В период подготовки отчетности, особенно по НДС за квартал, корректный учет авансов становится критически важным. Их некорректное отражение в программе 1С может привести к ошибкам в налоговых декларациях. В этой статье мы подробно разберем, почему предоплаты от покупателей могут не зачитываться автоматически при отгрузке, и предложим практические решения для наиболее распространенных проблем, которые покрывают до 95% случаев.
Анализ будет проводиться на примере счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия». Первым шагом диагностики является формирование оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по этому счету за отчетный период с детализацией по субсчетам. Наличие одинаковых сумм на субсчетах 62.01 (расчеты по отгрузке) и 62.02 (полученные авансы) явно указывает на то, что предоплата не была зачтена.
Оборотно-сальдовая ведомость
📌 Причина 1: Использование разных договоров с одним контрагентом
Самая частая ситуация — когда аванс поступает по одному договору, а отгрузка товаров или услуг оформляется по другому. Для выявления этой проблемы в ОСВ необходимо добавить дополнительную группировку — по договорам.
Выполняем группировку по договорам
В отчете станет видно, что операции с одним и тем же контрагентом (например, «Столовая 101») разнесены по разным договорам. Это мешает программе автоматически сопоставить предоплату и реализацию.
ОСВ с примененной группировкой по договорам
Решение: Необходимо открыть документ «Реализация (акт, накладная)» и в его шапке указать тот же договор, что и в документе «Поступление на расчетный счет», по которому был получен аванс. После перепроведения документов и повторного формирования ОСВ остатки по авансам должны быть закрыты.
Меняем номер договора в документе «Реализация»
📌 Причина 2: Нарушение хронологической последовательности документов
Программа зачитывает авансы по принципу «первым пришел — первым ушел» (FIFO) в рамках одного договора. Если документ «Реализация» проведен более ранней датой (или даже в тот же день, но раньше по времени), чем «Поступление» с авансом, зачета не произойдет.
Решение: Проверьте даты и время проведения документов. Если проблема в одинаковой дате, достаточно в документе «Реализация» сдвинуть время на более позднее, чем у документа с авансом. Если даты разные — необходимо исправить дату проведения «Реализации» на более позднюю, чем дата аванса.
Сформированная ОСВ с закрытым авансом
📌 Причина 3: Некорректные настройки учета авансов и ошибки в проводках
Эта группа причин сложнее для диагностики. Она включает в себя две основные проблемы:
3.1. Ручной запрет на зачет аванса. В документе «Реализация» на закладке «Авансы» может быть явно установлена опция «Не зачитывать». В этом случае сумма отгрузки всегда будет отражена только на счете 62.01, независимо от наличия предоплаты.
Настройка аванса в документе «Реализация»
Решение: Установите переключатель в положение «Автоматически». Тогда система сама проверит наличие не закрытых авансов по данному договору и корректно их зачтет.
3.2. Ошибочное отражение операций на неправильных счетах. Классическая ошибка — когда оплата поставщику (например, за связь) ошибочно проведена не на счет 60 «Расчеты с поставщиками», а на счет 62.01. В ОСВ это может выглядеть как не закрытый аванс от покупателя, хотя на самом деле это задолженность перед поставщиком.
Обнаружить такие ошибки ручным просмотром ОСВ крайне сложно. На помощь приходят инструменты контроля:
1. Встроенная «Экспресс-проверка» в 1С (меню «Отчеты»). Она может выявить некоторые аномалии, но не всегда находит ошибки в корреспонденции счетов.
Экспресс-проверка
2. Специализированные внешние обработки, например, «Аудит ведения учета». Этот инструмент позволяет целенаправленно проверить корректность проводок. Достаточно указать период, организацию и запустить проверку «Контроль проводок». Обработка проанализирует все операции и укажет на документы с некорректными счетами.
Поиск ошибок в проводках выполнен с помощью обработки «Аудит ведения учета»
Из отчета обработки можно сразу перейти к ошибочному документу, исправить счет учета (например, с 62.01 на 60.01) и перепровести его. После исправления всех подобных ошибок ОСВ будет отражать реальную картину расчетов.
Указываем правильный счет
Своевременная проверка и исправление этих трех типов ошибок — использование единого договора, соблюдение хронологии и контроль за проводками — гарантируют корректный учет авансов и помогут избежать проблем при сдаче отчетности по НДС.
#1с #бухгалтерский учет #лайфхак1с #помощь бухгалтеру #бизнес и финансы #1с бухгалтерия
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Почему на "закрылся" аванс в 1с?.