В статье детально разбирается реальный проект по внедрению автоматизированной системы формирования консолидированной финансовой отчетности по международным стандартам (МСФО) в крупном холдинге пищевой промышленности. Проект, реализованный в 2010 году, позволил отделу МСФО кардинально оптимизировать процессы и успешно применять полученные наработки для регулярного составления отчетности.
Исходная ситуация и вызовы
Холдинг состоял из одиннадцати юридических лиц с простой структурой владения: одна материнская компания и десять 100% дочерних, что требовало создания одного контура консолидации. В группу входили предприятия полного цикла: производственные, транспортные, сервисные и торговые компании. До автоматизации аудит проводила компания из ТОП-6 мировых аудиторских сетей, а после внедрения системы холдинг смог привлечь аудитора из «Большой четверки».
Структура холдинга
Ключевой проблемой был архаичный процесс подготовки отчетности, целиком завязанный на MS Excel. После закрытия периода данные в виде оборотно-сальдовых ведомостей вручную выгружались из бухгалтерских систем и подвергались трудоемкой ручной обработке. Этот метод был медленным, ресурсоемким и чреватым ошибками, что больше не устраивало руководство.
Первый этап: разработка методологической основы
Работы начались с глубокой проработки методологии, которая включала несколько фундаментальных шагов:
- Унификация структуры нормативно-справочной информации (НСИ) для всех компаний группы.
- Разработка единого консолидированного плана счетов российского бухгалтерского учета (РСБУ).
- Создание консолидированного плана счетов МСФО и правил трансляции данных из РСБУ в МСФО.
- Определение правил трансформации, корректировок и форм итоговой отчетности (как основных форм, так и раскрытий).
Архитектура IT-решения для консолидации
Чтобы понять логику проекта, важно рассмотреть его архитектуру. Локальный учет по РСБУ велся в отдельных базах «1С:Бухгалтерия». Для целей МСФО была развернута отдельная консолидирующая база на платформе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент», где создали два ключевых плана счетов: консолидированный РСБУ и консолидированный МСФО. Данные из локальных баз сначала агрегировались на консолидированный план РСБУ, затем с помощью правил трансляции переносились на план счетов МСФО, после чего выполнялись необходимые корректировки.
Схема работы консолидированной базы
Хотя основная методология касалась консолидированной базы, в ходе проекта также давались рекомендации по оптимизации локальных баз РСБУ для упрощения дальнейшего сбора данных.
Создание и настройка консолидированных планов счетов
Первым делом были разработаны планы счетов. Консолидированный план РСБУ создавался путем объединения и гармонизации планов счетов из всех локальных баз «1С». Поскольку различия были незначительными, задача свелась к их унификации.
План счетов МСФО формировался на основе плана РСБУ с сохранением схожей логики кодировки, но с важными изменениями, продиктованными требованиями международных стандартов:
- Корректировка аналитики (субконто) на счетах.
- Добавление новых субсчетов для детализации, требуемой МСФО.
- Введение совершенно новых счетов, отсутствующих в РСБУ.
- Агрегация (сворачивание) излишне детализированных субсчетов РСБУ до родительских счетов МСФО.
Все изменения вносились с одной целью — обеспечить возможность формирования полной и корректной отчетности, включая все необходимые раскрытия.
Конкретные примеры адаптации плана счетов
Рассмотрим несколько практических примеров изменений, внесенных в план счетов МСФО.
Пример 1: Расширение аналитики для основных средств
На счет 01 «Основные средства» и его субсчета было добавлено специальное субконто «Приобретение и перемещение» (Additions & transfers). Это позволило автоматически строить детализированные раскрытия по движению основных средств в отчетности, что является требованием МСФО.
Пример 2: Детализация расчетов с персоналом
К счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» были добавлены два специальных субсчета: 70.01 «Заработная плата ключевого руководящего персонала» и 70.02 «Заработная плата персонала (прочее)». Такая детализация необходима для раскрытия информации о вознаграждениях ключевому менеджменту.
