Потраченные средства на специальное программное обеспечение, а также его настройку и адаптацию даже в малых фирмах окупаются. Но если оптимизировать работу специалистов и ускорить бизнес-процессы. Чаще в компаниях немало волокиты с документами. Некоторые из них хранятся в бумажном виде, но для многих такого требования нет. Отличным решением стало внедрение электронного документооборота в организации. Этот переход достаточно целесообразен, особенно, в условиях пандемии. За счет него оптимизируется рабочий процесс на каждой стадии: от составления проектов до утверждения готового экземпляра.
Зачем нужен ЭДО
Наверняка, уже трудно найти фирмы, которые не используют в своей работе ПК или локальные сети. Поэтому в перспективе термины ЭДО, электронный документооборот, будут употребляться в разговорах часто. Речь идет о переводе документопотоков компании в цифровой электронный вид, а также об автоматизации каждого из процессов обработки документов. Что это дает фирме:
- рост эффективности труда и производительности;
- контроль своевременного исполнения;
- возможность оперативного внесения изменений;
- сокращение затрат благодаря повышению эффективности труда;
- снижение издержек на организационную технику и расходный материал;
- мгновенный доступ к каждому документу;
- минимизация влияния «человеческого фактора»;
- улучшение взаимодействия между исполнителями и подразделениями фирмы;
- ускорение информационного обмена;
- сокращение времени создания и утверждения документации;
- повышение уровня защиты бумаг от утраты и повреждения.
При этом многие организации не совсем согласны с таким переходом – по их мнению, это сложно и дорого. Но он вполне реален, если собрать все силы компании. В итоге существенно сократит расходы.
Как все работает?
Есть несколько разновидностей электронного документооборота на предприятии. Речь о:
- Внешнем с госорганами. Попадает под правила, которые принимаются для каждой сферы в индивидуальном порядке.
- Внутреннем. Подчиняется правилам и регламентам внутри компании.
- Внешнем с контрагентами. Его регулирует соглашение сторон.
В первом и третьем случаях процесс действия следующий: заверьте документ электронной подписью, а затем передайте его другой стороне, используя систему оператора. Если проще, то процедура похожа на передачу файла по e-mail.
Оператор выполняет следующие виды работ:
- осуществляет передачу документов;
- держит под постоянным контролем их формата;
- заверяет ЭП;
- хранит архив.
Чтобы минимизировать риски непринятия такого документа ФНС, выбирайте только одобренных операторов. Существуют специальные программы и электронные архивы, которые позволяют хранить документы. Срок хранения точно такой же, как и для бумажного варианта.
Положение об ЭДО
Нередко организация занимается разработкой отдельного документа. Положение контролирует работу с электронной документаций. Речь идет об объединении всех инструкций и регламентов. Содержимое положение и детализация отдельных вопросов – нюансы, которые включает в состав каждая компания сама.
Приказ об ЭДО
Для законного функционирования компании должен быть издан приказ. В него включены:
- дата, когда начала работать система;
- инструкции;
- утвержденный список лиц, которые имеют доступ к системе;
- детально прописанные сроки, когда будут проведен инструктаж для сотрудников;
- расшифрованы нюансы, которые связаны с внедрением системы.
С приказом должны быть ознакомлены все причастные сотрудники.
Что дает бизнесу ЭДО?
Есть специалисты, которые считают, что введение технологии – пустая трата денег. Но бизнесмен не всегда может корректно оценить риск, который связан с использованием такого способа передачи данных. Нередко многие пересылают через экспедитора или почту, а в итоге документы теряются.
Отсутствие длительных разбирательств
Система ЭДО позволяет зафиксировать дату получения документа и факт его передачи контрагенту. Это исключает разногласия между партнерами.
Защита
Если вы решили использовать обычные почтовые сервисы и привлекать сотрудников, то должны понимать, что конфиденциальные данные могут перестать быть таковыми для третьих лиц. В некоторых ситуациях это грозит критичным моментом.
Оперативность
Чтобы решить текущие вопросы, согласовать и подписать документы, не нужно много времени, как и, если обрабатывать такой же объем бумажной документации.
Снижение затрат и увеличение свободного места
Одним из существенных преимуществ такой системы считается снижение средств на ведение бизнеса, ведь для хранения бумаг вам не нужно выделять отдельную площадь. Более того, сотрудникам не придется тратить время и упорядочивать архив вручную.
Больше возможностей
Взаимодействовать с госорганизациями можно также в электронном виде. Сейчас такой способ стали внедрять крупные бизнес-корпорации.
Обратите внимание: Бизнес-план по организации научных шоу.
Это позволяет упростить работу.
