Современный бизнес больше не ограничивается офисом. При грамотной реализации всех процессов руководители могут управлять компанией из любой точки мира. Но что делать, если штатный бухгалтер не может работать удалённо и вынужден брать на себя дополнительные обязанности? Мы ответим на этот вопрос в сегодняшнем кейсе.
Наш клиент, компания ROMAVITA, продаёт детские игрушки на интернет-площадке. Бизнес процветает, и менеджер планирует длительную командировку в Китай: найти новых поставщиков, обсудить производство моделей игрушек и изучить потенциал китайского рынка.
Ему нужно было заранее решить вопросы с бухгалтерией. Менеджеру приходилось лично подписывать каждый документ в отчёте, но отправлять документы по почте было дорого, долго и неудобно.
У руководителя уже была идея — но она была труднореализуемой
У менеджера был простой план: оставить ей свою электронную подпись (ЭЦП) и бланк авторизации, чтобы она могла подписывать отчеты и вести дела во время его отсутствия.
Однако бухгалтер категорически отверг этот подход. Даже при наличии доверенности использование чужой электронной подписи незаконно. Закон требует подтверждения от владельца.
Ситуация стала критической. Деловые поездки оказались на грани краха, поскольку компания не могла позволить себе потерять финансовый контроль. Директор понял, что ему нужен не просто специалист по внедрению, а партнёр, способный предложить современные и гибкие решения. Тогда он обратился к нам.
У нас уже было готовое решение — и мы сразу его предложили
На самом деле, такая задача вполне решаема, но требует иного подхода. Нам не нужна чья-то цифровая подпись для решения этой задачи — вместо этого мы создаём прозрачную техническую систему.
Первым шагом стал тщательный аудит и интеграция.
Обратите внимание: Я создал игрушку из дерева, на которой зарабатываю 35 млн рублей в год.
Мы не только приняли заявку, но и тщательно проанализировали бухгалтерскую документацию клиента. Мы сразу же наладили интеграцию с его банковскими и личными кабинетами. Теперь все данные о продажах и платежах автоматически вносятся в нашу систему, что исключает ошибки ручного ввода.Вторым шагом станет подключение к системе электронного документооборота (ЭДО). Это позволит осуществлять онлайн-обмен документами с контрагентами, исключая необходимость в бумажных документах и счетах-фактурах.
Шаг 3: Мы выдали защищённую электронную подпись и машиночитаемое разрешение. Мы объяснили менеджеру, что предоставление вашей электронной подписи кому-либо нецелесообразно и опасно. Поэтому мы помогли ему создать личную электронную подпись (ЭЦП) для Федеральной налоговой службы и выдали нам машиночитаемое разрешение (MRA).
Это современный и безопасный стандарт, позволяющий нам подписывать отчёты от имени директоров, но только в рамках чётко определённых полномочий. При этом система «видит» именно нашу подпись, а не подпись директора, как это было бы при оформлении документа с использованием «бумажного» бланка авторизации. Этот метод абсолютно легален.
Работа с машиночитаемой авторизацией также максимально безопасна для клиента. Если мы допустили ошибку, и она очевидна, мы возместим ущерб в соответствии с договором.
Вся подготовка заняла всего несколько дней, и мы создали систему, в которой 90% ежедневных операций автоматизированы, а ключевые решения остаются за менеджерами.
Результат: полный контроль над бизнесом с другого континента
Менеджер находился в командировке и вел себя так, будто ничего не произошло, а вся бухгалтерская работа выполнялась на его ноутбуке.
- Он видел все движения денег в режиме реального времени.
- Подписывайте документы с поставщиками и торговыми площадками через EDI всего за несколько кликов.
- Мы своевременно подготовили и предоставили все отчеты с использованием МЧД.
Если у него возникают вопросы, он просто связывается со своим бухгалтером через WhatsApp и получает оперативные консультации. Бизнес перестал простаивать, стал более прозрачным и управляемым.
Что дальше
Руководитель оценил удобство и безопасность, и ROMAVITA теперь продолжает пользоваться нашими услугами и МЧД. Работа бухгалтера стала значительно проще, так как система собирает большую часть данных для отчётов и автоматически напоминает о сроках.
* * *
«Моё Дело» — это коммерческий бухгалтерский сервис. Мы оказываем услуги различным компаниям: отдаём на аутсорсинг отдельные подразделения или выполняем все работы сразу, предлагаем автоматизированную онлайн-бухгалтерию и другие технологические решения.
Мы гарантируем безопасность — 16 лет упорной работы и 70 000 клиентов это подтверждают. Для тех, кто сомневается, у нас есть страховой полис на 100 миллионов ₽ — если компанию оштрафуют из-за наших ошибок, мы полностью компенсируем ущерб.
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Настроили бухгалтерию, которой можно управлять из-за границы .