Пример 3: Введение новых счетов МСФО
Были добавлены счета, которые не используются в РСБУ, но критически важны для МСФО. Например, счет 78 «Обязательства по прекращаемой деятельности» или счет 48 «Внеоборотные активы для продажи».
Пример 4: Упрощение учета социальных расчетов
Все многочисленные субсчета счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» были свернуты до одного родительского счета 69, поскольку столь детальная аналитика по взносам не требуется для отчетности по МСФО.
Унификация нормативно-справочной информации (НСИ)
Следующим ключевым шагом стала унификация структуры справочников (НСИ), которая в разных базах «1С» могла существенно отличаться. Единая структура справочников — основа для автоматического построения отчетов, особенно сложных раскрытий. Были стандартизированы справочники: «Основные средства», «Нематериальные активы (НМА)», «Контрагенты», «Расходы будущих периодов (РБП)», «Номенклатура».
Структура справочника «Основные средства»
Структура справочника «Нематериальные активы (НМА)»
Данные из локальных баз должны были выгружаться в консолидированную систему строго в соответствии с утвержденной структурой. Кроме того, для ряда справочников были созданы дополнительные реквизиты, необходимые именно для МСФО. Например, для справочника «Основные средства» добавили реквизиты для хранения данных, нужных для расчета амортизации, и служебные поля для отметки статуса актива (например, «Инвестиционная собственность» или «Актив на продажу»).
Дополнительные реквизиты справочника «Основные средства»:
Эти дополнительные реквизиты активно используются как при трансляции данных (определяя, на какие счета МСФО переносить информацию), так и при проведении регламентных операций, например, при реклассификации активов или начислении амортизации.
Настройка правил трансляции (мэппинга) данных
Были детально прописаны правила (мэппинг) переноса данных с консолидированного плана счетов РСБУ на план МСФО. Для каждого счета РСБУ указывался соответствующий счет МСФО и условия трансляции.
Например, движение по счету 01.01 РСБУ переносится на счет 01.01 МСФО, но только если у объекта основных средств в дополнительном реквизите «Статус объекта» стоит значение «ОС». Если же статус «Инвестиционная собственность», то данные должны уйти на специальный счет 03 «Инвестиционная собственность».
Аналогичные правила создавались и для аналитики (субконто). Для большинства справочников («Контрагенты», «Договоры», «Основные средства») соответствие было прямым. Для новой аналитики, которая есть только в МСФО, значения определялись по условиям, часто берясь из дополнительных реквизитов объектов учета РСБУ.
Пример 5: Определение сегмента для выручки
На счете выручки (90.01) в МСФО есть субконто «Сегмент» для отчетности по сегментам, которого нет в РСБУ. Значение для этого субконто система брала из дополнительного реквизита договора с покупателем, который является субконто на корреспондирующем счете 62.01. Это требовало предварительного заполнения данного реквизита для всех договоров.
Не все операции попадали в отчетность через трансляцию. Часть проводок формировалась позже, на этапе корректировок и реклассификаций, с помощью специальных документов и регламентных процедур.
Автоматизация построения отчетных форм
- Были формализованы правила построения всех отчетных форм: от основных (баланс, ОПУ, ОДДС) до подробных раскрытий.
- Для каждого отчета описан макет: строки, колонки, аналитики для детализации.
- Для каждой строки или ячейки отчета четко указан источник данных в системе. Например, для строки «Выручка» источником является кредитовый оборот по счету 90.01 «Выручка» плана МСФО.
Пример 6: Источники данных для Отчета о движении денежных средств (косвенный метод)
Формализация трансформационных поправок и реклассификаций
Был составлен детальный реестр всех видов корректировок, необходимых для трансформации данных РСБУ в МСФО. Для каждого вида поправки указали инструмент ее выполнения (ручной документ, проформа, автоматическая регламентная процедура) и степень автоматизации.
Пояснения к подходам:
- Ручной ввод — документ, создаваемый и заполняемый сотрудником.