Этапы внедрения ЭДО
Не существует определенных нормативных рекомендаций, которые помогают в организации документооборота и использовании программ. С практической точки зрения весь процесс включает в себя несколько взаимосвязанных этапов .
Разработка схемы по удалению бумажных носителей из документооборота
Документы создаются и поступают в корпорации в двух видах: электронном и бумажном. Если провести анализ, то можно выявить все недостатки документооборота. Среди них чаще встречаются:
- лишние траты на распечатку;
- дублирование;
- утеря.
Чаще всего в этих случаях система уже не придерживается:
- комфортного поискового механизма;
- быстрого контроля на каждом рабочем этапе;
- возможностей санкционированного редактирования.
Процесс должен быть поэтапным, но действовать лучше максимально оперативно. При затяжном характере перехода сотрудники начнут дублировать бумаги. Двойная работа снизит производительность труда, а значит, развитие компании пойдет на спад или остановится на том же месте. Более того, хорошо, если в самом начале вы заложите в бюджет статью расходов. Не получится обойтись без затрат. Только после того, как система изменится, появятся результаты, которые можно будет оценить с экономической стороны.
Получение ЭЦП
Чтобы получить электронную печать, подайте комплект документов в удостоверяющий центр, оплатите услугу и оформите КЭП. Результат получите через пару часов.
Существует несколько видов ЭП:
- Простая. Нужна, чтобы заверять бумаги только внутри компании.
- Квалифицированная. Имеет усиленную защиту, так как подкреплена сертификатом. Наделяет любой документ юридической силой и позволяет вести неограниченный документооборот.
- Неквалифицированная. Используется внутри и за пределами компании, например, когда нужно оформить договоренность с контрагентами.
Подключение к системе
Чтобы подключиться к системе, выберите подходящего оператора. Кроме того, не забудьте вписать данные о фирме и познакомиться с функциями сервиса.
Проведение обучения персонала
Важно, чтобы сотрудники ознакомились и научились работать по новой системе. Это касается тех, кто связан с документами. Идеальным вариантом станет разработка внутренних регламентов и составление четких инструкций.
Налаживание обмена документацией с партнерами
Если ваша компания уже подключена к оператору, то просто обменяйтесь приглашениями в системе. Нередко этот момент прописан в дополнительном соглашении или договоре. Суть утрачивается, если к системе не подключены контрагенты.
Трудность связана с тем, что еще не каждая фирма освоила ЭДО. Поэтому с некоторыми придется вести переговоры, чтобы склонить на автоматизацию документооборота и продолжать сотрудничать.
Каким компаниям действительно нужен ЭДО
Не для каждой организации это жизненно необходимо, но пользу извлечь сможет любая из них.
Для крупных
Особенно актуально, если документооборот достиг значительного масштаба. В таком случае нововведение позволит сократить расходы. Вы сумеете свети к минимуму риски, которые связаны с конфиденциальностью данных. Дополнительным бонусом станет исключение штрафных санкций и неприятных ситуаций.
Для малого и среднего бизнеса
Сегодня руководитель как малого, так и среднего бизнеса уверен, что для его компании нет необходимости вводить такую инновацию. Это не настолько полезно, чем для крупных корпораций. Тем не менее, благодаря ЭДО вы получите оплату, за оказываемую услуг и продаваемый товар сразу же с поступлением бумаг.
Для микробизнеса
Для микробизнеса нововведение небесполезно. Здесь стоит сказать о развитии в будущем, в частности, если появится крупный партнер, который не станет вести дела, пользуясь старыми методами.
Какие затраты при подключении и работы с ЭДО?
Сотрудничество с оператором платное, но платить придется только за исходящие документы. Усредненный рыночный ценник на отправку последних составляет от трех до шести рублей. Он зависит от количества – чем больше, тем дороже.
Если объем небольшой, то отправить можно минимум – около ста штук. Но есть риск, что в дальнейшем придется покупать дополнительный пакет. С экономической стороны выгоднее брать более масштабный тариф, так как он позволяет отправить от 500 до 1000 документов. Огромные объемы требует индивидуальных условий.
Подведем итоги
- На данном этапе развития рынка можно смело внедрять электронный документооборот, который принесет организации максимум пользы.
- Такая работа способствует снижению непроизводственных расходов и повышению эффективности процессов в бизнесе.
- Введение инновации требует некоторых затрат на оплату тарифа, а также сил, чтобы привыкнуть к новому стилю работы.
Еще больше интересной и полезной информации о бизнесе, инвестициях, налогах и идеях в нашем telegram сайте: @bizlan4
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Как происходит внедрение электронного документооборота в организации?.