Внедрение корпоративной информационной системы — это стратегическая инвестиция, а не разовая покупка. Речь идет о таких решениях, как ECM/BPM, ERP или CRM. Давайте отложим в сторону сложные термины вроде ROI и TCO и поговорим начистоту о том, из чего формируется бюджет проекта и на каких этапах можно разумно оптимизировать расходы.
С чем можно сравнить внедрение ИТ-системы?
Чтобы лучше понять структуру затрат, представьте себе покупку недвижимости. Вы можете приобрести квартиру с готовой отделкой или же выбрать вариант со свободной планировкой, который потребует дополнительных вложений в дизайн-проект и ремонт. Аналогично, ИТ-система может быть «коробочным» решением или потребовать глубокой адаптации под ваши бизнес-процессы.
Другая аналогия — покупка автомобиля. Помимо первоначальной стоимости, существуют расходы на владение: топливо, страховка, техобслуживание. Однако с программным обеспечением есть важное отличие: сегодня часто доступна модель подписки (SaaS). Это как если бы за абонентскую плату вам не только обслуживали машину, но и регулярно бесплатно обновляли ее до последней модели.
Более того, систему можно не покупать, а арендовать (облачная модель), переложив заботы об инфраструктуре и обновлениях на поставщика. Но давайте подробно разберем все составляющие бюджета.
Основные статьи бюджета на внедрение
В целом, все затраты можно разделить на три крупных блока:
1. Продукты (лицензии и инфраструктура)
- Стоимость лицензий на программное обеспечение.
- Затраты на оборудование: серверы, системы бесперебойного питания, средства резервного копирования и архивирования данных.
2. Услуги по внедрению и настройке
- Анализ и аудит существующих бизнес-процессов.
- Адаптация, доработка и конфигурация системы под нужды компании.
- Интеграция с другими используемыми системами (бухгалтерия, склад, CRM и т.д.).
- Перенос (миграция) данных из старых систем.
- Обучение и тренинг для будущих пользователей.
- Разработка пользовательских инструкций и регламентов работы.
3. Эксплуатация и владение (TCO)
- Техническая поддержка и регулярное обновление версий ПО.
- Заработная плата штатного ИТ-специалиста или услуги аутсорсинговой поддержки.
- Оплата работ по дальнейшей доработке и развитию системы.
- Периодическое обучение новых сотрудников.
Стратегии экономии: на чем можно и нельзя сокращать расходы
Экономия на лицензиях и оборудовании
Раньше основные инвестиции требовались на старте проекта. Сегодня облачные модели (SaaS) позволяют распределить затраты равномерно, превратив их из капитальных в операционные. Аренда ПО часто оказывается выгоднее покупки (on-premise), поскольку:
- Отпадает необходимость в покупке дорогостоящих серверов и сетевого оборудования.
- Не нужно содержать штат администраторов для поддержки инфраструктуры.
- Мощности можно масштабировать гибко, по мере роста бизнеса, не оплачивая ресурсы «про запас».
Такой подход делает ИТ-бюджет более предсказуемым и позволяет финансировать его из текущей прибыли. Существует и гибридный вариант: начать с облака для быстрого старта, а позже, оценив пользу, перейти на собственную инфраструктуру. Для предварительной оценки затрат многие вендоры предоставляют на своих сайтах онлайн-калькуляторы.
Экономия на услугах внедрения
Бюджет на внедрение, как и на ремонт, сильно зависит от амбиций. В среднем, он составляет от 50% до 100% стоимости самого ПО. Сократить его можно, но важно осознавать риски. Вот какие услуги часто рассматривают для оптимизации:
- Отказ от глубокого анализа процессов. Вместо многонедельного исследования можно провести несколько рабочих сессий для формирования техзадания. Риск: процессы компании придется «подгонять» под стандартные возможности системы, что может быть неэффективно.
- Минимизация доработок. Использование системы «как есть» без кастомизации. Риск: система может не решать уникальные бизнес-задачи.
- Отказ от разработки детальных инструкций. Риск: рост количества ошибок пользователей и времени на адаптацию.
- Самостоятельное обучение вместо тренингов с преподавателем. Риск: низкое качество усвоения материала.
- Отказ от миграции исторических данных. Риск: потеря аналитики и необходимость вести учет в двух системах параллельно.
- Отказ от тестовой эксплуатации с привлечением консультантов. Риск: «сырой» запуск и недовольство сотрудников.
Главный риск самостоятельного внедрения — провал проекта и напрасная трата средств на лицензии. Бизнес-задача так и останется нерешенной. Особенно опасно браться за самостоятельную интеграцию, если в компании много разнородных систем.
Если вы все же решились на самостоятельное внедрение, критически важно не экономить на обучении ключевого специалиста и найти квалифицированного сотрудника для последующей поддержки. Однако помните, что технических навыков недостаточно. Ответственный за проект должен обладать организационным авторитетом, поддержкой руководства и полномочиями для изменения процессов.
При выборе системы для самостоятельного внедрения обратите внимание на:
- Интуитивно понятный интерфейс.
- Полноценную и актуальную справочную систему.
- Наличие качественных обучающих курсов для администраторов.
- Гибкость настройки силами бизнес-аналитика без программирования.
- Видеоуроки и пошаговые руководства по внедрению.
- Активное пользовательское сообщество для обмена опытом.
- Возможность получить персонального менеджера (аккаунт-менеджера) от вендора.
Экономия на эксплуатации (владении системой)
Затраты на поддержку — это то, от чего нельзя отказаться полностью. Система, как дорога, требует постоянного «ремонта и уборки». Если в компании нет человека, ответственного за ее развитие и поддержку, возможно, внедрение стоит отложить.
Отказ от оплаты подписки на обновления — это стратегическая ошибка. Через 5-7 лет система морально устареет, и ее придется менять полностью, неся сопоставимые с первоначальными затраты.
Хорошая новость в том, что облачная модель (SaaS) значительно снижает совокупную стоимость владения (TCO). Вам не нужен высокооплачиваемый системный администратор, а за настройку и развитие может отвечать бизнес-аналитик. Вендоры регулярно выпускают обновления и проводят бесплатные вебинары, позволяя вашему бизнесу постоянно получать новые возможности без крупных дополнительных инвестиций.
#IT #внедрение #управление проектами #управление бизнес-процессами #бизнес и финансы #управление финансами #crm #электронный документооборот #bpm #бюджет
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: Стоимость внедрения системы управления. Из чего строится бюджет проекта?.