- Проформа — специальный интерактивный документ-шаблон, в котором сотрудник работает с данными, а система помогает расчетами.
- Регламентные процедуры — полностью автоматизированные обработки, выполняющие расчеты по заданным алгоритмам.
Для каждого корректирующего документа (например, «Переоценка ОС») были описаны все реквизиты, источники данных для них, алгоритм расчета и формируемые проводки. Это обеспечивало прозрачность и контролируемость каждого шага трансформации.
Пример 7: Документ «Переоценка ОС»
Сотрудник выбирает объект ОС и вводит его новую справедливую стоимость. Система автоматически подтягивает текущую балансовую стоимость, накопленную амортизацию и убытки. На основе этих данных автоматически рассчитывается сумма дооценки или уценки и формируются соответствующие проводки по МСФО, в том числе с отнесением результата на финансовый результат или на резерв.
После проработки методологии был описан и формализован весь сквозной процесс подготовки отчетности — от выгрузки данных из локальных баз до формирования итоговых консолидированных отчетов.
Внедрение и опытная эксплуатация системы
К программному обеспечению для автоматизации предъявлялись строгие требования: совместимость с «1С», сохранение «аудиторского следа» (возможность проследить любую цифру отчета до исходной проводки), а также прозрачность настроек на визуальном уровне, без необходимости программирования. Этим критериям соответствовало решение «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».
Автоматизация проводилась последовательно, в соответствии с разработанной методологией: настройка плана счетов МСФО, отчетов, правил трансляции, проформ для корректировок и регламентных процедур. Каждый этап сопровождался тестированием на небольших объемах данных для оперативного выявления и исправления ошибок.
Запуск в опытную эксплуатацию проходил в режиме параллельного учета: отчетность формировалась и в новой системе, и по старой методике в Excel. Аудиторы тщательно сверили результаты, полученные из двух источников, и проверили саму методологию, заложенную в систему.
Учет отраслевой специфики пищевого холдинга
Особое внимание в проекте уделили двум ключевым для холдинга участкам: учету основных средств и управлению дебиторской задолженностью.
На балансе группы находилось большое количество производственного оборудования, автотранспорта, зданий и сооружений, которые постоянно модернизировались, переоценивались и реклассифицировались. Для работы с ОС были разработаны удобные проформы, которые не только фиксировали проводки, но и хранили электронный след всех решений: расчеты, комментарии ответственных лиц, прикрепленные файлы. Это значительно упростило последующий аудит данных операций.
Второй важный аспект — большой объем дебиторской задолженности от множества покупателей. Для ее оценки на предмет обесценения были созданы специальные проформы, в которых менеджеры по продажам могли оценивать риски по каждому клиенту, оставлять обоснования своих решений и предлагать сумму резерва. Это сделало процесс формирования резерва по сомнительным долгам управляемым, документированным и прозрачным.
Итоги и достигнутые результаты
- Существенное ускорение процесса. Если раньше отчетность готовилась раз в полгода или год, то после автоматизации холдинг перешел на ежеквартальное формирование отчетности по МСФО.
- Снижение ручного труда и ошибок. Автоматизация рутинных операций минимизировала «человеческий фактор». При первом же использовании системы были выявлены ошибки, допущенные ранее при работе в Excel.
- Прозрачность и удобство контроля. Появилась возможность из любой цифры в отчете «провалиться» до формирующей ее проводки, что упростило внутренний контроль и анализ.
- Облегчение аудиторских проверок. Аудиторам стало проще проверять корректировки, особенно основанные на экспертных оценках (например, переоценка ОС или резерв по дебиторке). Вся необходимая документация и обоснования теперь хранились в системе в привязке к операциям. Это позволило сократить сроки и стоимость аудита.
Опубликовано в журнале "Корпоративная финансовая отчетность. Международные стандарты", №9 от ноября 2015
Жмите лайк и подписывайтесь на канал!
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: Реальный кейс: как мы оптимизировали консолидированную отчетность по мсфо в пищепроме.