь (и это не просто формальность).
Об авторе: Наталья ТокарьФото: Гетти Изображения
Больше интересных статей здесь: Успех.