Группа компаний «ИНТАЛЕВ» на протяжении двух десятилетий специализируется на повышении эффективности финансового управления в российских компаниях. Мы готовы поделиться своим опытом и с вами!
Фундамент успешной автоматизации складывается из трех взаимосвязанных компонентов:
- Проверенная методология, соответствующая бизнес-процессам.
- Надежное программное обеспечение, реализующее эту методологию.
- Комплексное обучение персонала для эффективной работы в новой системе.
Почему Excel перестает быть решением: пример из практики
Рассмотрим реальную ситуацию из опыта крупного ритейлера. Бюджетирование осуществлялось в Excel, и даже наличие OLAP-системы не решало проблем. Фактические и плановые данные были разбросаны по сложным сводным таблицам, а для их выгрузки постоянно требовался программист.
Любое изменение в формате отчетности — добавление строки или статьи — влекло за собой трудоемкое обновление всех таблиц и проверку формул. В итоге файлы Excel, перегруженные тысячами строк и формул, начинали зависать, что парализовало работу. Эта ситуация — яркий сигнал для компании о необходимости перехода на новый уровень автоматизации.
Что можно автоматизировать в финансовом управлении?
Автоматизации поддаются как процессы планирования, так и оперативное управление денежными потоками. Ключевые направления включают:
- Бюджетное планирование: Формирование финансовых планов на основе стратегических целей и контроль их исполнения.
- Управленческий учет и отчетность: Формирование актуальной картины хозяйственной деятельности для анализа отклонений от плана и достижения целей.
- Платежный календарь: Оперативное планирование денежных потоков и управление ликвидностью компании.
- Финансовая модель договоров: Планирование начислений и платежей в привязке к конкретным договорам, контроль взаиморасчетов.
- Управление инвестициями: Планирование и мониторинг инвестиционных проектов любого масштаба — от закупки оборудования до поглощения других компаний.
- МСФО и международная отчетность: Обеспечение прозрачности отчетности для привлечения международных инвестиций, проведения сделок или выполнения законодательных требований.
Современные информационные системы часто позволяют интегрировать эти блоки в единое решение. Однако для специфических задач может потребоваться отдельная автоматизация с последующей интеграцией в общую систему.
Как правильно организовать внедрение?
Внедрение системы управления финансами — это полноценный проект с четкими сроками, бюджетом и командой. Для повышения управляемости проект рекомендуется разбивать на логические функциональные блоки, такие как:
- Бюджетное планирование;
- Управленческий учет;
- Оперативное управление финансами (платежный календарь);
- МСФО-отчетность;
- Управление договорами и другие блоки в рамках проекта.
Рынок предлагает множество решений на любой случай. Как же выбрать оптимальное для вашего бизнеса?
10 критериев выбора системы для автоматизации финансов
Чтобы сделать осознанный выбор, необходимо тщательно изучить рынок. Главный приоритет — требуемый функционал, и только затем — стоимость системы. Вот десять ключевых факторов, на которые стоит обратить внимание.
- Адаптированная методология. Избегайте слепого использования «коробочных» решений. Убедитесь, что заложенная в систему методология учитывает специфику и цели именно вашей компании. Важно, чтобы поставщик мог доработать продукт под ваши уникальные задачи, ведь автоматизация должна служить бизнесу, а не наоборот.
Обратите внимание: METATRADER 4 - 30 СОВЕТОВ И ГОРЯЧИХ КЛАВИШ.
- Соответствие функционала задачам. Программное обеспечение должно быть инструментом для простого и эффективного решения ваших задач. Проверьте, позволяет ли система работать с нестандартными документами, строить нужные отчеты и отражать особенности вашей отрасли.
- Защита от человеческого фактора. Качественная система минимизирует риски ошибок из-за невнимательности пользователей. Ищите решения с возможностью централизованного контроля и встроенными проверками данных.
- Гибкость и простота настройки. После внедрения бизнес-процессы могут меняться. Система должна позволять вносить изменения без постоянного привлечения дорогостоящих программистов. Это снижает расходы и риски.
- Интегрируемость (адаптивность). Новая система должна легко взаимодействовать с уже существующими в компании: ERP, складскими или производственными системами. Это залог единого информационного пространства.
- Аппаратные требования. Автоматизация может потребовать обновления парка компьютеров, серверов или каналов связи. Для оптимизации затрат рассмотрите облачные решения (SaaS) или аутсорсинг ИТ-инфраструктуры.
- Обучение и передача знаний. Ваши сотрудники должны уверенно работать в системе. Убедитесь, что вендор предоставляет качественное обучение. Зависимость от одного специалиста-программиста — это риск для бизнеса.
- Прозрачность стоимости внедрения. Общая стоимость складывается из цены ядра системы, лицензий (в расчете на пользователей), работ по настройке и доработке. Четко определите бюджет и требуемый функционал на старте.
Стоимость решения складывается из следующих пунктов:
- стоимость самого программного «ядра»
- лицензий
- настройки и доработки
- Расходы на техподдержку. После запуска системе потребуется сопровождение: обновления, консультации, решение проблем. Изучите тарифы вендора на пост-продажное обслуживание заранее.
- Мобильность и удаленный доступ. В современном мире руководителям и специалистам важна возможность работать из любой точки. Проверьте наличие веб-интерфейса или мобильного приложения для управления финансами.
Итоги
Жмите лайк и подписывайтесь на канал!
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: 10 советов финдиректору: как автоматизировать управление финансами.