Информационная система, такая как ECM/BPM или ERP и CRM – это продукт, который вы покупаете не на один день. Не будем бросаться умными словами типа ROI и TCO, давайте говорить по-честному о бюджетах и о том, где можно сэкономить.
К чему готовиться?
Покупку ИТ-системы можно сравнить с покупкой квартиры и переездом. Например, вы можете купить квартиру с отделкой. А можете со свободной планировкой, и переделать все под свои потребности и вкусы. Но надо сразу в уме прикинуть круглую сумму на дизайн-проект.
Или можно сравнить с покупкой машины – есть стоимость покупки, а есть стоимость владения: бензин, налоги, ремонт, обслуживание, тюнинг. Но есть и разница, представьте, что если бы вы платили за «Абонемент» или «Подписку», то вам бы не только делали ТО, но еще и в любой момент, как только выходит новая модель сразу выдавали новую версию.
А еще ИТ-систему, как и машину, можно не покупать, а брать в аренду на квартал или год. Пользоваться и не думать о ремонте и обслуживании. Но вернемся все-таки к реалиям и разложим по полочкам.
Статьи затрат
Если говорить по по-крупному, то бюджет можно разделить на три части:
Продукты
- Стоимость программного обеспечения
- Стоимость оборудования – серверов, систем бесперебойного питания, средств для архивирования и т.д.
Услуги по внедрению
- Анализ и исследование процессов
- Адаптация и модификация / Настройка
- Интеграция с другими системами
- Миграция данных
- Обучение персонала
- Разработка инструкций для ваших пользователей
Владение
- Обновление версий и обслуживание
- Услуги ИТ-специалиста по поддержке (в штате, на аутсорсе)
- Оплата работ по модификации или адаптации
- Обучение персонала
Где будем экономить?
Стоимость программного обеспечения и стоимость оборудования.
Если раньше нужно было закладывать график затрат на внедрение с большими инвестициями в начале, то сейчас можно сделать затраты равномерным и предсказуемыми.
Облачная поставка и аренда программного обеспечения (SaaS) в итоге могут быть выгоднее, чем покупка во владение (on-premise). Не нужно приобретать сервера и другое оборудование, устанавливать, администрировать. А расширение мощностей можно делать по требованию, то есть не нужно закладывать затраты на систему и оборудование на вырост.
Такой график позволяет покрывать затраты на ИТ из текущей прибыли и оптимизировать бюджет.
Можно выбрать смешанный вариант, когда на первых этапах внедрения используют облачную систему, а затем покупают ПО во владение.
Чтобы примерно подсчитать затраты, на сайтах поставщиков часто есть калькуляторы стоимости или описания тарифов.
Услуги по внедрению
Как и в случае с квартирой или домом, затраты зависят от ваших амбиций и возможностей. Бюджеты могут варьироваться очень широко. И если вы хотите экономить, то от части услуг можно отказаться совсем, а часть выполнить самостоятельно. Но, как и с квартирой, результат вы получите тоже разный.
Если говорить оценочно, то внедрение может быть от 50 до 100% стоимости программного обеспечения.
От каких статей бюджета можно отказаться?
Способы сокращения бюджета:
- отказаться от длительного изучения процессов и их детального проектирования с фиксацией в многостраничных проектных решениях и с согласованием
- не вносить существенных изменений в стандартный функционал
- не готовить специальные инструкции для пользователей
- не обучать сотрудников в группах с преподавателем, а заменить самостоятельным
- не переносить данные из старых систем
- не проводить тестовую эксплуатацию силами внешних консультантов
Вместо исследования можно провести несколько сессий для подготовки уточненного технического задания. Обычно это делается бесплатно, но готовить этот подробный документ вам придется самим. И скорее всего внутренние процессы придется адаптировать под стандартный функционал системы.
Какие риски, если делать внедрение самостоятельно?
Главный – что проект не достигнет результата, тогда инвестиции в программное обеспечение повиснут мертвым грузом.
Обратите внимание: 26 реальных способов сэкономить. Война за свой бюджет.
А кроме того, не будет решена задача бизнеса. Ведь зачем-то вам нужен был этот проект!Если в компании используются нестандартные системы учета, сметные, логистические и другие программы, или просто много разных систем, то от услуг интегратора отказаться будет не рационально. Либо стоит заложить интеграцию в работы внутренних специалистов. Кроме того, отказ от миграции исторических данных или, например, от переноса справочников контрагентов тоже усложнит переход на новый продукт.
Правильно оцените силы, справитесь ли вы самостоятельно. Конечно, понимая желания заказчиков, вендоры делают много для того, чтобы внедрить проект самостоятельно было возможно. Если вы все-таки решились внедрять самостоятельно, то не экономьте на обучении, найдите квалифицированного специалиста в штат, который будет заниматься в дальнейшем поддержкой.
Но не думайте, что, если вы найдете молодого прокачанного администратора или программиста, что он сможет сам вытянуть проект.
Техническая квалификация специалиста – это еще не все, что нужно для успешного внедрения, важны воля и поддержка руководства. А также будут ли у ответственного организационные навыки, достаточно широкие полномочия, чтобы менять устоявшиеся процессы, и авторитет перед сотрудниками.
При покупке системы с прицелом на самостоятельное внедрение оцените:
- Понятность интерфейса
- Полноту справочной системы
- Проработанность и широту курсов обучения для администраторов
- Гибкость и простоту возможностей для настройки силами бизнес-аналитика
- Наличие видеороликов в справке и методических материалов по внедрению
- Активность сообщества, которое может прийти на помощь
- Возможность иметь закрепленного аккаунта
Владение системой
Эта часть затрат, о которых важно помнить на старте. От части из них невозможно отказаться. Как в случае с машиной – если не тратить на бензин, то и пользы она приносить не будет. Или если построить дорогу, а зимой ее не чистить, то пользоваться будет невозможно. Аналогично система, затрагивающая внутренние процессы, не может существовать без поддержки и ответственного за нее. И если вы не нашли, кто сможет внутри компании взять постоянное кураторство этого направления на себя, то может быть и не стоит пока браться за внедрение.
Если не заложить в бюджет оплату подписки на обновления, то готовьтесь, что через какое-то время, а в современном мире это примерно 5-7 лет, нужно будет менять систему на новую версию, как и машину – покупать заново.
Есть и хорошие новости, если вы выбрали облако, то совокупная стоимость владения будет меньше. Так как вы минимально будете тратить на содержание технического специалиста. А с развитием и настройкой справится бизнес-аналитик внутренних процессов. При этом он может отвечать и за другие направления организационного развития компании. С поставкой новых версий вендоры проводят бесплатные обучающие вебинары – таким образом система будет развиваться и давать больше возможностей, которые будут приносить пользу вашему бизнесу.
#IT #внедрение #управление проектами #управление бизнес-процессами #бизнес и финансы #управление финансами #crm #электронный документооборот #bpm #бюджет
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: Стоимость внедрения системы управления. Из чего строится бюджет проекта?.